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In Estland funktioniert es bereits, in Dänemark ist es verpflichtend und aus dem Alltag nicht mehr wegzudenken: Das digitale Postfach ist in den genannten Ländern für jeden Staatsbürger direkt vom Staat eingerichtet worden – ein Szenario, von dem wir in Österreich leider noch sehr weit entfernt sind.

Ein Gastkommentar von Vincenz Leichtfried 

Immerhin kommt mit Anfang 2020 die verpflichtende E-Zustellung, aber vorerst nur für Unternehmen, nur für Nachrichten von Bundesbehörden und nur einseitig: Ich kann zwar als Unternehmen Nachrichten von Bundesbehörden wie dem Finanzamt empfangen, kann aber nicht über denselben Kanal antworten und muss erst recht wieder andere Kommunikationskanäle nutzen, um mit dem Finanzamt in Verbindung zu treten.

Warum im ersten Schritt nur die Bundesbehörden eingebunden sind, ist nicht nachvollziehbar. Es wäre ein Leichtes, die verpflichtende E-Zustellung auf die Bundesländer, die Gemeinden und auf Privatpersonen auszudehnen, und zwar in Form des digitalen Postfachs. Dieses wird von den Behörden an jeden Staatsbürger vergeben, ist an eine eigene, gleich bleibende ID geknüpft und durch den Einsatz modernster Verschlüsselungstechnologien entsprechend sicher. Die Verschlüsselungstechnologien gewährleisten so hohe Sicherheit, dass Cyberkriminelle keine Chance haben. Auch Spam und Malware im Posteingang gehören mit dem digitalen Postfach der Vergangenheit an. Auf Basis der Sicherheitsstandards können außerdem Grundanforderungen der DSGVO viel einfacher umgesetzt werden.

Einfache, sichere Kommunikation

Obwohl das digitale Postfach auf bestehenden Systemen wie der Bürgerkarte oder der E-Zustellung aufgebaut werden kann, ist Österreich von einer flächendeckenden Einführung noch sehr weit entfernt. Anders gesagt: Das digitale Postfach für alle ist hier zu Lande noch Zukunftsmusik. Dabei liegen die Vorteile auf der Hand:

• Einfachere Kommunikation für Behörden, Bürger und Unternehmen

• Sichere Kommunikation durch Einsatz moderner Verschlüsselungstechnologien

• Zeitersparnis durch Nutzung digitaler Behördenwege

• Sichere digitale Übermittlung sensibler Informationen wie z.B. Arztbefunde – ohne Sicherheitsrisiko

• Sicherer digitaler Versand von Dokumenten wie Kontoauszügen, Lohnzettel, Verträge, Rechnungen etc.

• Unabhängigkeit von stationären Postadressen, die sich im Laufe des Lebens ändern können; damit auch Unabhängigkeit von umständlichen Nachsendeaufträgen. Gleichzeitig entfällt die Notwendigkeit, Kommunikationspartner über eine neue Adresse zu informieren.

Werden zusätzlich Clearingstellen eingerichtet, dann können Empfänger auch anonym kontaktiert werden. Eine solche Clearingstelle kann beispielsweise Informationen an alle Personen schicken, die an einer bestimmten Adresse gemeldet sind. Das können Informationen zu akuten Gebrechen sein, aber auch Warnmeldungen zu Naturereignissen, Informationen zu Bauarbeiten oder für die Bewohner wichtige Termine und Fristen, z.B. der Besuch des Rauchfangkehrers. Ähnlich auch bei Zahlungen: Anstatt eine Papierrechnung zu versenden, verschicke ich als Unternehmer Rechnungen im Rahmen der Registrierkassenpflicht digital. In diesem Fall kann das zum Beispiel so aussehen, dass bei bargeldloser Zahlung die digitale Rechnung über die Zuordnung bei der Bank geht und an den Konsumenten weitergeleitet wird. Und das mit einem einzigen Knopfdruck.

Via SMS oder E-Mail erhält man eine Benachrichtigung darüber, dass neue Unterlagen eingetroffen sind. Egal, wo man sich gerade befindet: Die Unterlagen sind sofort abrufbar. Denn anders als eine herkömmliche Postadresse ist das digitale Postfach nicht an einen fixen Standort gebunden – ein unschlagbarer Vorteil.

Es führt kein Weg daran vorbei

Kommunikation ist ein Schlüsselelement aller Abläufe. Über kurz oder lang führt daher kein Weg an der vollständigen Digitalisierung der Kommunikation vorbei. Die E-Mail ist, aus verschiedenen Gründen, definitiv nicht der Weisheit letzter Schluss. Sie ist nicht fälschungssicher, die dahinterstehenden Systeme sind hoffnungslos veraltet. Dagegen gewährleistet das digitale Postfach durch die individuelle ID von Absender und Empfänger absolute Authentizität und Fälschungssicherheit. Der Nachrichteninhalt kann nicht verändert werden, das Briefgeheimnis bleibt gewahrt. Dazu ist die Zustellung kostengünstiger und umweltfreundlicher.

Dabei muss der Nutzen im Vordergrund stehen – nicht die verpflichtende Teilnahme. Im Idealfall funktioniert das digitale Postfach so gut, dass es jeder freiwillig nutzen WILL, und im Idealfall funktioniert es – vereinfacht gesprochen – wie eine Mischung aus WhatsApp (eindeutige ID, sichere und vor allem benutzerfreundliche Übermittlung) und E-Mail – aber eben unter der Obhut eines staatlichen Regulatives und ausgestattet mit innovativen privatwirtschaftlichen Funktionen.

Österreich kann es sich nicht leisten, den Anschluss an die digitalisierte Welt zu verpassen. Wir hinken jetzt schon hinter anderen europäischen Ländern her. Noch mehr Aufschub ist einfach nicht drin. Aus meiner Sicht muss das digitale Postfach für alle daher so rasch wie möglich implementiert werden.