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Flexibel, sicher und 100 Prozent datenschutzkonform - wie vollständig digitalisierte Mitarbeiterdokumente Personalverantwortliche im Arbeitsalltag unterstützen. Ein Kommentar von Johannes Kreiner, Geschäftsführer Sage DPW.

Wer in Zeiten der Digitalisierung Erfolg haben will, muss agil sein und agil handeln. Das stellt Unternehmer vor die Aufgabe, vorhandene Abläufe auf den Prüfstand zu stellen, um die eigene interne Organisation noch flexibler zu gestalten und weiter an die Anforderungen des digitalen Zeitalters anzupassen. Dazu gehört auch eine Bestandsaufnahme der HR-Prozesse.

Für den HR-Report 2018 hat die Personalberatung Hays in Kooperation mit dem Institut für Beschäftigung und Employability IBE mehr als 1.000 Verantwortliche vorwiegend aus kleinen und mittelständischen Betrieben – knapp ein Fünftel davon aus Österreich – hinsichtlich der Agilität und Flexibilität ihrer Betriebsstrukturen befragt. 13 Prozent der Teilnehmer gaben demzufolge an, dass im Personalwesen bereits jetzt agil gearbeitet werde. Damit liegt die HR-Abteilung an zweiter Stelle. Spitzenreiter ist das IT-Department. Hier sind 17 Prozent der Befragten der Meinung, dass dort schon heute agile Strukturen vorherrschen. Sehr interessant ist auch der Ausblick auf die kommenden drei Jahre. Hier erhöht sich der Wert im Blick auf die IT-Abteilung um sechs Prozentpunkte auf 23 Prozent. Im HR-Bereich steigen die 13 Prozent aus dem Jahr 2018 sogar um mehr als das Doppelte auf 29 Prozent. Das Personalwesen wird der Prognose zufolge im Jahr 2021 die Abteilung mit dem höchsten Agilitätsgrad in einem Unternehmen sein und andere Unternehmensbereiche wie IT, Vertrieb, Beschaffung, Logistik, Produktion sowie Forschung und Entwicklung hinter sich zurücklassen.

Vorteile durch moderne HR-Systeme
Ein Grund für diese erfolgreiche Entwicklung ist der zunehmende Einsatz zeitgemäßer IT-Lösungen im HR-Bereich, die es den Personalverantwortlichen erlauben, in zunehmendem Maße flexibel, schnell und sicher zu agieren. Hierzu gehört auch ein modernes Dokumentenmanagement – beispielsweise in Form der digitalen Personalakte, die als internes Kontrollsystem Verantwortliche im HR-Bereich bei ihren täglichen Arbeiten rund um das Thema Personal unterstützt. Eintritte, Austritte und Änderungen bei den Mitarbeitern werden damit ebenso digital verarbeitet wie der Monatsabschluss. So besteht durch Schnittstellen zu anderen Systemen die Möglichkeit, Daten aus der Personalverrechnung zu importieren. Für die weitere Bearbeitung durch den Steuerberater oder für externe Prüfzwecke, etwa im Rahmen der gemeinsamen Prüfung aller lohnabhängigen Abgaben (GPLA), können aus dem System auch Informationen exportiert werden.

Mehr Flexibilität, Agilität und Zeitersparnis
Durch die Nutzung einer digitalen Personalakte ist es außerdem möglich, automatisierte Workflows zu implementieren. Das automatische Einlesen und Zuordnen von Empfangsbestätigungen und ELDA-Meldungen oder die automatische Prüffunktion auf Vollständigkeit der Personalakte sind hierfür zwei Beispiele. Laufende Kontrollen sind zudem durch frei gestaltbare Checklisten jederzeit ebenso möglich wie die einfache Umsetzung eines 4-Augen-Prinzips, indem beispielsweise der zuständige Sachbearbeiter seinem Vorgesetzten zu Revisionszwecken Zugriff auf bestimmte Datenbereiche gewährt. Die Speicherung der Personaldaten an einem zentralen Ort gewährleistet zudem eine standortübergreifende und unabhängige Ablage der Mitarbeiterinformationen. Dies ist vor allem für Unternehmen mit mehreren Zweigstellen von Vorteil, da die Personalverantwortlichen von überall aus Zugriff auf die Personaldokumente haben. Integrierte Suchfunktionen im System sparen wertvolle Zeit bei der Recherche von Informationen.

Mehr Sicherheit und Transparenz
Durch die Digitalisierung und elektronische Archivierung sämtlicher Mitarbeiterdokumente verringert sich darüber hinaus nicht nur der Papier- und Platzbedarf in der HR-Abteilung. Archivräume mit meterlangen Stahlschrankreihen voller Aktenordner mit Personalunterlagen gehören damit der Vergangenheit an. Es steigt außerdem die Sicherheit, mit der die Unterlagen und Daten im System aufbewahrt werden – physikalisch wie rechtlich. So können elektronisch gesicherte Personaldaten weder Bränden noch Hochwasser zum Opfer fallen. Moderne Systeme für die digitale Personalakte sind insbesondere zu 100 Prozent datenschutzkonform und entsprechen in jeder Hinsicht den Richtlinien der DSGVO.

Durch eine jederzeit einsehbare Zugriffs- und Änderungshistorie in den Dokumenten werden Bearbeitungsvorgänge lückenlos dokumentiert. Aktenmissbrauch in jeder Form – sei es durch Manipulation oder Vernichtung vorhandener Unterlagen – wird nahezu unmöglich. Gleichzeitig steigt mit der digitalen Personalakte auch die Transparenz hinsichtlich mitarbeiterbezogener Daten in einem Unternehmen. Durch die individuelle Rechtevergabe für jedes Dokument ist es beispielsweise auch möglich, Mitarbeitern Zugriff auf ihre Personalakte zu geben – ohne dass hier die Vereinbarung eines gesonderten Termins mit dem zuständigen Personalsachbearbeiter nötig wäre. Via Web-Anbindung können die geforderten Daten sowohl am eigenen Schreibtisch, als auch mit dem Smartphone von unterwegs aus eingesehen und bearbeitet werden. Dieses Mehr an Datentransparenz gegenüber dem Mitarbeiter schafft zusätzliches Vertrauen dem Arbeitgeber gegenüber. Insofern leistet die digitale Personalakte damit auch einen Beitrag zu einer verbesserten Employee Experience.