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Ein Kommentar von Daniel Fallman, Gründer und Geschäftsführer der Mindbreeze GmbH. Das Unternehmen ist ein europäischer Softwareanbieter für Enterprise-Suchlösungen mit Hauptsitz in Linz.

Gemäß einer Cisco-Studie wird der weltweite IP-Datenverkehr von 2012 bis 2017 um das Dreifache auf insgesamt 1,4 Zettabyte steigen. Diese Menge an Daten bilden über kurz oder lang ein scheinbar undurchdringbares Datendickicht – entsprechend wächst die Herausforderung für Unternehmen, Mitarbeitern relevante Daten zur Verfügung zu stellen und zwar auch wenn diese zunehmend mobil, jederzeit und überall darauf zugreifen wollen. Enterprise Search-Lösungen bieten Funktionen, die das Dickicht durchdringen und wachsende Datenmengen sicher und effizient nutzbar machen.

Angesichts der rasant ansteigenden Datenflut stehen Unternehmen vor der Herausforderung, die vorhandenen Informationen so aufzubereiten, dass sich Wettbewerbsvorteile ergeben und diese ausbauen können. Hierfür sind Lösungen erforderlich, die über herkömmliche Suchmaschinen hinausgehen; Lösungen, die Informationen nicht nur finden, sondern diese durch semantische Verfahren analysieren, klassifizieren und visuell aufbereiten und Zusammenhänge sichtbar machen.

Semantische Suche

Semantik ist die Lehre oder Wissenschaft, die sich mit der Bedeutung von Zeichen auseinandersetzt. Darunter versteht man unter anderem Symbole, Wörter oder Phrasen. Neben den Sprachwissenschaftlern beschäftigen sich auch Informatiker damit. Sie müssen oft noch eine Ebene weiter unten beginnen, um die Maschinensprache, also die einzelnen Bytes, mit den menschlichen Zeichen und Buchstaben zu verbinden. Eine Stufe höher, bei der Software, werden die Bedeutungsinhalte durch Programmzeilen dargestellt. Diese müssen über eine eindeutige Syntax und eine genaue Semantik verfügen, da Computer im Gegensatz zum Menschen die Angaben nicht interpretieren können. Entsprechend hängt der semantische Aspekt einer Information strikt von den einzelnen Zeichen, Ziffern und Befehlen sowie deren Anordnung ab.

Ein Beispiel dafür bildet die Eingabe des Suchbegriffs „Dokument“. Da herkömmliche Suchmaschinen den Zusammenhang nicht erkennen und daher nicht nach Word-, Mail-, PDF- oder Formular-Dokumenten filtern können, zeigen sie alle Arten von Dokumenten an. Dies gilt auch für die verschiedenen Abteilungen, so landen Personal-, Geschäfts- und Rechnungsdokumente in der Ergebnisliste. Inzwischen wissen die meisten Mitarbeiter, dass die Eingabe nur eines Suchworts für ein effizientes Auffinden der gewünschten Ergebnisse in der Regel nicht genügt. Trotzdem geben sie aus Zeitgründen oder um die Suche nicht unnötig einzuschränken oft nur wenige Stichwörter ein. So sollten Anwendungen in der Lage sein, weitere Hintergrundinformationen und Zusammenhänge in der Suche zu berücksichtigen, um den Anwendern korrekte Resultate zu liefern. Daher erkennen moderne Suchmaschinen zeitliche und räumliche Zusammenhänge sowie begriffliche Beziehungen. So zeigen sie auf einem Computer der Rechtsabteilung zum Beispiel vorrangig rechtsrelevante Dokumente an. Dabei sollte die Suchmaschine auch „lernen“ und sich selbständig anpassen, etwa wenn die Personalabteilung nach einer Rechnung sucht oder sich Anforderungen ändern.

Überall auf Daten zugreifen – aber sicher? Mobilität als Herausforderung

Entwicklungstrends wie BYOD (Bring Your Own Device) verlangen nach hohen Sicherheitsstandards. Unternehmen müssen nicht nur die Vielzahl der Smartphones, Tablets und Notebooks rechtskonform in ihre IT-Strukturen integrieren, sondern auch ihre Daten entsprechend der Compliance-Richtlinien auf diesen Geräten zur Verfügung stellen. Daher sollen sich Mitarbeiter mit mobilen Geräten immer am System anmelden. Entsprechende Single Sign-On Mechanismen, vorgegeben durch Standards wie SAML, ermöglichen die sichere und eindeutige Authentisierung des Benutzers. Einerseits durch einfache Benutzername- und Passwort-Abfrage, anderseits durch sichere, komfortable Zertifikate oder Mehrfaktor-Authentisierung beispielsweise mit Mobile-PIN. Führende Systeme unterstützen Standards wie Digital ID, die Anwender im Netz eindeutig und sicher identifizieren. Darüber hinaus dürfen Nutzer nur die Inhalte finden, die sie zum Zeitpunkt der Suche auch tatsächlich zumindest lesen dürfen (Rechteverwaltung). Außerdem muss die sichere Übertragung von Inhalten gewährleistet sein. Dafür stehen Mechanismen wie SSL oder entsprechende Sicherheitstunnel-Lösungen zur Verfügung.

Das Finden relevanter Inhalte reicht jedoch nicht aus. Die Inhalte müssen auch am Smartphone oder Tablet vernünftig dargestellt werden. Führende Enterprise Search-Lösungen erstellen dazu aus den verfügbaren Inhalten einen Index und bieten eine hochqualitative Vorschau an. Darüber hinaus erlauben sie automatische Zusammenfassungen von Inhalten („Automatic Summarization“) und berücksichtigen die Besonderheiten mobiler Endgeräte, beispielsweise durch die Möglichkeit, Suchläufe mittels Spracheingabe zu starten, häufige Suchen jederzeit wiederholen zu können oder die Integration von Geo-Informationen.

Big Data im Griff

Enterprise Search-Lösungen wie jene von Mindbreeze bieten Unternehmen zahlreiche Vorteile.

Deployment: Als Appliance konzipiert ist die Lösung einfach in die Unternehmens-IT zu integrieren und mit wenig Konfigurationsaufwand sofort einsatzbereit.

Mobilität: Mitarbeiter können sowohl von stationären Geräten als auch von ihren Smartphones, Tablets und Notebooks jederzeit auf relevante Daten zugreifen – unabhängig davon, ob sie gerade beim Kunden, auf Geschäftsreise oder im Meeting sind.

Sicherheit: Durch intelligente Funktionen zur Rechteverwaltung und Nutzerauthentifizierung können sie sicher sein, dass die Unternehmensdaten dennoch geschützt sind.
Navigationshilfen: Dabei erleichtern den Mitarbeitern spezielle Eingabe-, Speicher- und Filterfunktionen die Suche am mobilen Gerät.

Visualisierung: Die Daten werden für den jeweiligen Anwendungsbereich ansprechend und übersichtlich dargestellt um die wesentlichen Informationen jederzeit zur Hand zu haben.

Enterprise Search unterstützt Unternehmen dabei, Big Data kosteneffizient und nutzerfreundlich zu beherrschen und trägt zur Steigerung der Produktivität der Mitarbeiter, zur Beschleunigung von Entscheidungs- und Geschäftsprozessen und dadurch zum Ausbau von Wettbewerbsvorteilen bei.