Vor drei Jahren startete die Zusammenarbeit zwischen dem Bayrischen Landesamt für Digitalisierung, Breitband und Vermessung (LDBV) und Iphos IT Solutions. Eine Erfolgsgeschichte. 

Im Frühjahr 2021 erfolgte der Startschuss für die Kooperation. Der österreichische IT-Dienstleister Iphos IT Solutions hatte zuvor mit »searchit« eine sichere und besonders userfreundliche Enterprise-Search-Lösung auf den Markt gebracht. Ziel der Zusammenarbeit war es, eine effiziente und barrierefreie Suchfunktion für die mehr als 400 Websites der Bayrischen Ämter hinweg zu implementieren. Datensicherheit und Skalierbarkeit standen dabei von Anfang an im Mittelpunkt.

Mittlerweile werden mit der Onsite-Suche von searchit rund eine Viertel Million Suchanfragen im Monat verarbeitet. Das Landesamt für Digitalisierung, Breitband und Vermessung (LDBV) im Freistaat Bayern fungiert gleichzeitig als zentraler IT-Dienstleister, erster Ansprechpartner für Breitbandausbau und Erfasser von Geobasisdaten. Zudem ist das Landesamt auch Aufsichtsbehörde über mehr als 70 Ämter und Außenstellen. Um sowohl den rund 3.700 Mitarbeiter*innen des LDBV wie auch allen Bürgern eine umfassende Multisite-Suche auf allen Websites der Bayrischen Ministerien und Ämter zu Verfügung zu stellen, setzt das LDBV nunmehr seit drei Jahren auf searchit. »Die maßgeschneiderte Anpassung unserer Services und die Garantie für hohe Datensicherheit gehören zu den Leitprinzipien unseres Unternehmens. Wir freuen uns sehr, dass wir dadurch in der europaweiten Ausschreibung des LDBV überzeugen konnten«, sagt Christoph Wendl, CEO von Iphos IT Solutions.

Höchste Sicherheitsstandards

»Eine effiziente Suchfunktion ist für Websites der öffentlichen Hand enorm wichtig, um relevante Informationen den Bürger*innen und Mitarbeiter*innen einfach und unkompliziert zugänglich zu machen«, erklärt die LDBV die Motivation hinter dem Projekt. IT-Security hat höchste Priorität, insbesondere bei der Integration von Drittanbieter-Software. »Standardmäßig wird unsere Anwendung auf den Iphos-Servern gehostet«, erklärt Wendl. »Um dem LDBV mehr Kontrolle über die Einhaltung ihrer Sicherheitsstandards zu gewährleisten, wurde searchit auf acht vom Landesamt zur Verfügung gestellten virtuellen Maschinen implementiert.« Dadurch werden die Maßnahmen zur IT-Sicherheit exakt nach den Vorgaben des LDBV umgesetzt.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, den Anwendungsbereich der IT-Lösung jederzeit zu erweitern. Auch Updates der Software werden nach verschlüsselter, externer Übertragung direkt vor Ort seitens des LDBV durchgeführt. Der Upload auf alle Instanzen erfolgt dadurch deutlich schneller. Die Basis der Enterprise Search Software ist eine Volltextsuche in diversen Datenquellen – vom File- und Webserver, über Mailserver, Datenbanken und mehr – mit zusätzlichen Funktionalitäten wie z.B. der automatischen Kategorisierung.

Auch auf Websites wird damit die Suche in nahezu allen Dateiformaten möglich, dank Optical Character Recognition sogar in Scans und Bildern. Beim LDBV wurden rund 405 übergreifende Websites genauestens gecrawlt und indiziert. Zählt man alle indizierten Landing Pages, Bilder, Dokumente und Veranstaltungen zusammen, können bereits über 400 000 Dateien durchsucht und gefunden werden – Tendenz steigend.

»Intuitive Suchfelder auf Websites, die auch die richtigen Ergebnisse liefern, verhindern hohe Absprungraten. Für die bayrischen Ministerien und Ämter bedeutet das zudem, dass Bürger*innen unkompliziert die gewünschten Informationen finden und ebenso mit Leichtigkeit zwischen den verwandten Internetauftritten der Ministerien und Ämtern navigieren können«, zählt Wendl weitere Vorteile auf. »Suchen beispielsweise Bürger*innen über die Website Suchfunktion nach Informationen ihres lokalen Finanzamts, werden ihnen auch relevante Ergebnisse aus der Haupt-Website des Bayrischen Finanzamts angezeigt.« 

Barrierefreie Anwendung

Welche Features der Site Search auf jeder der 405 Websites implementiert werden, obliegt schlussendlich den Ämtern selbst. Mit der individuellen Anpassbarkeit des Such-Widgets können Web-Administrator*innen vor Ort entscheiden, welche Funktionalitäten, Filter und Sortiermöglichkeiten für ihre User am Wichtigsten sind und welche übergreifenden Seiten mittels Multisite-Suche durchsucht werden sollen. Die Ergebnisdarstellung wird dabei mit einer bildhaften Vorschau des gefundenen Dokuments oder der Webseite, die sich beim Mouse-Over vergrößert, ergänzt. Das Auffinden der gesuchten Informationen wird so noch einfacher.

»Barrierefreiheit ist uns, wie auch dem LDBV, ein großes Anliegen«, betont Iphos-Chef Wendl. »Unsere Enterprise Search Lösung ist mit Text-to-Speech-Anwendungen kompatibel und erlaubt das Vorlesen von Suchergebnissen für Personen mit Sehschwächen.« Der Erfolg der Onsite Search wird durch die Nutzerstatistiken bestätigt: Mittlerweile werden rund 230.000 Suchanfragen pro Monat auf den Behörden-Websites verzeichnet.