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Viele Unternehmen vernachlässigen das Thema Datenqualität, meint Oliver Rozić, Vice President Product Engineering bei Sage (Bild) in einem Kommentar. Veraltete, ungenaue und unvollständige Daten mindern die Aussagekraft von Analysen, verursachen Mehrarbeit und können zum Sicherheitsproblem werden.

Unternehmen sammeln immer mehr Daten, um sie auszuwerten und wichtige Erkenntnisse daraus abzuleiten. Allerdings bringen hochentwickelte Datenanalyse-Tools, die immer häufiger auch auf Basis von Künstlicher Intelligenz operieren, wenig, wenn die Datenqualität nicht stimmt. Betriebe, die sich bei ihren Prozessen und Geschäftsmodellen stark auf Daten stützen, brauchen deshalb klare Richtlinien, wie und wann die Daten gepflegt und Altlasten gelöscht werden. Diese gibt es in fast jedem Unternehmen auch. Das Problem in der Praxis ist jedoch oft die Umsetzung. Denn: Das sichere und rechtskonforme Löschen von Daten betrifft nicht mehr nur IT- oder Daten-Verantwortliche, sondern viele Abteilungen und Mitarbeiter.

Unternehmen erfassen immer mehr und immer vielfältigere Daten und nutzen immer mehr Kanäle, um mit ihren Kunden zu interagieren. Nicht selten entstehen dadurch fragmentierte Datensilos, die sich nur mit großem Aufwand aufbrechen und zentralisieren lassen. Vor diesem Hintergrund ist die Gefahr groß, dass ungenaue, unvollständige und veraltete Datensätze entstehen, die die Aussagekraft und Aktualität der in Analysen gewonnenen Erkenntnisse mindern.

Auch in rechtlicher Hinsicht – Stichwort: Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) – hat die Komplexität zugenommen. Dies betrifft insbesondere auch die Frage nach der Löschung von Daten. Laut einer Studie von Blancco, einem Spezialisten für Datenpflege, gibt es zwar in fast allen (96 Prozent) der mehr als 1.800 weltweit befragten Unternehmen Richtlinien für den Umgang und das Löschen von Daten. Die meisten scheitern aber daran, ihren Mitarbeitern diese Regelungen umfassend zu vermitteln. In Deutschland trifft das auf die Hälfte aller Teilnehmer der Umfrage zu – mit spürbaren Auswirkungen auf den operativen Umgang mit unternehmensseitig erfassten Informationen.

Sensible Daten können in falsche Hände geraten
In vielen Betrieben führt das zu einem Gefühl von falscher Sicherheit im Daten-Handling – insbesondere dann, wenn es um deren Löschung geht. Wie die Studie weiter zeigt, erfolgt diese häufig in der rein physikalischen Zerstörung von Datenträgern oder in Lösch- oder Formatierungsvorgängen. Einfach formatierte Festplatten lassen sich jedoch vergleichsweise leicht wiederherstellen und dadurch können sensible Daten möglicherweise in falsche Hände gelangen.
Ein ähnliches Risiko besteht auch, wenn Beschäftigte das Unternehmen verlassen oder veraltete Laptops, Desktop-Rechner, Festplatten oder Server-Hardware für die Entsorgung vorgesehen werden. Laut Studie wird etwa die Hälfte aller Altgeräte durch Drittanbieter entsorgt und damit dem unmittelbaren Einflussbereich des Unternehmens entzogen. Wenn die Geräte vor dem Löschen noch lange gelagert werden oder nicht hinreichend dokumentiert wird, welche Daten sicher gelöscht wurden, können Unternehmen schnell in Erklärungsnot geraten.

Datenkompetenz institutionalisieren und klare Verantwortlichkeiten schaffen

Einen oft unterschätzten Aufwand beim Arbeiten mit Daten, stellt das Speichern, Pflegen und Umziehen der Daten dar. Es ist nicht nur mit Mehrarbeit verbunden, es entstehen auch gesetzliche Pflichten, sowie Risiken für die Sicherheit. Folglich sollte jeder, der mit Daten arbeitet, auch bewusst in die Datenqualität und Compliance nach gesetzlichen Vorschriften investieren. Doch wie und wo fängt man damit an – und wie geht man geordnet vor? Die bloße Formulierung von Richtlinien für Compliance und Datenschutz sowie für den Umgang mit Daten reichen vor diesem Hintergrund nicht aus. Unternehmen, die mit Daten und deren Analyse arbeiten, brauchen über den reinen Vorschriftstext hinaus auch klare personelle Verantwortlichkeiten für das Thema Datenkompetenz und Datensicherheit – beispielsweise in Form eines CDO (Chief Data Officer oder Chief Digital Officer), der die Verantwortung für die Umsetzung der entsprechenden Richtlinien trägt, ihre Einhaltung und Umsetzung vorantreibt und die dafür erforderlichen Prozesse kommuniziert und einfordert.

So lassen sich Daten sicher und rechtskonform löschen

1. Rahmenbedingungen und Strategie verankern

- Zunächst gilt es, die Rahmenbedingungen für den Umgang mit Daten festzulegen, denn jedes Unternehmen, das mit Daten arbeitet, braucht dafür klare Richtlinien. Dazu gehört es, Standards hinsichtlich der Verfügbarkeit, der Nutzung, der Sicherheit und der Qualität von Daten sowie bezüglich der Zugriffsmöglichkeiten darauf zu definieren. In diesem Zusammenhang speilt auch das Thema Datenschutz eine wichtige Rolle.

-  Zuständigkeiten für die Umsetzung der Richtlinien und die Überwachung der Einhaltung müssen klar verteilt sein. 

- Die vorab definierten Richtlinien müssen darüber hinaus unternehmensweit kommuniziert und alle Mitarbeiter für das Thema Datenqualität sensibilisiert werden.

2. Löschung personenbezogener Daten

- Den Umgang mit und die Löschung von sensiblen Unternehmensdaten wie zum Beispiel personenbezogener Daten regelt die DSGVO. Hierbei geht es auch um Fragen, welche Informationen wann bereinigt bzw. gelöscht und welche Daten wie lange aufbewahrt werden müssen. Diese Fristen sollten nicht nur in den Richtlinien zum Umgang mit Daten enthalten sein, sondern es empfiehlt sich insbesondere im Blick auf die Verarbeitung personenbezogener Daten, ein gesondertes Konzept inkl. separater Löschstrategie zu implementieren.

- In diesem Zusammenhang muss zunächst festgestellt werden, wo personenbezogene Daten anfallen und wo diese gespeichert werden. Erst nach der Lokalisierung der Daten ist es möglich, diese entsprechend der Löschpflicht zu entfernen und DSGVO konform zu agieren. 

- Das gleiche Verfahren der eindeutigen Datenlokalisierung sollte auch zur Anwendung kommen, wenn es darum geht, gesetzliche Aufbewahrungspflichten einzuhalten. So können beispielsweise verschiedene rechtliche und vertragliche Verpflichtungen dazu führen, dass personenbezogene Daten für eine bestimmte Zeit aufzubewahren sind. Erst nach dieser Zeitspanne greift die Verpflichtung, die Daten zu löschen.

- Die Richtlinie zur Datenlöschung sollte zudem alle IT-Assets umfassen – inklusive Smartphones, Tablets, PCs, Server und die virtuelle Infrastruktur. 

- Wichtig ist, dass Geräte mit sensiblen Daten das Unternehmen oder die Rechenzentrumsumgebung nicht verlassen – das gilt insbesondere vor dem Hintergrund, dass sich die private und geschäftliche Nutzung von Endgeräten durch hybride Arbeitsmodelle nicht mehr klar trennen lässt.

3. Datenbereinigung auf Altgeräten

- Bei Altgeräten sollte darauf geachtet werden, dass deren Daten innerhalb des IT-infrastrukturellen Einflussbereichs des jeweiligen Betriebs verbleiben – etwa bei Recycling oder Spende. Daten sollten in diesen Fällen noch vor Ort von den Geräten gelöscht und die Bereinigung durch ein entsprechendes Zertifikat nachgewiesen werden. 

- Übernimmt ein externer Anbieter die Entsorgung von Altgeräten, sollte er eine vollständige Nachweiskette erstellen, wie mit der Ware seit Abholung im Detail verfahren wurde. Empfehlenswert ist es, sich in diesem Fall ein Datenvernichtungszertifikat für jedes Gerät ausstellen zu lassen.

- Geräte sollten am Ende ihrer Lebensdauer vorzugsweise innerhalb von 24 Stunden entsorgt werden.

Fazit: Daten löschen ist ein kontinuierlicher Lernprozess für Alle

Daten löschen ist ein kontinuierlicher Lernprozess für alle. Das sichere und rechtskonforme Löschen von Daten betrifft nicht mehr nur IT- oder den Daten-Verantwortlichen, sondern viele Abteilungen und Mitarbeiter. Daher sind neben den einschlägigen Maßnahmen regelmäßige Schulungen und interne Feedback-Schleifen wichtig, ob die Richtlinien in allen Abteilungen sowie bei allen Mitarbeitern, Co-Workern, Freelancern und Partnern korrekt umgesetzt werden. Wie die Digitalisierung selbst, ist der Weg zu sauberen und gepflegten Daten ein kontinuierlicher Prozess, der nicht von heute auf morgen umgesetzt werden kann. Wichtig ist es aber, heute damit anzufangen.