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Software as a Service als Trend im Personalbereich. Ein Kommentar von Johannes Kreiner, Geschäftsführer Sage DPW.

Die Digitalisierung verändert nicht nur die Gesellschaft, sondern auch die Wirtschaft. Sie ist zwar eine große Herausforderung für viele Unternehmen, eröffnet aber auch völlig neue Möglichkeiten und Chancen – gerade für kleine und mittelständische Betriebe. Benötigte man hierfür noch vor wenigen Jahren komplexe und umfangreiche IT-Systeme, die sich nur Konzerne leisten konnten, stehen mittlerweile auch kleineren Betrieben leicht implementierbare, intuitiv bedienbare und kostengünstige Lösungen zur Verfügung.

Sanfter Einstieg in die Cloud über ­einzelne Services
Ein weiterer Vorteil: Vor allem durch Cloud-basierte Software ist die Einstiegshürde sehr niedrig geworden. »Cloud only« ist allerdings noch nicht immer die erste Wahl. Meistens werden erst einzelne Cloud-Services, wie etwa Office 365 oder Webshops, in bestehende IT-Infrastrukturen und Unternehmensprozesse integriert. Ein Grund dafür ist, dass viele Betriebe ihre Bestandslösungen möglichst lange nutzen möchten, da sie meistens mit hohen Investitionen verbunden waren. Die Vorteile für Unternehmen bei der Inanspruchnahme einzelner Cloud-Services liegen auf der Hand: Effizienzsteigerung und Verbesserung der Geschäftsabläufe, hohe Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit. Dazu kommt mehr Sicherheit durch das Hosting von Daten in Rechenzentren, die modernsten Standards entsprechen, und Preismodelle, bei denen nur für tatsächlich in Anspruch genommene Leistungen gezahlt wird.

Effizienzsteigerung im HR-Bereich durch Software aus der Cloud
Ein Bereich, in dem die Integration von Cloud-Services besonders effektiv eingesetzt werden kann, ist die HR-Abteilung: Hatte sie früher die Rolle eines Sachbearbeiters, der Aufgaben wie Urlaubsanträge, Lohnverrechnung oder Spesenabrechnungen erledigte, hat sie heute gänzlich andere Aufgaben zu übernehmen. Von der Weiterentwicklung der Mitarbeiter, dem Recruiting der richtigen Fachkräfte und Talente bis hin zu einem optimalen Employer-Branding-Auftritt. Trotzdem bleiben aber die bisherigen administrativen und zeitintensiven Aufgaben bestehen. Diese können nun aber durch entsprechende HR-Software oder die Auslagerung kompletter Services effizienter erledigt werden. Damit kann sich der HR-Bereich verstärkt auf strategische Aufgaben konzentrieren und so einen direkten Beitrag zur erfolgreichen Weiterentwicklung eines Unternehmens und seiner Wertschöpfung leisten.

Mehr Automatisierung in den Abläufen der Personalabteilung
Sage DPW fokussiert sich in Österreich mit seinem Portfolio auf den HR-Bereich und begleitet seine Kunden bei der Digitalisierung und auch Automatisierung von Personalprozessen. Angeboten werden zum Beispiel Systeme zur Zeiterfassung oder Reisekostenabrechnung. Alle Module stehen als Software as a Service (SaaS) aus der Cloud zur Verfügung. Ein Anwendungsbereich, der besonders stark nachgefragt wird, ist die Lohnverrechnung: Sie ist mit einem hohen Aufwand verbunden und erfordert ein hohes Maß an Genauigkeit, da viele gesetzliche Regelungen und Änderungen zu beachten sind. Fehler, die bei einer Abgabenprüfung entdeckt werden, können zu hohen Nachzahlungen führen. Mit dem Modul Personalverrechnung von Sage DPW können nicht nur komplexe Abrechnungsfälle wie Altersteilzeit, Zuschläge, Kurzarbeit oder betriebliche Altersvorsorge zuverlässig erledigt werden. Die Software erhöht auch den Automatisierungsgrad der Abläufe in der Personalverrechnung, da sie alle gesetzlichen Meldungen automatisch erzeugt. Darüber hinaus ist mit Sage DPW Lohnservice die Auslagerung des kompletten Aufgabenbereichs der Lohnverrechnung an einen externen Dienstleiter möglich. Die Vorteile liegen auf der Hand: Man benötigt kein Fachwissen mehr im Haus. Das Ausfallrisiko, wenn der Mitarbeiter aus der Lohnverrechnung ausfällt, ist minimiert. Die Kosten sind transparent und in der Regel niedriger.

Warum jetzt die Zeit für Cloud-Lösungen reif ist
Die Idee, dass Programme zentral verwaltet und betrieben werden, ist nicht neu. Technologische Entwicklungen haben es erst möglich gemacht, dass sich Cloud-Lösungen verbreiten können. Heute gibt es fast überall Breitbandverbindungen, sodass die Antwortzeiten via Internet rasch sind. Arbeiten im Homeoffice oder unterwegs auf mobilen Geräten nimmt stark zu, das ist nur über Cloud-Lösungen möglich.