Robin Schmeisser, Geschäftsführer der Fabasoft Contracts GmbH, über die EU-Lieferkettenrichtlinie und wie eine moderne Vertragsmanagement-Software zur erfolgreichen Umsetzung beiträgt.

Seit Anfang 2023 gilt in Deutschland das »Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz – LkSG«, kurz »Lieferkettengesetz«. Auch auf EU-Ebene liegt ein Entwurf zur Lieferkettenrichtlinie, häufig als EU-Lieferkettengesetz bezeichnet, vor. Beide verpflichten größere Unternehmen und deren Lieferanten zur Einhaltung von Umweltschutz- und Menschenrechtsstandards über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg. Robin Schmeisser, Geschäftsführer der Fabasoft Contracts GmbH, erklärt, auf welchen Ebenen eine intelligente Vertragsmanagement-Software bei der Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben unterstützt.

Im Vergleich zum deutschen Lieferkettengesetz fällt die im Februar 2022 vorgestellte EU-Lieferkettenrichtlinie deutlich strenger aus. Wo bestehen wesentliche Unterschiede?

Robin Schmeisser: Das deutsche LkSG und der Richtlinienvorschlag der EU verpflichten die betroffenen Unternehmen, laufend menschenrechts- und umweltbezogene Sorgfaltspflichten entlang der Liefer- bzw. Wertschöpfungsketten und natürlich im eigenen Geschäftsbetrieb nachweislich zu erfüllen. Wesentliche Unterschiede liegen zum Beispiel im erweiterten Kreis der Firmen, für welche der EU-Gesetzesentwurf gilt; außerdem in der deutlich konkreter ausformulierten Verantwortung der Unternehmensleitung.

Der weiter verschärfte Vorschlag, dem das EU-Parlament im Juni 2023 zustimmte, sieht eine Schadensersatzpflicht und die Möglichkeit für nationale Aufsichtsbehörden vor, Sanktionen bei Nichteinhaltung zu verhängen. Dazu gehören Maßnahmen wie die konkrete namentliche Nennung des Betriebes samt Rücknahme der Produkte vom Markt oder Geldstrafen von mindestens fünf Prozent des weltweiten Nettoumsatzes. 

Welche Aufgaben kommen auf Unternehmen nach der Finalisierung und Verabschiedung des Gesetzes sowie der folgenden Übernahme in nationales Recht zu?

Schmeisser: Die Umsetzung der Vorgaben erfordert drei Handlungsschwerpunkte: Zuerst gilt es, die Risiken im eigenen Geschäftsbereich und entlang der Supply-Chain, also den unternehmensweiten Lieferanten- und Vertragsbestand zu analysieren. Im zweiten Schritt sind dann den neuen Regelungen entsprechende Zusatzvereinbarungen mit den Zulieferern und Dienstleistern abzuschließen. Und letztendlich sieht die EU-Richtlinie vor, die Einhaltung der Standards regelmäßig zu überprüfen sowie die Ergebnisse samt Maßnahmen bei etwaigen Auffälligkeiten revisionssicher zu dokumentieren. Ein guter Überblick über sämtliche Verträge stellt demnach eine Grundvoraussetzung dar, um den gesetzlichen Sorgfaltspflichten nachzukommen. 

Wie gelingt es, den Überblick im teilweise dichten »Vertragsdschungel« zu bewahren?

Schmeisser: Automatisierung spielt dabei eine wichtige Rolle, da wir überwiegend von jährlich wiederkehrenden Tätigkeiten sprechen, die auf eine Vielzahl von Lieferanten anzuwenden sind. Zahlreiche Unternehmen legen die Vereinbarungen noch digital und auf Papier an verschiedenen Orten ab. Das Fehlen eines »Single Point of Truth« führt zu immensem Aufwand und Fehlerpotenzial bei der Verwaltung. In einem cloudbasierten Vertragsmanagement-Tool wie Fabasoft Contracts stehen die Daten und Dokumente gesammelt in digitalen Akten zur Verfügung. Durch die übersichtliche Darstellung in individualisierbaren Listen lassen sich benötigte Unterlagen und Informationen rasch finden und bearbeiten.

Apropos »Single Point of Truth«: Wie unterstützt eine moderne Vertragsmanagement-Software noch dabei?

Schmeisser: Smartes, digitales Vertragsmanagement hilft einerseits bei der effizienten Verwaltung von Vereinbarungen, andererseits bei der adäquaten Realisierung von Rechtsvorschriften: So zeigt die übersichtliche Aufbereitung der Lieferanten nach Risikoparametern bestehenden Handlungsbedarf auf. Für die schnelle Durchführung notwendiger Änderungen sorgen die automatisierte Erstellung von Verträgen mit von der Rechtsabteilung geprüften Vorlagen und der verschlüsselte Austausch der Unterlagen, auch mit Unternehmensfremden.

Ein intelligentes Berechtigungskonzept stellt sicher, dass ausschließlich befugte Personen zeit- und ortsunabhängig auf die sensiblen Daten zugreifen, selbst per Smartphone. Außerdem erfüllt die revisionssichere Dokumentation bzw. Archivierung jeglicher Aktivitäten die gesetzliche Nachweispflicht. Firmen profitieren zudem von der einfachen Einbindung neuer interner wie externer Partner und der systembruchfreien Zusammenarbeit in der Cloud als Single Point of Truth.

Welche weiteren Vorteile ergeben sich durch die Verwendung eines digitalen Vertragsmanagements?

Schmeisser: Eine moderne Software punktet durch den Einsatz künstlicher Intelligenz und die hohe Prozessautomatisierung. Sie liest Metadaten wie Vertrags­art, -partner oder -laufzeit automatisiert aus, und die intelligente semantische Volltextsuche liefert schon bei der Eingabe von Schlagwörtern Ergebnisse aus den Inhalten des gesamten Archivs. So eruieren die Teammitglieder Antworten auf Fragen und ihre To-dos mit wenigen Klicks.

Sind die betroffenen Vereinbarungen adaptiert, startet das System die Prüf- und Genehmigungsworkflows. Dabei bringen die systemeigene fortgeschrittene elektronische Signatur und die vollwertige Integration einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß eIDAS-Verordnung der EU mehr Rechtssicherheit und beschleunigen den Ablauf signifikant. Eine weitere bedeutende Komponente stellt das automatisierte Fristenmanagement mit E-Mail-Remindern und Push-Notifications dar, die das Nichteinhalten von Terminen verhindern. Modernes Vertragsmanagement reduziert Aufwand, Fehlerpotenzial und somit Kosten. Durch die ressourcenschonende Vertragsverwaltung bleibt den Beteiligten mehr Zeit für andere wertschöpfende Tätigkeiten.

Wie lange dauert die Implementierung der Software?

Schmeisser: Unsere cloudbasierte Standardsoftware Fabasoft Contracts lässt sich nicht nur einfach und schnell in die IT-Landschaft integrieren, sondern auch gezielt an die Erfordernisse der jeweiligen Organisation anpassen. Die Digitalisierung des Vertragsbestandes gelingt dank KI und vordefinierten Migrationsschnittstellen in wenigen Tagen. Zudem funktioniert unsere Software intuitiv, und wir unterstützen die Kunden mit zielgerichteten Coachings. Es ist sinnvoll, sich schon jetzt auf die EU-Lieferkettenrichtlinie vorzubereiten.

Das Unternehmen

Fabasoft zählt zu den führenden Softwareproduktunternehmen und Cloud-Dienstleistern für digitales Dokumenten-, Prozess- und Aktenmanagement in Europa. Mit dem einzigartigen Fabasoft PROCECO Ökosystem vereint Fabasoft leistungsstarke digitale Solutions für dokumentenintensive Geschäftsprozesse. 
www.fabasoft.com

Das Produkt

Das cloudbasierte Standardprodukt Contracts ermöglicht die effiziente Erstellung, Digitalisierung und Verwaltung von Vertragsdokumenten über den gesamten Lebenszyklus. Neben der systemeigenen fortgeschrittenen elektronischen Signatur und der vollwertigen Integration 
einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß eIDAS-Verordnung der Europäischen Union stellen auch die intelligente, semantische Volltextsuche, individuelle Workflows und das integrierte Fristenmanagement mit automatisierter Erinnerungsfunktion hilfreiche Kernfunktionen der Vertragsmanagement-Software dar. 
www.fabasoft.com/contracts