Nachbericht: Entkoppelung des Arbeitsplatzes

Die vergangenen zwei Jahre haben ein Umdenken bei Arbeitsorten und Arbeitsumgebungen gebracht. Was hybrides Arbeiten für die Nutzer*innen, die technische und räumliche Infrastruktur sowie die Prozesse und Kultur von Unternehmen bedeutet, war Thema einer Podiumsdiskussion des Report im April.

Während vor der Pandemie nur vier Prozent der Beschäftigten von zu Hause aus gearbeitet haben, waren es im ersten Lockdown im April 2020 laut Umfragen über 30 Prozent. Die Anwesenheit von Montag bis Freitag, fixe Arbeitszeiten und ein fester Arbeitsplatz gehören nun in vielen Organisationen der Vergangenheit an. Und der Anteil der Menschen, die künftig mehrmals pro Woche auch zu Hause arbeiten wollen, dürfte weiterhin hoch bleiben – darin waren sich auch die prominenten Diskutant*innen eines Publikumsgesprächs des Report Verlag und des Österreichischen Gewerbevereins einig. Am 28. April trafen Vertreter*innen aus der Wirtschaft und Bildung für ein Gespräch zu den Chancen und Herausforderung des „Digital Workplace“ zusammen. Fazit: Vertrauen ist der wichtigste Faktor. Der Talk wurde von Dell Technologies, Nagarro, Cisco, msg Plaut, SparxSystems Software und ÖGV unterstützt.

Mit Statements von:
Univ.-Prof. Sabine Seidler, Rektorin TU Wien
Iris-Sabine Bergmann, Director of Employee Engagement Nagarro
Stefan Trondl, General Manager Dell Technologies Österreich
Hans Greiner, Geschäftsführer Cisco Österreich
Gerhard Krennmair, Head of msg Plaut Manufacturing

Bilder des Publikumsgesprächs (c Milena Krobath): www.flickr.com/photos/award2008/albums/72177720298600111

Video mit Statements (c Bernhard Schojer): www.youtube.com/watch?v=4pSrfK-F1hM

Gekommen, um zu bleiben
Ob es nun ein oder drei Tage Homeoffice pro Woche sind – gerade Bewerber*innen fordern von Unternehmen heute eine Flexibilität, die vor wenigen Jahren selten geboten wurde. Immer mehr Mitarbeiter*innen wird von überall der Zugang zu den notwendigen Tools und Unternehmensprozessen ermöglicht. Die Produktivität und Zusammenarbeit zu fördern, ist ein wichtiges Kriterium des hybriden Arbeitsplatzes – ebenso ein Fokus auf jene Tätigkeiten, die angepasst auf die Arbeitsumgebung sinnvoll und effizient sind. Stefan Trondl, General Manager von Dell Technologies Österreich, berichtet aus seinem Büroalltag. „Ich habe meine regelmäßigen Videocalls auf zwei Tage zusammengefasst, an denen ich von Zuhause aus arbeite. Damit habe ich an den anderen Tagen mehr Zeit für Mitarbeiter*innen und Kund*innen. Diese Arbeitsweise haben wir allen Mitarbeiter*innen ans Herz gelegt und das funktioniert auch gut.“

Neue, hybride Arbeitsformen setzen eine starke, flexible Unternehmenskultur voraus. Führungskräfte sind gefordert, eine Kultur der Transparenz, des Vertrauens und der Integration zu fördern. Nur dann können Unternehmen erfolgreich geleitet werden, betonen die Teilnehmer*innen des Publikumsgesprächs übereinstimmend. Und Unternehmen müssten ihren Mitarbeitenden auch etwas bieten, betont Iris-Sabine Bergmann, Director of Employee Engagement Nagarro. „Unternehmen werden sonst in Homeoffice-Zeiten leicht austauschbar.“

Fest steht, Homeoffice wird zumindest in Teilen bestehen bleiben. Das BFI Wien und die IMC FH Krems haben knapp 2000 Arbeitnehmer*innen zu künftigen Arbeitsmodellen befragt. Eines der Ergebnisse: Die Möglichkeit frei wählbarer Arbeitszeiten ist für Arbeitnehmer*nnen aus Gründen der Vereinbarkeit von Arbeit und Privatleben besonders wichtig. 49 Prozent können heute ihren Arbeitsbeginn und ihr Arbeitsende bereits frei variieren. 51 Prozent wird diese Freiheit durch ihre Arbeitgeber allerdings noch nicht eingeräumt.

Als Säule für produktives Homeoffice wird immer wieder auch eine entsprechend leistungsfähige Infrastruktur gesehen. Hans Greiner, Geschäftsführer Cisco Österreich, fordert einen massiven Breitbandausbau. „Es muss auch Technologie eingesetzt werden, damit jene, die ‚remote‘ arbeiten, gleichermaßen gehört werden und ihre Ideen einbringen können.“

Univ.-Prof. Sabine Seidler, Rektorin TU Wien

Sabine Seidler, TU Wien: „Die Dynamik bei Präsenzveranstaltungen ist anders als bei Onlinemeetings. Wenn sich Themen sehr kontroversiell gestalten, rate ich von virtuellen Meetings ab.“

Präsenz- und Onlinelehre bilden vor allem in Universitäten eine besondere Herausforderung. „Viele verbinden mit Universitäten überfüllte Hörsäle mit 500 bis 800 Personen in einem Raum und einer oder einem Lehrenden am Pult. Daneben gibt es den Einzelunterricht in künstlerischen Studiengängen. Beide Extreme haben unterschiedliche Möglichkeiten und Chancen im Wandel zu einem digitalen Lehrbetrieb“, betont Univ.-Prof. Sabine Seidler, Rektorin der TU Wien und Vorsitzende der Österreichischen Universitätenkonferenz.

Ausgelöst durch die Pandemie konnte der Einzelunterricht der Universitäten problemlos auch digital erfolgen. Was die Zukunft der Massenvorlesungen betrifft, erwartet Seidler Alternativen: „Den großen Hörsaal brauchen wir nicht.“ Der Mehrwert, den man bei einer Vorlesung mit 500 anderen Studierenden erhält, sei gering. An einer klassischen Vorlesung können Studierende nur vor Ort und ein einziges Mal teilnehmen. Eine Onlinepräsentation dagegen werde aufgezeichnet, Interessierte können sie wiederholt nach eigenem Ermessen konsumieren.

Die TU Wien hat in den letzten Jahren eine Symbiose zwischen physischer und digitaler Lehre geschaffen, was laut Seidler eine gute Organisation erfordert. In der Wissenschaft und Forschung in Universitäten – in der TU Wien arbeiten in diesem Bereich 4125 Menschen – gibt es seit jeher eine relativ große Freiheit in den Arbeitsformen. Wo eine Publikation geschrieben werde, sei zweitrangig, betont sie. Durch die Pandemie wurden nun aber auch im Verwaltungsbetrieb Modelle gefunden, in denen zu einem großen Teil hybrid gearbeitet und die Zeit frei eingeteilt werden kann. Dabei sind innerhalb eines Durchrechnungszeitraums von zwei Wochen 40 Prozent Anwesenheit erforderlich. Großer Wert sollte stets auf Daten- und Informationssicherheit gelegt werden, bekräftigt Seidler.

Sie verweist hier ebenso wie die anderen Teilnehmer*innen des Publikumsgesprächs auf das nötige Vertrauen, die Rückendeckung durch das Management sowie auf die nötige Unternehmenskultur, um hybride Arbeitsmodelle auf Dauer zu einem Erfolg zu führen. Insbesondere Fachkräfte wechseln heute wesentlich schneller den Arbeitsgeber, sollten erforderliche Rahmenbedingungen nicht erfüllt werden. „Es braucht eine Balance zwischen Vertrauen und Empowerment“, fordert die Rektorin der TU Wien.

Iris-Sabine Bergmann, Director of Employee Engagement Nagarro

Iris-Sabine Bergmann, Nagarro: „Das Büro ist nicht die fixe Arbeitsstätte von früher, sondern kann auch eine Ausweichmöglichkeit bieten, wenn zu Hause die nötigen Arbeitsbedingungen fehlen.“

„Wenn ich an die letzten Jahre bei Nagarro zurückdenke, erkenne ich zwei wesentliche Veränderungen in der Arbeitswelt“, berichtet Iris-Sabine Bergmann, Director of Employee Engagement. Das Design der Organisation des international tätigen IT- und Consultingunternehmens wurde an das agile Arbeiten angepasst, Teams für die neue Art der Zusammenarbeit neu strukturiert. Denn mobiles Working – bei Nagarro spricht man von „Work from Anywhere“ – hat viele Auswirkungen, darunter auf die Gemeinschaft in Unternehmen und die soziale Zusammenarbeit innerhalb von Teams. Ein allgemein funktionierendes Rezept gebe es dafür nicht, sagt Bergmann. Arbeitsort und Arbeitszeit sind meist sehr individuell getroffene Entscheidungen, abhängig von der Branche, Führungskräften und den Mitarbeiter*innen.

„Es ist am besten, so wenig Regeln wie möglich vorzugeben“, rät die Expertin. Mitarbeitende sollten nach Möglichkeit selbst entscheiden dürfen. „Wir haben keine Kernarbeitszeit, sondern eine Gleitzeitvereinbarung, die das Arbeiten von 6 Uhr in der Früh bis 20 Uhr am Abend erlaubt. Innerhalb eines Durchrechnungszeitraums von zwölf Monaten kann man seine Arbeitszeit individuell und flexibel gestalten“, beschreibt die Expertin. Mitarbeiter*innen in Österreich können von überall arbeiten, ohne den Ort vorher zu definieren – vorausgesetzt ist eine Abstimmung mit den Kund*innen in einem Projekt.

Bislang stand der Wohlfühlfaktor in der Teamarbeit bei Umfragen stets an erster Stelle. Das hat sich laut Bergmann geändert. „Heute sind Aus- und Weiterbildung ebenso wichtig, wie individuelle Entwicklungsmöglichkeiten und Flexibilität hinsichtlich mobilen Arbeitens.“ Für Unternehmen gilt es nun, die Nutzung der bestehenden Büroflächen zu verändern. Nicht ein Rückbau auf weniger Fläche, sondern ein Umbau in Räume der sozialen Begegnung sei notwendig. Eine Eigenverantwortung sieht sie allerdings auch bei den Mitarbeiter*innen bei der Strukturierung der eigenen Arbeit, Aufgaben und Kollaboration. Bei Nagarro werden „Facilitators“ bestimmt, die über die Projektebene hinaus auf die Zusammenarbeit achten und diese im Unternehmen fördern. „In vielen Unternehmen ging es früher nur um den Output, die soziale Komponente wurde vergessen. Das hat sich mit der Pandemie verändert. Man hat auch die soziale Verantwortung gegenüber den Kolleg*innen“, schließt Iris-Sabine Bergmann.

Stefan Trondl, General Manager Dell Technologies Österreich

Stefan Trondl, Dell Technologies: „Mitarbeiter*innen fühlen sich wohl, wenn ihnen vertraut wird. Führungskräfte sollten mitunter überlegen, ob nicht sie selbst das Problem sind, wenn sie anderen nicht vertrauen können.“

Bei Unternehmen, die in der Informationstechnologie tätig sind, liegen die Erwartungen für flexible Arbeitsmöglichkeiten besonders hoch. „Wir bieten unseren Mitarbeiter*innen bereits seit mehr als zehn Jahren die Möglichkeit, auch remote beziehungsweise im Homeoffice zu arbeiten“, berichtet Stefan Trondl, General Manager von Dell Technologies Österreich. Die freie Wahl der unterschiedlichen Arbeitsorte ist in der Arbeitskultur bei Dell Technologies fest verankert. Der Anteil von Remote Work betrug schon vor der Pandemie 25 Prozent. Währenddessen arbeiteten mitunter sogar 90 Prozent der Mitarbeitenden remote. Trondl bestätigt Prognosen auch mit seiner persönlichen Erwartung, dass nach der Pandemie künftig gut 50 Prozent zumindest zeitweise weiter von zu Hause aus arbeiten werden. „Wir bewerten die Arbeit nicht danach, wo und wann sie erledigt wird, es zählt das Ergebnis“, macht er klar. Er warnt davor, den flexiblen Arbeitsplatz auf ein Notebook, das zur Verfügung gestellt wird, zu reduzieren. KI-gestützte Werkzeuge und sichere, agile IT-Infrastrukturlösungen würden die hybriden Arbeitsumgebungen effizient ermöglichen.

Bei gemischten Besprechungen vor Ort gemeinsam in einem Raum ebenso wie Teilnehmer*innen am Bildschirm sollte der Fokus der Sprechenden stets auf die zugeschalteten Beteiligten – sprich auf die Kamera – gerichtet sein. „Die Menschen im Raum verliert man sowieso nicht. Wichtig in einem Meeting ist, alle anderen dabei zu halten, empfiehlt er.

Erfolgsfaktor für die veränderte Arbeitswelt ist für den Dell-Manager das Vertrauen von Führungskräften gegenüber den Beschäftigten. Es sei wichtig für beide Seiten. Den Faktor „New Work“ sieht Trondl nicht als reines IT-Thema, sondern als Aufgabe für die Organisation und die Unternehmenskultur. Trotz der drastischen Veränderungen werde das Büro weiterhin zentrale Anlaufstelle für Mitarbeiter*innen sein, um dort zusammenzuarbeiten, Beziehungen zu Kolleg*innen aufzubauen und eine Integration in eine Unternehmenskultur und Gemeinschaft zu ermöglichen. Viele Mitarbeitende wünschen sich auf jeden Fall, auch weiterhin im Büro arbeiten zu können – zumindest an einigen Tagen der Woche. „Dass aber alle vollständig ins Büro zurückkehren, wird schlicht nicht passieren. Nach unserer Erwartung wird sich ein hybrides Arbeitsmodell durchsetzen, also eine gute Mischung aus Büroarbeit und Remote Work und Homeoffice“, so Stefan Trondl.

Hans Greiner, Geschäftsführer Cisco Österreich

Hans Greiner, Cisco Österreich: „Hybrid Work erhöht die Flexibilität. Durch ein technologisch gut ausgestattetes Arbeitsumfeld können auch virtuell zugeschaltete Teilnehmer*innen gleichberechtigt in Konferenzschaltungen eingebunden werden.“

„Hybrides Arbeiten ist in unserer Firmenkultur und täglichen Praxis stark verwurzelt. Man erledigt dort seine Arbeit, wo man gerade ist“, beschreibt Hans Greiner, Geschäftsführer von Cisco Österreich. Trotzdem sei die Entkoppelung des Arbeitsplatzes längst kein Standard, weder in Österreich noch im restlichen Europa. „Es ist ein großer Umdenkprozess nötig. Man ist sehr gut beraten, das Thema forciert anzugehen“, fordert er.

Die Pandemie und die schnelle Einführung digitaler Technologien verändern die traditionelle Arbeitswelt von Grund auf. „Wir erleben, wie sich neue Muster bilden“, betont Greiner und zitiert eine landesweite Studie im Auftrag von Cisco Österreich: 43 Prozent der Österreicher*innen wünschen sich Hybrid Work als dauerhaftes Arbeitsmodell – insbesondere die jüngeren. „Wenn man als Unternehmer*in diese Möglichkeit und das Vertrauen nicht anbieten kann, ist man am Arbeitsmarkt im Nachteil.“ Zudem können Unternehmen mit entsprechender Flexibilität auch internationale Fachkräfte für eine Projektarbeit in hybriden Modellen ansprechen. Es ist eine Chance, auch zugunsten der Diversität in Teams, unterschiedliche Kulturen an einen Tisch zu bringen. Aber auch Greiner betont: Es gibt keine einheitliche Lösung, die für jede Organisation gleichermaßen funktioniert. „Wir alle befinden uns in einer Art Trial-and-Error-Prozess. Wir finden noch heraus, wie es am besten funktioniert“, so Greiner. Bei Cisco selbst wurde das Great Hybrid Experiment gestartet, in dem es keine vom Unternehmen vorgegebenen Regeln zu Arbeitszeiten und -orten gibt. Jedes Team legt dies passend zu seinem Arbeitsstil selbst fest.

Dennoch weiß Greiner auch aus eigener Erfahrung, dass virtuelle Konferenzen den Einsatz von modernen, interaktiven Collaboration-Tools verlangen, um hybride Meetings auf Dauer produktiver, abwechslungsreicher und angenehmer zu gestalten. Zudem bekommen gerade in den hybriden Setups, die auch in Zukunft in den Organisationen vorherrschen werden, die Sinnhaftigkeit von bestimmten Jobs und Arbeitsaufgaben als auch Wertschätzung und Vertrauen eine größere Wertigkeit. Gelingt es, dies den Mitarbeiter*innen zu vermitteln, bekommen Unternehmen letztlich stärkere, besser funktionierende Teams. Das Konzept Hybrid Work setzt auf das Beste aus verschiedenen Welten: Flexibilität und Effizienz online, verbunden mit dem Treffen und Austausch von Menschen weiterhin auch in Präsenz. Mit einem leistungsstarken Breitbandzugang – der in Österreich noch nicht überall gegeben ist – und wirksamer IT-Security, kann Hybrid Work gelingen. „Es muss einfach funktionieren – egal von wo aus man arbeitet.“

Gerhard Krennmair, Head of msg Plaut Manufacturing

Gerhard Krennmair, msg Plaut Manufacturing: „Bei einem virtuellen Call müssen die Fakten klarer angesprochen werden, egal ob es sich um inhaltliches oder persönliches Thema handelt.“

„Corona ist natürlich eine Katastrophe, viele Unternehmen haben aber auch rasch reagiert und neue Geschäftschancen entdeckt“, weiß Gerhard Krennmair, Head of msg Plaut Manufacturing. „Die Virtualisierung und Digitalisierung, die in den letzten beiden Jahren mit diesen Themen erfolgt ist, hat in einer vergleichsweise kurzen Zeit enorm zu einem Technologie-Knowhow bei vielen Menschen beigetragen“. Hybrides Arbeiten bildet die Zukunft, von der gerade auch die IT-Branche profitiert. msg Plaut sei 2020 um knapp 29 Prozent gewachsen, im Vorjahr sogar um 31 Prozent. „SAP-Projekte wurden in der Vergangenheit sehr oft vor Ort beim Kunden erledigt, inzwischen gehört Consulting-Arbeit von Zuhause oder unterwegs aus zum Alltag.“ Die Vorteile von hybridem Arbeiten liegen für ihn auf der Hand: Mitarbeiter*innen genießen es, wenn sie von überall arbeiten können. Hybrides Arbeiten spart Zeit für die Menschen und enorme Kosten für Unternehmen: Geschäftsreisen und damit oft lange Anfahrten entfallen, Webcalls bieten effizientere Abläufe und virtuelle Meetings haben auch ökologische Vorteile. „Auch unsere Kunden haben sich so viel Geld erspart. Hybrid Work ist gekommen, um zu bleiben.“

Krennmair verweist auf einen wesentlichen Faktor, auf den bei hybridem Arbeiten nicht vergessen werden darf: „Bei einem virtuellen Call müssen die Fakten klarer angesprochen werden, egal ob es sich um inhaltliches oder persönliches Thema handelt. Mimik und Gestik erfolgen nicht in gleichem Ausmaß wie bei einem persönlichen Meeting. Man sollte auch mehr nachfragen dürfen, da gerade Zwischenmenschliches online auf der Strecke bleibt. “

Der Experte sieht auch weiterhin den Bedarf, dass sich Menschen im Büro treffen. Dies müsse auch von den Unternehmen eingefordert werden können. Abschließend fasst er die Herausforderung des hybriden Arbeitsplatzes zusammen: „So sehr wir auch digitalisieren, es muss menscheln.“ Betriebliche Angebote wie etwa Mittagessen oder gemeinsame Kaffeerunden sollten dieses Menscheln fördern.