Nur wenige Firmen sehen ihr Kerngeschäft im Rechnungsdruck, der Lohnverrechnung oder im Netzwerk­management. Welches Potenzial in der Auslagerung an die Professionisten steckt. Wo gespart werden kann.

Die Finanz- und Wirtschaftskrise hinterlässt allerorts ihre Spuren. Sogar in der erfolgsverwöhnten IT-Branche. Revidierte Prognosen der einschlägigen Wahrsager gehen für 2009 nur noch von einem Gesamtwachstum zwischen 2,6 und 0,1 Prozent weltweit aus. »Die Prognosen sind wenig vielversprechend. Gleichzeitig rechnen wir für 2009 aber anders als in vergangenen IT-Krisenjahren mit einem Wachstum in Österreich«, beruhigt Joachim Seidler, Österreichgeschäftsführer des Analysten IDC. Vor allem der Bereich IT-Services soll sich im Gegensatz zum rückläufigen Teilbereich Hardware positiv entwickeln. Der Grund ist schnell erklärt: Während viele Unternehmen Investitionen in Server, PCs und Infrastruktur derzeit auf die lange Bank schieben, sind kostensparende Dienstleistungen besonders gefragt. Das Zauberwort heißt Outsourcing.

Die Zutaten für die Auslagerung der IT sind zentralisierte Services, ein Rechenzentrum und eine professionelle Mannschaft, die vieles besser machen kann als die unternehmenseigene IT-Abteilung. Müht man sich in Ihrem Unternehmen immer noch mit Netzwerkservices, Ausfallszeiten, Security-Updates und Softwaremanagement ab? Das muss nicht sein, stellen die IT-Dienstleister klar. »Die IT verbessert durch optimierte Serviceprozesse die Effektivität und Effizienz im Betrieb«, fordert Siemens-Manager Alois Süssenbacher von Unternehmen ein, nach vorne zu blicken und »nicht in der Warteposition zu verharren«. In wirtschaftlich schwierigen Zeiten müsse jegliche Verschwendung von Ressourcen in der Wertschöpfungskette eliminiert werden. Eine Lanze für die Auslagerung von zumindest Teilen der Unternehmens-IT bricht auch Telekom-Austria-Bereichsleiter Christian Öller. »Die Krise an den Kapitalmärkten hat es für Unternehmen – egal ob KMU oder Großkonzern – schwer gemacht, an Kredite für IT-Investitionen zu kommen. Managed Services bieten hier die Chance, die Unternehmens-IT ohne Investitionen in modernes Equipment zu optimieren.« Mit Managed Services, auch Shared Services genannt – einer flexiblen Form der Auslagerung –, würden die Unternehmen nicht nur die Kosten im Blick behalten, sondern sind auch für künftige Entwicklungen und eine Geschäftserweiterung nach der Krise gerüstet.

Gewinner sind alle
Auslagerung, das heißt: sich die Mühsal des IT-Betriebes zu sparen und einen professionellen Dienstleister an seiner Seite zu haben – zumindest in der Theorie klingt dies saugut. Manch Unternehmen ist inmitten eines Outsourcingvertrages auch schon mit Kopfschmerzen aufgewacht –  besonders in den vergangenen Jahren holten sich viele Kunden blutige Nasen. Da wurden für jede Schraube die dezimeterdicken Vereinbarungen auf den Tisch geknallt und Dienstleistungen vergoldet, die über die ausgemachten Pauschalen hi­nausgingen. Doch auch die Anbieter haben gelernt, nicht den Ast, auf dem man sitzt, abzusägen. Der allgemeine Tenor heute ist Harmonie und Lächeln – auf beiden Seiten. Was die Auslagerungsspezialisten vollbringen, ist die Schaffung einer Win-win-win-Situation. Es gibt nur Sieger: Das Unternehmen bekommt seine IT und Geschäftsprozesse günstiger geliefert, die Nutzer und Endkunden erfreuen sich einer höheren Servicequalität und der Outsourcer verdient trotz gesunkener Gesamtkosten sein gutes Geld daran.

Begonnen mit der Auslagerung des Netzwerkbetriebs und der Desktopservices an die IT-Dienstleister hatten die ganz großen Unternehmen. Einer der Anbieter mit entsprechend mächtigen Ressourcen im Hintergrund ist die Deutsche-Telekom-Tochter T-Systems, die groß am heimischen IT-Markt auftritt. Für Jochen Borenich, Mitglied der Geschäftsleitung bei T-Systems, sind es vor allem Synergien durch Skaleneffekte im Einkauf und im Betrieb, die seinen Kunden effektiv Geld sparen. »Wir betreiben ein Rechenzentrum auf einem Niveau, das sich ein einzelnes Unternehmen kaum leisten kann«, spricht er unterschiedlichste Faktoren an – von der Gebäude- und Betriebssicherheit bis zu geteilten Hardwareressourcen.

Der Betrieb von beispielsweise SAP-Anwendungen wird aus der Wolke heraus vollbracht: In der flexiblen kleinen Welt im Rechenzentrum summen die Server und Speicher nur, wenn sie dezidiert gebraucht werden. »Wir sind günstiger in der Produktion, da wir größere Maschinen betreiben«, vereinfacht Borenich das Bild der geteilten Ressourcen. Der Kunde bezahlt nur das, was er auch wirklich braucht. Teuere Leerkapazitäten sind Geschichte. Das große Eisen, das früher vielleicht einmal im Monat zur Lohnverrechnung Spitzenleistungen erbringen durfte, läuft beim Outsourcer nun wesentlich effizienter im Dauerbetrieb.

Doch geht es nicht nur um die Senkung der Betriebskosten. Vor allem, sind sich die Experten einig, zählt der Mehrwert am Ende des Tages. Die IT-Outsourcer schütteln aufwändige Zertifizierungen wie ITIL oder SOX und auch andere »wahnsinnige Anforderungen an die Compliance«, wie es ein Branchenkenner betont, locker aus dem Ärmel. Spätestens bei diesem Punkt lässt der ausgelagerte Service das IT-Mascherl fallen und findet sich im sogenannten Business-Process-Outsourcing wieder. Frei nach dem Motto: Alles, was nicht Kerngeschäft in einem Unternehmen ist, kann auch von jemand anderem effizienter erbracht werden. Ein anderer Effekt betrifft die IT-Mannschaft eines Unternehmens selbst. Während lange Zeit das Thema Outsourcing einem Damoklesschwert gleich über den Häuptern der EDVler zu schweben schien, wird das Schwert nun mitunter als Segen empfunden.

Wird die IT in vielen Firmen immer noch als reine Kostenstelle gesehen, erfährt sie in einem Outsourcingprozess eine Aufwertung sondergleichen. So werden die übernommenen IT-Fachkräfte bei ihrem neuen Arbeitgeber in einem völlig anderen Licht gesehen und für durchgehend qualifizierte Aufgaben eingesetzt. Dennoch, betont der T-Systems-Experte, sollten einige fähige IT-Kräfte in einem Unternehmen als Bindeglied zum Outsourcingpartner verbleiben. Gemeinsam können dann optimal Service-Level-Agreements ausgearbeitet und stetig geprüft werden.

Im guten Mittelstand unterwegs sind IT-Dienstleister wie Itsdone und die oberösterreichische mann&mouse. »Als IT Dienstleister kennen wir aus eigener Erfahrung die finanzielle Belastung von IT-Abteilungen, die durch zusätzliche Ressourcen und Bereitschaftsdienste verursacht werden«, bekennt Itsdone-Geschäftsführer Harald Kilian.  Für die Betreuung der unterschiedlichen Kundensysteme und Netzwerke steht bei den Wienern ein Team von Mitarbeitern im Schichtbetrieb zur Verfügung. Sobald ein Fehler, ein Stillstand oder eine Performanceverschlechterung in einem System festgestellt wird, wird die  Störung unter Einhaltung des vereinbarten Service-Levels durch den jeweiligen Spezialisten behoben. In Wels sieht mann&mouse-Boss Reinhard Schröckner die Auslagerung von IT-Diensten klar als Augenöffner bei den Unternehmen. »Viele Firmen evaluieren oft erst anlässlich eines Outsourcingprojekts ihre IT-Prozesse.« Schröckner sieht als wesentlichen Qualitätsfaktor die Messbarkeit der Leistungen und der Qualität der IT – ein Thema, das ohne ständige Prüfung intern in Unternehmen meist völlig vernachlässigt werde. Outsourcing bietet man dort »komplett mit Mann und Maus an«, wie er lächelnd erklärt. Das Geschäft läuft jedenfalls gut. Das bestätigt auch T-Systems-Kollege Borenich: »Die Anfragen an uns haben sich gegenüber dem letzten Jahr verdoppelt. Nachdem kein Unternehmen in die Zukunft blicken kann, sind flexible Services sehr gefragt.«

Einsparpotenzial: 30 Prozent
Mit der Auslagerung von IT-Services wie etwa dem Outsourcing des Netzwerkbetriebs oder von Applikationen können im Vergleich zum Eigenbetrieb rund 30 Prozent der IT-Kosten eingespart werden. Dieser Wert teilt sich wiederum durchschnittlich wie folgt auf:

> 30 Prozent: Investitionen und Betrieb von Infrastruktur (Strom- und Kühlkosten eines Rechenzentrums, Server und Speicherlösungen)
> 20 Prozent: Wartung von Anwendungen, günstigere Softwarelizenzen
> 20 Prozent: Einsparungen durch die durchgängige Integration von Infrastrukturprozessen (ITIL) oder Bilanzierungsvorschriften (SOX)
> 20 Prozent: Standardisierung in den Systemen und Reduktion der Fehleranfälligkeiten
> 10 Prozent: Einsparungen im Hardwarebereich durch bessere Einkaufskonditionen und eine bessere Auslastung der Geräte