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Warum sollte, was in der IT schon seit Jahren ­perfekt funktioniert, nicht auch in anderen Organisationsbereichen wirksam sein? Matrix42 verbreitet den Servicegedanken weiter.

Die Einführung von professionellen Service-Management-Lösungen könnte auch im Personalwesen, im Facility- und Fuhrpark-Management und anderen kundenorientierten Bereichen wertvoll sein. Fabian Henzler, Director Product Marketing bei Matrix42, spricht mit dem Report über ein Wachstumsthema.

Report: Auf welche Weise sprechen Sie Unternehmen mit Ihren Lösungen an?

Fabian Henzler: Matrix42 betreut das Thema Workspace-Management, also alles rund um den Arbeitsbereich. Wir kümmern uns vorwiegend um IT-Themen, zunehmend aber verstärkt auch um die Prozesse in anderen Abteilungen wie Finance, HR, Fuhrpark oder etwa Marketing. Ziel ist es, Servicemanagement auch dort einfach und effizient bereitzustellen. Mit Business-Process-Modelling automatisieren wir Unternehmensprozesse und liefern auch Tools für das Service- und Softwaremanagement. Dann gibt es mit »My Workspace« noch den transparenten und sicheren Zugriff auf jede Applikation in der Cloud.

Report: Welchen Bedarf sprechen Sie mit ihrem Service-Management nun konkret bei den anderen Abteilungen in den Unternehmen an?

Henzler: Viele Unternehmen heute haben einen Servicedesk im Einsatz, um strukturiert Störungen und Probleme nach dem Service-  und Prozess-Framework ITIL abzuarbeiten. Auch Workflows können so automatisiert, schnell und einfach abgewickelt werden. In den vergangenen Jahren haben die IT-Abteilungen Servicekataloge ausgearbeitet, um ihre Dienstleistungen intern strukturiert darstellen und in entsprechenden Kostenstellen verrechnen zu können.

Früher wirkte die IT-Abteilung sehr gehetzt, sie war kurzatmig und stürzte wie die Feuerwehr von einem Brand zum nächsten, um zu löschen. Heute kann die IT wesentlich innovationsgetriebener agieren und hat viel mehr Zeit für neue Dinge, um das Unternehmen nach vorne zu treiben. Auch die anderen Abteilungen haben gesehen, wie gut Servicedesks und Kataloge funktionieren. Jetzt möchten auch sie ihre Dienstleis­tungen aus ihrem Bereich strukturiert in der Unternehmensorganisation anbieten können. Mit dem Gießen von Services in einen Katalog ist allen im Unternehmen auch deren Wert klar. Schließlich hängen Preisschilder dran. Das macht Leistungen und Verrechnung sehr transparent.

Report: Würden Sie ein Beispiel bringen, wie anderen Abteilungen hier geholfen werden kann?

Henzler: Eine HR-Abteilung beispielsweise hat Prozesse rund um Mitarbeitergespräche, um Anforderungen von Zwischenberichten, Urlaubsanträgen oder die Mitarbeitersuche am Arbeitsmarkt. Alle diese Prozesse laufen in der Regel in unterschiedlichen Silos. Die HR-Abteilung ist zwar überall irgendwie involviert, kann aber vielleicht nicht so effizient wie gewünscht einen Termin zwischen Mitarbeiter und Vorgesetzten koordinieren, oder angepasste Formulare und Tools bereitstellen. Standardisierung und Automatisierung – etwa die Terminfindung über einen Zugriff auf alle Kalender – würden nun die Arbeit für alle erleichtern. HR-Mitarbeiter könnten Tasks automatisch zugewiesen bekommen, ein Formular könnte bereits teilweise vorab ausgefüllt sein. Unsere Lösungen sorgen dafür, dass mit der Unterstützung von wiederkehrenden Aufgaben auch in anderen Bereichen wieder Freiraum geschaffen werden kann. 

Report: Die HR-Abteilung bekommt also die Möglichkeit, selbst Funktionen und Module zu administrieren und freizuschalten?

Henzler: Ganz richtig. Der Mitarbeiter findet einen Webservice-Shop, ähnlich wie man es aus dem E-Commerce kennt. Nach dem Klicken etwa des Buttons »Mitarbeiter-Jahresgespräch« setzt das System aufgrund der Informationen, die es durch die Authentifizierung des Users bei seinem Login bereits hat – Abteilung, Vorgesetzte, Sprache, Historie – , und ein paar zusätzlichen Eingaben vordefinierte Automatismen in Gang. Standardaufgaben werden den Menschen abgenommen. Mit unseren Lösungen ist diese Automatisierung von Workflows sehr schön möglich – auch ohne Programmierkenntnisse oder großes technisches Know-how zu besitzen. Die Prozesse lassen sich einfach per Drag-and-Drop gestalten. Fachabteilungen können ihre eigenen Workflows bauen. Es soll der Administrationsaufwand reduziert werden. Damit können sich die Menschen wieder um wichtigere Dinge kümmern.

Die Firma

Matrix42 ist ein Anbieter von Software für das moderne Arbeitsplatzmanagement. Mehr als 3.000 Kunden – darunter BMW, Infineon und Carl Zeiss – verwalten mit Workspace-Management-Lösungen von Matrix42 über drei Millionen Arbeitsplätze weltweit. Der Sitz des Unternehmens befindet sich in Frankfurt am Main, Matrix42 ist auch in Österreich aktiv. Die Produkte und Lösungen sind darauf ausgerichtet, moderne Arbeitsumgebungen – physische, virtuelle oder mobile Arbeitsbereiche – einfach und effizient bereitzustellen und zu verwalten.

www.matrix42.com