Mehr als ein IT-Projekt: Microsoft Office 365 einführen

Worauf Unternehmen bei Qualifizierung und Change Management achten müssen, empfiehlt Viola Ploski, Leiterin Beratung & Qualifizierung bei der auf den digitalen Arbeitsplatz und E-Learning spezialisierten Know How! AG.

Die Gründe, warum sich Unternehmen für die Einführung von Microsoft Office 365 entscheiden, sind vielfältig. Die einen wollen die Komplexität ihrer IT-Landschaft reduzieren, die anderen im Rahmen ihrer Digitalisierungsstrategie das kollaborative Arbeiten fördern. Nicht selten ist auch ein Wechsel des Lizenzmodells eine willkommene Gelegenheit, um auf das neue, cloudbasierte Office-Paket umzustellen. Unabhängig vom Anlass stehen Organisationen dabei vor ähnlichen Herausforderungen: Welche Vorgehensweise empfiehlt sich für ein solches Projekt? Wer sind die Beteiligten und was ist wann deren Aufgabe? Inwiefern verlangen die neuen Tools ein Umdenken bei den Anwendern? Wie gelingt es, die Mitarbeiter adäquat einzubinden?

Wer sich dafür entscheidet, Office 365 einzuführen, denkt dabei nicht automatisch an ein Change-Projekt. Manche Organisationen wollen einfach ihre IT-Systeme auf einen aktuellen Stand bringen, ohne dabei grundlegende Prozesse zu verändern. Diese Herangehensweise ist legitim und kann auch sinnvoll sein. In der überwiegenden Mehrheit der Fälle ist der Ansatz jedoch breiter gefasst. Unternehmen begreifen die Office 365-Einführung dann als Chance, um die eigene digitale Transformation voranzutreiben. Das Office 365-Toolset bietet an dieser Stelle ein großes Innovationspotenzial. Neben Outlook, Word, Excel und PowerPoint beinhaltet das Paket viele weitere Anwendungen, die eine vernetzte und agile Arbeitsweise unterstützen, wie beispielsweise: OneDrive, um Dateien in der Cloud hochzuladen, für andere freizugeben und gemeinsam zu bearbeiten; Teams, um mit internen und externen Mitarbeitern Communitys zu bilden und Dokumente zu teilen; Planner, um Projekte zu managen; SharePoint, um Sites und Dokumente zu verwalten und weitere mehr.

Projektbeteiligte und deren Aufgaben

Wollen Unternehmen diese Werkzeuge optimal nutzen, brauchen sie ein umfassendes Enabling-Konzept. Nur so gelingt es, dass sich nicht nur die IT-Strukturen verändern, sondern auch das Mindset jedes einzelnen Anwenders: Damit Mitarbeiter die neuen Tools akzeptieren, gilt es, sie von deren Nutzen zu überzeugen – indem man ihnen zeigt, wie OneDrive, Planner & Co. die tägliche Arbeit erleichtern. An solch einem Change-Projekt sind diverse Parteien beteiligt: Die IT-Abteilung ist für den technischen Rollout verantwortlich, die Personalabteilung begleitet die Einführung mit einem Enabling-Konzept (je nach Unternehmensgröße gemeinsam mit der Abteilung für interne Kommunikation) und das Management unterstützt das Projekt. Aufgabe der Projektleitung ist es, den Ablauf effizient zu strukturieren und alle Projektschritte sowie Beteiligten zu koordinieren. Folgende Fragen gilt es zu beantworten: Welche Zeitplanung ist realistisch? Wie sieht ein passendes Enabling-Konzept aus? Welche potenziellen Stolpersteine gibt es? Was heißt das in der Praxis: ein Change hin zu modernem, kollaborativen Arbeiten? Dabei ist es wichtig, das große Ganze im Blick zu behalten. Konkret heißt das: in jeder Projektphase die Mitarbeiter fokussieren, denn diese sollen die neuen Tools am Ende nutzen – mit einem veränderten Mindset. Dieser Punkt ist für ein solches Projekt erfolgsentscheidend.

Zeitlicher Ablauf und Projektphasen

Bei Unternehmen, die Office 365 nur mit minimaler Qualifizierung einführen, lässt sich das Projekt innerhalb von drei Monaten abschließen. Organisationen hingegen, die einen echten Change zu modernen Arbeitsweisen anstreben, sollten die Mitarbeiter bis zu zwei Jahre mit einem strukturierten Enabling-Programm begleiten. Dieses beinhaltet die folgenden fünf Phasen, die nicht starr chronologisch, sondern zum Teil parallel und iterativ ablaufen:

Phase 1: Sensibilisierung

Zunächst gilt es, alle Zielgruppen über das Vorhaben zu informieren und dafür zu motivieren. Vom Mitarbeiter über die Führungskraft bis zum Top-Manager: Jeder soll den Nutzen für das Unternehmen wie auch für den einzelnen Anwender verstehen – und so eine positive Haltung zu der Veränderung entwickeln. Oft kristallisieren sich hier bereits Personen heraus, die dem Wandel aufgeschlossen gegenüberstehen und im Unternehmen bestens vernetzt sind. Diese sind prädestiniert für die Rolle als Influencer, um im weiteren Verlauf andere mit ihrer Begeisterung anzustecken.

Parallel zur kommunikativen Sensibilisierung ist ein Pilotprojekt vorzubereiten, eine Gruppe von Testusern zu definieren und ein erstes Enabling-Konzept zu entwickeln.

Phase 2: Qualifizierung

Sobald Office 365 als Pilot freigeschaltet ist, wird das Enabling-Konzept praktisch erprobt und weiterentwickelt. Die verschiedenen Nutzergruppen – wie etwa Assistenten, Führungspersonen oder Influencer – erlernen in passgenauen Trainingseinheiten, wie sie die neuen Tools bei ihren täglichen Aufgaben anwenden. Die Methoden, die hierfür in Frage kommen, sind vielfältig: digitales Lernen, Präsenzveranstaltungen, Social Learning etc. Ein zentrales Instrument sind Use-Cases, die zum Beispiel in Form eines Online-Trainings eine konkrete Aufgabe Schritt für Schritt erklären. Mit dem Feedback der Pilotnutzer lassen sie sich anpassen und ergänzen. Beim eigentlichen Rollout wiederholt sich dieser Prozess. Weitere Rückmeldungen der Nutzer helfen dabei, die Use-Cases stetig zu erweitern, sodass sie die Weiterentwicklung des kollaborativen Arbeitens Stück für Stück weiter abbilden.

Phase 3: Performance Support

Wenn Unternehmen eine neue Software eingeführt haben, machen nicht wenige einen typischen Fehler. Die Technik funktioniert, die Mitarbeiter sind qualifiziert worden, alles läuft einwandfrei – und man erklärt das Projekt für erfolgreich beendet. Soll das neue Toolset mit einem Wandel der Arbeitsweise einhergehen, passiert dann meist Folgendes: Mitarbeiter haben die neuen Abläufe noch nicht verinnerlicht und fallen im schnelllebigen Arbeitsalltag in alte Verhaltensmuster zurück. Um das zu vermeiden, ist es unabdingbar, die Nutzer über einen längeren Zeitraum zu unterstützen. Eine Methode der Wahl heißt hier Performance Support. Dabei handelt es sich um schnelle Hilfestellungen, die Mitarbeitern bei auftretenden Fragen direkt eine Antwort liefern. Egal ob das digitale Nachschlagematerialien sind oder ein persönlicher Ansprechpartner – Hauptsache, die Anwender wissen, wo sie Hilfe erhalten, und diese ist sofort verfügbar.

Phase 4: Prozessbegleitung

Ein echter Wandel vollzieht sich nicht mal eben im Vorbeigehen, sondern er braucht Zeit. Auch wenn sich Unternehmen grundsätzlich dessen bewusst sind, müssen es sich Projektverantwortliche im Arbeitsalltag immer wieder aktiv ins Gedächtnis rufen. Damit die erzielten Erfolge nachhaltig sind und die Nutzer ihre Tool-Kompetenz Stück für Stück erweitern und vertiefen, heißt es vor allem, dranbleiben. Neben Performance Support ist Prozessbegleitung eine weitere Methode, um Anwendern dabei zu helfen, nicht in alte Vorgehensweisen zurückzufallen. Dabei geht es darum, Arbeits- und Denkweisen zu reflektieren, User-Erfahrungen zu sammeln und zu strukturieren, Learnings aufzugreifen, Netzwerke weiter auszubauen etc. Interne Influencer können in dieser Phase dazu beitragen, die Aufbruchstimmung aufrechtzuerhalten. Das Projektteam sollte sich zudem regelmäßig Zeit nehmen, um die gemachten Erfahrungen zu verdichten und Perspektiven zu ändern. So gelingt es, den Reifegrad der neuen Prozesse systematisch zu erhöhen.

Phase 5: Kommunikation

Ein Change-Projekt steht und fällt mit der richtigen Kommunikation. Zu jedem Zeitpunkt der Office 365-Einführung kommt es darauf an, die Bedürfnisse der verschiedenen Interessensgruppen zu erkennen und mit den passenden Mitteln zu adressieren. Um Akzeptanz für die neuen Tools zu schaffen, sollte die Kommunikation stets den Tenor haben: „Wir meistern die Veränderung gemeinsam. Euer Feedback ist erwünscht, um euch genau die Unterstützung zu geben, die ihr braucht.“ Ein Standardkommunikationskonzept gibt es nicht – die Ängste der Menschen aufzulösen, funktioniert nur im offenen, authentischen Dialog. Es gilt, Transparenz herzustellen, Sicherheit zu geben, die Mitarbeiter immer wieder zu bestätigen und zu motivieren. Good-Practice-Storys aus dem eigenen Unternehmen sind dabei sehr hilfreich. Nur so wird der Wandel nachhaltig sein.

Fazit

Unternehmen, die mit Office 365 eine neue Art des digital vernetzten, kollaborativen Zusammenarbeitens etablieren wollen, haben sich kein geringeres Ziel gesetzt, als jahrelang eingeübte Arbeitsweisen und Denkmuster aufzubrechen. Die Digitalisierung verlangt es ihnen ab, die eigenen Werte zu hinterfragen und zu verändern. Was inzwischen nach einem Allgemeinplatz klingt, ist in der Praxis nach wie vor eine der größten Herausforderungen. Notwendige Change-Management-Maßnahmen realisieren zu können, dafür müssen sich die Projektverantwortlichen oft mit Nachdruck einsetzen. Doch hat sich die Geschäftsführung erst einmal überzeugen lassen, dass die Investition sich lohnt, und die Mitarbeiter, dass dieses neue Office 365 ihre Arbeit langfristig erleichtern wird – dann fängt es an, Spaß zu machen.