Alle Jahre wieder… kommt das oftmals gefürchtete Audit. Doch kein Grund zur Panik: So können sich Unternehmen optimal vorbereiten.

Niemand wird gerne beurteilt und auf Fehler hingewiesen, schon gar nicht im Erwachsenenalter. So liegt es auf der Hand, dass Audits nicht sonderlich beliebt sind. Wie vom Nikolo gibt es Lob, aber des Öfteren auch Tadel – und die Ermahnung, sich im nächsten Jahr zu bessern.

Der Begriff Audit leitet sich vom lateinischen Wort »audire« (»hören«) ab. Tatsächlich müssen Auditor*innen gut zuhören können und die richtigen Fragen stellen. Sie schauen genau hin und analysieren mit kritischem Blick – wie Mitarbeiter*innen gerne monieren, manchmal auch recht kleinlich: Ist das Verzeichnis XY aktualisiert? Liegt alles am richtigen Platz? Sind die Türen ordnungsgemäß verschlossen? Vor allem aber: Ist alles dokumentiert?

Das Audit ist ein wichtiges Instrument des Qualitätsmanagements. Die Einhaltung von Prozessen, Normen und gesetzlichen Vorgaben in Organisationen wird auf Herz und Nieren untersucht und dokumentiert. Die Überprüfung nimmt ein Auditor bzw. eine Auditorin anhand festgelegter Prüfpunkte und standardisierter Checklisten vor. Bei Produkt- oder Leistungsaudits wird ermittelt, ob die hergestellten Produkte oder erbrachten Dienstleistungen mit den Kundenanforderungen und den technischen Vorgaben übereinstimmen. Bei Prozess- und Verfahrensaudits steht die Einhaltung bestimmter Abläufe im Fokus. Systemaudits wiederum betrachten ein ganzheitliches Managementsystem in einem Unternehmen.

Während sich manche Organisationen einmal jährlich freiwillig einem internen Audit zur Selbstkontrolle unterziehen, erfordert eine Zertifizierung nach einer ISO-Norm die Prüfung durch externe, unabhängige Auditor*innen einer akkreditierten Zertifizierungsstelle.

Chance zur Verbesserung
In vielen Unternehmen sind die regelmäßig anstehenden Überprüfungen der Qualitätsstandards gefürchtet. Dabei zeigen sie Verbesserungspotenziale in Abläufen und Prozessen auf, die im Tagesgeschäft oftmals übersehen oder bewusst ignoriert werden. In kritischen Branchen, wie etwa der Lebensmittel-  oder Pharmaindustrie, sind Audits ein essenzielles Instrument, um die Sicherheit der Produkte nach höchsten Maßstäben zu gewährleisten. Abweichungen in der Qualität hätten in diesen Bereichen fatale Folgen, umso genauer wird kontrolliert. Das ist durchaus im Sinn der Unternehmen, das Audit ist ihr Sicherheitsnetz.

Mit strukturierter Vorbereitung – personell sowie inhaltlich – sollte jedoch auch ein mehrtägiger Besuch der Auditor*innen kein Anlass für übermäßige Aufregung sein. Statt in Panik zu verfallen, ist es hilfreich, alle benötigten Daten bereitzulegen, um einen schnellen Einstieg in die Thematik zu ermöglichen. Checklisten sorgen dafür, dass nichts vergessen wird.

Die »Prüfung« weckt mitunter unangenehme Erinnerungen an die Schulzeit und besonders penible Auditor*innen machen sich nicht unbedingt beliebt. Trotz der möglicherweise angespannten Situation ist aber eine respektvolle, ehrliche und kooperative Kommunikation von beiden Seiten angezeigt. Wenn Auditor*innen einen Missstand erkennen, sollten Unternehmen diesen Anlass als Chance sehen, ihre Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Letztlich wirkt sich jede Verbesserung der Qualität auch positiv auf die Zufriedenheit der Kund*innen und Mitarbeiter*innen aus.

Nach dem Audit
Im Auditbericht werden positive Faktoren ebenso festgehalten wie negative. Dennoch ist es nicht das primäre Ziel, Fehler und Schwachstellen zu finden. Bei vielen Audits geht es darum, den Entwicklungsstand – den sogenannten Reifegrad – festzustellen, z. B. bei Sicherheitsmaßnahmen gegen Hackerangriffe.

Sind die Mängel gravierend, kann eine Zertifizierung sogar abgelehnt oder unter Setzung einer Frist aufgeschoben werden. Das Protokoll dient im Folgejahr als Grundlage für das Wiederholungsaudit. Der Weg zum ersehnten Zertifikat ist oftmals steinig – umso stolzer sind viele Unternehmen, wenn das Verfahren erfolgreich abgeschlossen ist, und sie mit der offiziellen Urkunde oder dem Gütesiegel glänzen können.

4 Tipps für ein erfolgreiches Audit

1. Selbstverantwortung
Die Aufrechterhaltung der Qualität gelingt am besten, wenn Mitarbeiter*innen selbst für ihre Arbeit verantwortlich sind und ihre Rolle verstehen. Wird die Qualitätskontrolle als ein auferlegtes »Muss« wahrgenommen, kann ein Audit unnötigen Stress verursachen. Qualität sollte ein täglicher Schwerpunkt sein – Versäumtes kann kurz vor der Überprüfung kaum nachgeholt werden.

2. Vorbereitung
Idealerweise gibt es einen Leitfaden für das Verfahren, der den Mitarbeiter*innen hilft, die erforderlichen Dokumente zu sammeln und vorzulegen. Mittels intelligenter Software ist es möglich, alle Informationen jederzeit und auf Knopfdruck bereitzuhalten. Je mehr den Auditor*innen die Arbeit erleichtert wird, umso reibungsloser läuft auch die Prüfung ab.

3. Haltung
Der Erfolg eines Audits korrespondiert mit der grundsätzlichen Einstellung dazu. Eine kritische und konstruktive Haltung ist, wenn es um die Optimierung von Prozessen und Arbeitsmethoden geht, durchaus angebracht. Aber: Der Befund der Auditor*innen zeigt Verbesserungspotenziale auf, negative Anmerkungen sind nicht als Abstrafung zu verstehen.

4. Kommunikation
Auditor*innen sind nicht auf der Suche nach Perfektion, sondern bieten fachkundige Beratung. Wenn Sie ein Audit einfach über sich ergehen lassen, verpassen Sie Chancen. Durch konkrete Rückfragen holen Sie mehr aus der Prüfung heraus und lernen, wie z. B. Qualitätsstandards zu interpretieren sind. Im Gegensatz zu einer abstrakten Analyse wissen Sie somit genau, wo Sie in Zukunft ansetzen müssen.