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Fünf Gründe für den Einsatz eines Webinar-Tools in der internen Kommunikation. Von Sharin Gattung, Senior Regional Marketing Manager DACH bei LogMeIn.

Im digitalen Zeitalter ist Arbeiten nicht mehr notwendigerweise ans Büro gekoppelt. Vernetzte Tools ermöglichen die flexible Teilnahme an Meetings oder das Präsentieren von Ergebnissen von jedem Ort der Welt aus.

Prognosen zufolge wird der Anteil mobiler Arbeitnehmer weiter steigen: Schätzungen gehen von 1,88 Milliarden im Jahr 2023 aus, was einem Anteil von 43,3 % an der weltweiten Belegschaft entspricht. Das liegt auch daran, dass die Generation der Millennials in das Berufsleben einsteigt. Sie hat einen mobilen, vernetzten Lifestyle nicht nur verinnerlicht, sondern erwartet ihn auch vom Arbeitgeber. Damit rücken Lösungen für Cloud Collaboration, Online-Konferenzen und Webinare verstärkt in den Mittelpunkt.

Gerade Tools für Webinare haben mehr Vorteile, als man manchmal denkt – und sind für die interne Kommunikation oder im Marketing oft genauso hervorragend geeignet wie reine Meeting-Lösungen. Denn oft setzen sie auf einer ähnlichen technischen Plattform auf, bieten aber andere oder hilfreiche erweiterte Funktionalitäten.

Wann der Einsatz einer Webinar-Lösung sinnvoll ist:

Wenn man vor einer großen Teilnehmerzahl präsentiert. Wenn es darum geht, Inhalte an eine große Anzahl von Mitarbeitern zu kommunizieren, erlaubt eine Webinar-Lösung das Hinzufügen einer sehr viel größeren Anzahl von Teilnehmern als klassische Meeting-Lösungen. Tools wie GoToWebinar von LogMeIn erlauben es, bis zu 5.000 Teilnehmer gleichzeitig zuzuschalten. So kann man wichtige Inhalte an alle Mitarbeiter eines Unternehmens zeitgleich vermitteln.

Wenn man unterbrechungsfreie Redezeit braucht. Lösungen für Online-Konferenzen sind auf Zusammenarbeit und Kooperation im Team ausgelegt. Manchmal jedoch geht es einfach nur darum, bestimmte Inhalte zu vermitteln, ohne währenddessen unterbrochen zu werden. Bei Webinar-Lösungen sind alle Teilnehmer automatisch stumm geschaltet – das unterbindet auch störende Hintergrundgeräusche. Teilnehmer können weiterhin über das Chat-Fenster Fragen stellen, und bei Bedarf kann man die Stummschaltung einzelner Teilnehmer aufheben.

Wenn man das Interesse wachhalten will. In großen Meetings ist es inzwischen Standard, mal eben zwischendurch seine Emails zu checken oder Nachrichten auf dem Smartphone zu beantworten – die Versuchung, das während einer Online-Konferenz zu machen, bei der man unbeobachtet ist, ist ungleich größer. Mit einer Webinar-Lösung kann man die Teilnehmer aktiv einbinden: zum Beispiel durch Umfragen oder das Einbinden von Ja/Nein-Fragen, die mit der Handheben-Funktion beantwortet werden. So bleiben die Zuhörer engagiert und interessiert.

Wenn man Anwesenheit und Aufmerksamkeit überprüfen möchte. Professionelle Webinar-Lösungen ermöglichen das Monitoring der Teilnehmer. Das kann dann wichtig sein, wenn es zum Beispiel um die Vermittlung relevanter Informationen geht. Hat ein Teilnehmer das Webinar-Fenster minimiert? Wer hat teilgenommen und wie lange? Wer hat auf Fragen oder Umfragen reagiert? All das lässt sich mit der richtigen Lösung nachvollziehen.

Wenn man die vermittelten Informationen auch später bereitstellen will. Reine Präsentationen sind ohne weiteren Kontext oft nicht sehr aussagekräftig. Präsentationen, die man über Webinar-Lösungen gehalten hat, kann man dagegen mit der Original-Tonspur aufzeichnen und später bereitstellen. Gerade für eine mobile Arbeitnehmerschaft ist das ein Vorteil.

Obwohl selbst eine hervorragende Webinar-Lösung ein Tool für Online-Konferenzen nicht komplett ersetzt, kann es trotzdem in vielen Situationen gute Dienste leisten – und manchmal eben die eine entscheidende Funktion mitbringen, die dem Meeting-Tool fehlt. Einen Versuch ist es auf jeden Fall wert!