New Work hat die Arbeitswelt grundlegend verändert – mit Auswirkungen, die nicht nur Unternehmen und ihre Beschäftigten betreffen, sondern auch Immobilienentwickler und Dienstleister. Büros werden zu Kommunikations-Hotspots.

Das »Work Café« ist das Herzstück. Seit die Pfizer Corporation Austria im Vorjahr im Peak Vienna in Wien-Floridsdorf das neue Büro bezog, hat sich die gemütliche Kaffeeküche zum meistfrequentierten Bereich entwickelt. Hier finden die Mitarbeiter*innen nicht nur frisches Obst und Getränke vor, sondern auch viel Platz zur Kommunikation. »Mit unserem neuen Büro wollen wir einen Ort schaffen, an dem sich Mitarbeiter*innen gerne aufhalten, intensiv zusammenarbeiten und persönliche Gespräche führen«, sagt Katarina Berger, People Experience Lead bei Pfizer Corporation Austria. Neben der »Quiet Zone« für konzentriertes Arbeiten und kleinen Nischen für Telefonate und Besprechungen steht die offene »Hackable Zone« mit Flipcharts und Screens für kreatives, interaktives Teamwork zur Verfügung. Die großen Meetingräume sind mit moderner Technik für hybride Besprechungen ausgestattet.

Dieses breitgefächerte Raumkonzept folgt dem Prinzip des tätigkeitsbasierten Arbeitens, das Büro-Vordenker Andreas Gnesda einmal mit einem Fitnessstudio verglichen hat: Für jede Tätigkeit gibt es ein eigenes Gerät; dazwischen Bereiche, wo man mit anderen zusammentrifft und sich austauscht. Die Pandemie war diesbezüglich ein starker Impulsgeber. Während Homeoffice und Desksharing davor in Unternehmen kaum auf Akzeptanz stießen, haben sich die Flächennutzung und die Arbeitszeiten inzwischen stark verändert. Vor allem an Freitagen sind die großzügigen Bürolandschaften meist menschenleer, teilweise liegt die Anwesenheitsquote unter fünf Prozent. Geheizt und gekühlt wird trotzdem – ein erheblicher Kostenfaktor. Unternehmen wie Bank Austria oder die Mediengruppe Österreich reduzierten ihre Büroflächen deutlich.

Widerwillige Rückkehr
Mit rotierender Belegung können 30 bis 50 Prozent der Arbeitsplätze eingespart werden, sind Expert*innen überzeugt. Statt einfach nur den Rotstift anzusetzen, sollten sich Unternehmen jedoch Gedanken machen, wie sie die Flächen mehrdimensional gestalten und damit flexibler nutzen könnten. Vielfach werden Schreibtische entfernt und Begegnungszonen eingerichtet.

Nicht ohne Hintergedanken: Die Unternehmen hätten ihre Arbeitskräfte lieber wieder öfter vor Ort. Dafür müssen sie sich gehörig anstrengen, denn die Ansprüche an den Arbeitsplatz sind zweifellos gestiegen. »Die Erwartungen der Mitarbeiter*innen an ihre Büroumgebung sind sowohl funktional, als auch emotional. Funktional, weil die Arbeitsmöglichkeiten im Büro zu den hybriden Arbeitsweisen passen müssen. Und emotional, weil erlebte Authentizität und der Fit zwischen den persönlichen Werten zur Haltung des Unternehmens zunehmend wichtiger werden«, erklärt Caroline Sturm, Senior Consultant beim Strategieberater M.O.O.CON.

Das Büro ist einer von vielen möglichen Orten, an denen gearbeitet werden kann – gerade deshalb muss es sich als zentrale Anlaufstelle für Mitarbeiter*innen profilieren. »Die Arbeitsumgebung ist der Schlüssel, der es ausmacht, dass die Mitarbeiter*innen freiwillig kommen«, meint Oliver Bertram, Geschäftsführer von teamgnesda. »Wenn der Arbeitsplatz nicht diese sozialen und funktionalen Erwartungen erfüllt, werden sie zu Recht sagen: Da kann ich zu Hause besser arbeiten.«

Eine Evaluierung des Homeoffice-Pakets, die das Institut L&R Sozialforschung im Auftrag des Wirtschaftsministeriums durchgeführt hat, zeigt, dass viele Menschen nur widerwillig ins Büro zurückkehren. Über Betriebsvereinbarungen hat man sich in Regel auf drei Tage im Office und zwei Tage daheim geeinigt. Der Großteil der Befragten (85 %) bevorzugt wegen des Wegfalls der Pendlerzeiten das Arbeiten zu Hause. Dass die Produktivität dort oft sogar höher ist als in der Firma, ist durch zahlreiche Erhebungen belegt. Rückholaktionen über Zwangsmaßnahmen bewirken den gegenteiligen Effekt.

Bild: Bei Magenta Austria laden großzügige Lounge Areas zum informellen Austausch ein. (Bild: Tecno Office Consult)

Treffpunkt Küche
Dennoch spricht vor allem ein Grund für die regelmäßige, wenn auch nicht tägliche, Anwesenheit im Büro: der Teamspirit. »Die Identifikation mit dem Unternehmen schwindet, denn das Gefühl der Zugehörigkeit wird über den sozialen Zusammenhalt gefördert. Wenn dieser wegfällt, schwindet auch die Loyalität und die Motivation der Menschen«, ist Bertram überzeugt. »Ist das soziale Leben im Büro gut, werden die Mitarbeiter*innen gerne daran teilhaben.«

Der interdisziplinäre Austausch von Ideen regt bekanntlich die Kreativität an. Fixe Präsenzzeiten braucht es dafür nicht unbedingt. Der Gedankenfluss kommt besser bei persönlichen Begegnungen und ungezwungenen Teamevents in Gang. Das müssen keine aufwendig geplanten Ereignisse sein. In manchen Unternehmen etablierte sich die Betriebsküche als informeller Treffpunkt, wo Mitarbeiter*innen gemeinsam kochen oder einen Salat machen und einmal im Monat das ganze Team frühstückt.

»Wichtig für die Nutzung von Büroflächen ist nicht die Frage ›Wann bin ich im Büro?‹, sondern ›Warum bin ich dort?‹ Der ›Klebstoff‹, der ein erfolgreiches Unternehmen auszeichnet, ist die Kultur, das Miteinander, welches hinter den täglichen Arbeitsschritten passiert«, sagt Stefanie Eisenbarth, Head of Project Solutions bei BNP Paribas Real Estate. Nicht selten sind es gemeinsame Erlebnisse, die die Verbundenheit und das Engagement für ein Unternehmen nachhaltig prägen.

Mehr als schöne Möbel
Der Begriff »New Work« umfasst jedoch mehr als Überlegungen über die ideale Arbeitsplatzumgebung, smarte Technologien und flexible Arbeitszeitmodelle. Eine gute Unternehmenskultur zeichnet sich vielmehr durch sinnvolle Aufgaben, faires Gehalt, offene Kommunikation, einen kooperativen Führungsstil und eine angenehme Atmosphäre aus. Diesbezügliche Defizite können auch Obstkörbe und Wellnessgutscheine nicht ausgleichen.

Bild: »Raum und Gestaltung können viel zum Ausdruck bringen. Das Thema gehört aber unbedingt ganzheitlich mit organisatorisch-strukturellen, kulturellen und technologischen Interventionen betrachtet«, betont M.O.O.CON-Beraterin Caroline Sturm.

Um mit der erhöhten Schlagzahl im Business mithalten zu können, müssen sich Unternehmen agiler und resilienter aufstellen. Eine moderne Bürolandschaft kann dieses neue Mindset widerspiegeln – die wirksamsten Veränderungen erfolgen jedoch in der inneren Struktur des Unternehmens. Carlos Frischmuth, Managing Director bei Hays, veröffentlichte 2021 ein Buch mit dem provokanten Titel »New Work Bullshit: Was wirklich zählt in der Arbeitswelt«. Er wendet sich explizit gegen schwammige Interpretationen des Begriffs: »Wenn ich als Arbeitgeber New Work lediglich auf flexibles Arbeiten oder hübschere Offices reduziere, ziehe ich daraus die falschen Schlüsse. Die Veränderung muss beim Chef anfangen.«

Wie schon in den 2010er-Jahren, als etwa Microsoft Österreich mit einem modern gestalteten Headquarter samt Rutsche für Aufmerksamkeit sorgte, steht jedoch bei den meisten Unternehmen zunächst das Design, mit dem gleichzeitig ein cooles Image in die Öffentlichkeit transportiert wird, im Vordergrund. Ob es sich auf Hängesesseln, wie sie beispielsweise im SAP Innovation Center in Potsdam zur Verfügung stehen, wirklich bequem arbeiten lässt, muss ebenfalls hinterfragt werden. Aktuell sind Energieeffizienz und Qualität neben dem Standort die wichtigsten Treiber am Büroimmobilienmarkt. Für hochwertige Ausstattung und nachhaltige Gebäudeinfrastruktur nehmen Unternehmen auch höhere Mietpreise in Kauf. Projekte, die ESG-Kriterien nicht berücksichtigen, sind laut Immobilienmakler RE/MAX bereits deutlich schwerer zu verwerten, wie Stefan Krejci von RE/MAX Commercial bestätigt: »Wir sehen keine generellen Trend zum Homeoffice – vielmehr ist Flexibilität gefragt. Darauf nehmen Projektentwickler ebenso Bezug wie zum Megatrend Nachhaltigkeit.«

Bild: Schaukelsessel, wie im SAP Innovation Center Potsdam, sind mehr ein origineller Blickfang als funktionelle Arbeitsmittel. 

Was kommt danach?
Während New Work – ein Terminus, der tatsächlich nur im deutschsprachigen Raum kursiert – in vielen Unternehmen bis heute nicht angekommen ist, denkt Harry Gatterer vom Zukunftsinstitut schon weiter und benennt als nächsten großen Trend die »Technosoziale Arbeitswelt«: »Wir schauen nicht mehr nur auf die Interaktion zwischen Individuen, sondern zwischen Mensch und Technologie. Das ist ein Gamechanger. Künstliche Intelligenz wird viel verändern: Alles, worin Menschen mittelmäßig gut sind, wird die Maschine bald besser machen.« Diese »Post New Work Ära« gehe über bloße Flexibilität, Kollaboration und Selbstbestimmung hinaus. Sie versteht Arbeit nicht nur als Ort der Selbstverwirklichung, sondern sieht die Notwendigkeit, menschliches Potenzial und technologische Innovation zu verschmelzen. Unternehmen seien deshalb gefordert, in die Technologieentwicklung und in die Ausbildung ihrer Mitarbeitenden zu investieren.

Der Einsatz künstlicher Intelligenz und die damit einhergehenden Veränderungen von Tätigkeitsfeldern könnten die Gestaltung und Nutzung von Arbeitsflächen nochmals erheblich beeinflussen. Berufe mit Bildschirmarbeit, die aber großteils repetitive Aufgaben abdeckt wie z. B. Buchhaltung oder Lohnverrechnung, werden mittelfristig verschwinden. »New Work bedeutet nicht, dass man sich die Arbeitswelt nach eigenem Belieben formt, sondern erfordert eine sorgfältig durchdachte Symbiose von KI und Mensch, die mit der Unternehmensstrategie und -kultur übereinstimmt«, sagt Johanna Schaller, Senior Managerin Workforce Transformation bei PwC Österreich. »Eine weitreichende Flexibilisierung und die Übernahme von Eigenverantwortung sind anspruchsvoll, sie bieten jedoch ein erhebliches Potenzial, um den Grundsätzen von New Work gerecht zu werden.«

Mit einem sogenannten »Multi-Struktur-Büro« – charakterisiert durch offene und geschlossene Raumstrukturen sowie vielfältige Angebote für analoge und hybride Kollaboration, individuellen Rückzug und spontane Interaktion – sieht Expertin Sturm die Unternehmen auch für die Zukunft gut aufgestellt: »Der große Vorteil dieser Bürotypologie ist, dass sie zu unterschiedlichen Organisationsformen und deren Arbeitskonzepten passend entwickelt werden kann. Bei organisatorischen Veränderungen wird nicht gleich ein Umbau notwendig.«

Fünf Dimensionen

Der Begriff »New Work« geht auf den deutsch-amerikanischen Sozialwissenschafter Frithjof Bergmann zurück, der in den 1980er-Jahren ein Konzept für eine nachhaltige, menschenzentrierte Arbeitsumgebung entwickelte. Im Zuge der Digitalisierung und Globalisierung wurde sein Modell adaptiert.

1. Individualität
Mitarbeiter*innen werden als Individuen mit unterschiedlichen Werten, Zielen und Wünschen angesehen. Jede Meinung zählt. Die Denkweise, dass ein System für alle passt, hat ausgedient.

2. Führung
Fördern statt fordern – die Führungskraft nimmt die Rolle eines Coachs ein. Die Hierarchien in Unternehmen werden flacher. Mitarbeitende sind keine Untergebenen, sondern Kolleg*innen der Führungskräfte.

3. Agilität
Flache Hierarchien und Selbstbestimmung der Mitarbeiter*innen ermöglichen schnelle Entscheidungen und eine rasche Umsetzung. Prozesse müssen sich leicht anpassen lassen, starre Konstrukte haben ausgedient.

4. Flexibilität
Hybrides Arbeiten und Homeoffice schaffen mehr Flexibilität im Arbeitsalltag. Arbeitsleistung wird nicht an der Arbeitszeit, sondern an den Resultaten gemessen. Dafür braucht es Regeln und entsprechende Rahmenbedingungen.

5. Bürokonzepte
Einzelbüros gehören der Vergangenheit an. Open Workspaces schaffen Austausch zwischen Kolleg*innen, fördern die Kreativität und den Informationsfluss. Für ruhiges Arbeiten müssen aber auch Rückzugsorte bereitstehen.

Drei Ideen für neuen Teamspirit

1. Mittagspause
Pausen stillen unsere Grundbedürfnisse nach Erholung, Essen, Trinken und sozialen Kontakten. Ein gemeinsamer Office-Lunch, zu dem jede*r etwas mitbringt, bei dem gemeinsam gekocht oder bei einem Lieferdienst bestellt wird, bietet die Möglichkeit, mit Kolleg*innen gemeinsam Zeit zu verbringen und sich auszutauschen – auch über das Berufliche hinaus. Statt einem Mittagessen kann es auch ein gemeinsames Frühstück sein, einmal pro Woche oder einmal pro Monat, idealerweise an Randtagen, an denen ansonsten nur wenige Personen ins Büro kommen.

2. Aktivitäten
Büros sind heute meist flexibler und vielfältiger als reine Arbeitsorte. Vielleicht gibt es eine Fläche, die sich für eine gemeinsame Yogaeinheit anbietet? Auch eine regelmäßige Joggingrunde oder ein Massageangebot, für das eine Fachkraft ins Haus geholt wird, lassen sich recht unkompliziert umsetzen. Soll es weniger sportlich sein, bietet sich ein Sprachkurs oder eine Kulturführung an. Jede Art von sozialem Miteinander wirkt sich positiv auf die Unternehmenskultur aus und stärkt die Verbindung zwischen den Mitarbeiter*innen untereinander wie auch die Verbundenheit zum Unternehmen.

3. Weiterbildung
Lernen und Lehren aus der Ferne kann funktionieren, gerade bei Berufseinsteiger*innen und Newcomern ist der persönliche Austausch und das gegenseitige Kennenlernen essenziell. Nur wer wirklich gesehen wird, entwickelt sich im Team weiter und bringt sich mit neuen Ideen ein. Regelmäßige Teamtage bringen alle Kolleg*innen zusammen. Statt sich gleich den individuellen Aufgaben zu widmen, sollte Zeit für ein kurzes Update sein. Neue Ideen können auch zwischendurch auf einem digitalen oder klassischen Flipchart gesammelt werden und als Grundlage für spätere Besprechungen dienen.

Im Interview: »KI wird die Arbeitsweisen grundlegend verändern«

Der Trend geht in Richtung »Shared Desk«-Konzept, ist Martina Sennebogen, Vorstandsvorsitzende bei Capgemini Österreich, überzeugt.

Welche Rolle erfüllt das Büro in einer digitalisierten Welt?

Martina Sennebogen: Das Büro als physischer Ort hat auch in einer zunehmend digitalisierten Welt eine entscheidende Bedeutung. Es fungiert nicht nur als Arbeitsplatz, sondern auch als ein Knotenpunkt für soziale Interaktionen und kollaborative Aktivitäten.

Warum ist der persönliche Kontakt so wichtig?

Sennebogen: Persönliche Begegnungen ermöglichen es den Mitarbeiter*innen, eine tiefere Verbindung zueinander aufzubauen, was wiederum den Teamgeist, die Kreativität und die Zusammenarbeit stärkt. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Möglichkeit, Unternehmenskultur und -werte aktiv zu erleben und zu fördern.

Inwieweit wird der vermehrte Einsatz von KI die Arbeitsweisen und damit auch die Gestaltung von Arbeitsplätzen weiter verändern?

Sennebogen: Der vermehrte Einsatz von KI wird die Arbeitsweisen grundlegend verändern, indem repetitive Aufgaben zunehmend automatisiert und effizienter erledigt werden. Dies eröffnet mehr Raum für Mitarbeiter*innen, sich auf strategische Entscheidungen, Problemlösungen und kreative Prozesse zu konzentrieren. In der Arbeitsplatzgestaltung geht der Trend vermehrt in Richtung »Shared Desk«-Konzepte. Eine gemeinsame Nutzung von Arbeitsplätzen kann gerade in einem besonders agilen oder kreativen Arbeitsumfeld für neue Synergien zwischen Mitarbeiter*innen sorgen.