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Unternehmen holen ihre Mitarbeiter*innen aus dem Homeoffice wieder in die Büros und auch Messen und Events finden nach zwei Online-Jahren wieder statt. Aber viele Veranstaltungen werden nun hybrid abgehalten. Wie kann das gelingen? Ein Kommentar von Marko Göls, Head of Digital Projects bei Digital Sunray.

Die L14 Bildungs- und Berufsinfomesse der AK Wien in Zusammenarbeit mit der Bildungsdirektion Wien ist eine Erfolgsgeschichte mit Tradition. Tausende 14-Jährige, ob mit der Klasse oder den Eltern, stürmen jedes Jahr die Messe auf der Suche nach dem passenden Lehrberuf oder der passenden Schule. Im November 2022 fand sie erstmals hybrid statt. Unsere digitale Umsetzung hat sich auf die Zielgruppe der jungen »Digital Natives« eingestellt: Eine aus der Computerspiel-Logik vertraute virtuelle Umgebung – die digitale L14-Stadt – lädt in unterschiedlichen Vierteln zum Entdecken ein. Gamification-Elemente sorgen dafür, dass das auch Spaß macht. Die digitale Umsetzung ergänzt dabei das Vor-Ort-Event. Für jene, die keinen Platz mehr für die Präsenzmesse ergattern konnten – oder es praktischer finden, sich am Computer zu informieren.

Was ist für den Erfolg entscheidend?

Vorbereitung nicht unterschätzen: Eine hybride Messe verlangt maßgeschneiderte Information und Kommunikation für off- und online. Synergien entstehen im Wechselspiel. Doch Vorbereitung und Planung zwischen analog und digital sind herausfordernd. Im Vorfeld gab es wöchentliche Abstimmungen, um die beiden Welten in Einklang zu bringen und ein optimales Erlebnis zu schaffen.

Nicht überfordern: Digital ist die Aufmerksamkeitsspanne geringer als auf einer traditionellen Messe. Das erfordert Konzen­tration auf das Wesentliche – und Übersichtlichkeit. Um das junge Publikum zu unterstützen, haben wir bei der L14 einen digitalen Merkzettel umgesetzt, sodass man wichtige Infos speichern oder drucken konnte. Die Vorbereitung der Messe war in didaktische Etappen unterteilt: Schritt für Schritt konnten Interessen entdeckt, Stärken erkannt und dazu passende Berufe recherchiert werden.

Testläufe nutzen: Im Vergleich zur herkömmlichen Messe ist es digital noch schwieriger, mit Unvorhergesehenem umzugehen. Ein gut getestetes System ist Pflicht. Fallbacks wie eine Doppelung von Livestreams auf Videostreaming-Plattformen sind bei hohem Traffic ratsam. Für die Interaktion zwischen Team und Besucher*innen, zum Beispiel für Chats mit Berater*innen, sollten vor der Messe eigene Testläufe stattfinden.

In Kontakt bleiben: Ob via Messaging-Apps oder E-Mail – schon vor der Messe ist es sinnvoll, regelmäßig zu informieren. Vor allem aber nach dem Messebesuch ist es wirksam, von sich hören zu lassen. Eine Segmentierung nach Interessen und besuchten Messe-Formaten ist möglich, wenn zuvor definiert wurde, welche Daten man für Analysen heranziehen will.

Funktionen intelligent verknüpfen und aus den Daten lernen: Eine Messe gibt es nicht »von der Stange« – weder off- noch online. Natürlich ist es budgetbedingt nötig, sich zu fokussieren. Mit einer maßgeschneiderten Umsetzung auf Basis von offenen Standards kann ich als Veranstalter eine Messe perfekt inszenieren. Zusatzmodule können angepasst und verknüpft werden. Für die AK haben wir die Ergebnisse einer Berufsinteresse-App mit dem Chat verbunden. Die Berater*innen erhielten sofort einen Überblick über die Interessen der Jugendlichen, um zielgerichtet beraten zu können. Eine modulare Lösung macht es auch möglich, Jahr für Jahr besser zu werden – auf Basis von Feedback und Daten können Angebote optimiert und Publikums-Hits ausgebaut werden. Denn die nächste Messe kommt bestimmt!

(Titelbild: Digital Sunray)