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Klassische Datenbank-Lösungen sind mit den stetig wachsenden Datenmengen schnell überfordert. Welche Rolle neue Softwarelösungen und Serviceleistungen bei der Bewältigung der Datenflut spielen und warum BIM auch PIM braucht.

Datenbank-Lösungen stoßen mehr und mehr an ihre Grenzen, denn die Informationsflut steigt immer weiter an. Das macht sich vor allem in der Unmenge an E-Mails bemerkbar, die tagtäglich zwischen Projektbeteiligten Parteien hin- und hergeschickt werden. Dazu kommen neue Technologien im Bausektor wie Building Information Modelling (BIM). BIM schafft mit sehr detaillierten 3D-Modellen für Architektur, Tragwerksplanung und Gebäudetechnik alle Voraussetzungen für eine durchgängig integrierte Planung und Zusammenarbeit der Beteiligten. Diese Modelle sind meist riesig und überschreiten die Größe von 200 Megabyte. In der Regel nicht bewältigbar für DMS-Systeme: Denn BIM-Modelle bieten nur dann eine sinnvolle Unterstützung, wenn die Projektpartner diese interaktiv nutzen und Modellinformationen untereinander austauschen. Der Datenaustausch via Cloud hingegen offeriert die Möglichkeit, gemeinsam an sehr großen Dateien zu arbeiten.

Neue Software: Pro und Contra

DMS-Systeme können gewöhnlich nicht von heute auf morgen im Unternehmen implementiert werden. Speziell im Baubereich gestaltet sich die Einführung einer neuen Software oft schwierig. Wenn die Auftragsbücher voll sind, hat niemand die Zeit, neue Prozesse und Workflows für das Tagesgeschäft zu lernen. Bei manchen DMS-Systemen ist es üblich, Dateinamen aus gängigen Programmen, wie beispielsweise Microsoft Office, entsprechend anzupassen, bevor sie automatisiert in den Datenbanken abgelegt werden können. Ansonsten müssen die Dateien manuell attribuiert werden, damit das System sie ordnen kann. Also zusätzliche Arbeitsschritte für alle Anwender im Unternehmen, die das Programm nutzen.

Private Cloud-Lösung mit PIM

Bei der Implementierung einer sogenannten PIM-Lösung (Projekt-Informationsmanagement) werden Projektdaten auf einem eigenen Server im Hause abgespeichert und bei Bedarf in einer privaten Cloud-Lösung bereitgestellt. Das Unternehmen verantwortet selbst das Hosting. Somit entstehen im Gegensatz zu SaaS-Lösungen keine externen Hosting- und Betriebskosten. Hierbei werden lediglich die gekauften Softwarelizenzen berechnet. Denn die Software kann beim entsprechenden Unternehmen leicht implementiert werden.

Business as usual mit PIM

Wird ein PIM-System gewählt, so ändert sich in der firmeneigenen Hard- und Softwarelandschaft gar nichts. Denn ein PIM-Programm läuft im Hintergrund. Die Anwender arbeiten mit ihren gewohnten Programmen, ob E-Mail, Tabellenkalkulation, Textverarbeitung oder CAD. Der Unterschied liegt darin, dass das PIM-System nicht nur als private Cloud-Lösung für das Unternehmen fungiert, sondern durch seine intelligente Indexierung sämtlicher Informationen zusätzlich die Funktion einer Suchmaschine innerhalb von Projektdaten erfüllt.

Ob in einer PDF-, dxf-, dwg-Datei oder in einer E-Mail: Projektinformationen können gesucht und ganz einfach wie mit Google gefunden werden. Und so wie von Google gewohnt werden bei Eingabe eines Suchbegriffs nicht nur die entsprechenden Dokumente und Pläne gefunden, sondern weitere kontextrelevante Informationen, beispielsweise zu Meetings oder Telefonkonferenzen.

Ein- und Ausstieg ohne Risiko

Nicht nur die Einführung eines DMS-Systems, sondern auch der Ausstieg kann ein Risiko darstellen. Da eine PIM-Lösung im Hintergrund agiert, bleiben die Informationen prinzipiell dort, wo sie abgelegt sind. Das bedeutet, solche Systeme können auch jederzeit abgeschaltet werden.