In knapp fünf Monaten tritt die Gemeindestrukturreform in der Steiermark in Kraft. Dieses Zeitfenster gilt es zu nutzen, um alle notwendigen Vorbereitungen zu treffen, um mit 1.1.2015 in der kommunalen Verwaltung handlungsfähig zu sein. Ein Beitrag von Raimund Hartbauer, Leitung Produktmanagement Comm-Unity EDV.

Mit der Gemeindestrukturreform entsteht etwas Neues, und dass nicht nur wegen der Vergabe neuer Gemeindekennziffern, Gemeindenamen, Wappen und Siegel. Aber was kommt auf die Gemeindeverwaltungen im Hinblick auf die Software im Detail zu, wenn mit Stichtag 1.1.2015 der Prozess der Strukturreform abgeschlossen sein wird? Welche Vorkehrungen müssen getroffen werden, um Verwaltungsaufgaben während und nach dem Reformprozess einfach und effizient bewältigen zu können? Wo können Synergien genutzt, Aufwände gering gehalten und Doppelgleisigkeiten vermieden werden? Und nicht zuletzt – welche organisatorischen Maßnahmen sind nötig, um den Veränderungsprozess mitgestalten zu können?

Die Lannacher Comm-Unity EDV GmbH offeriert mit GeOrg, dem Städte- und Gemeinde-Organisator, zum einen eine SAP basierende Softwarelösung, die auf die neuen Anforderungen einer Struktur- oder Haushaltsreform vorbereitet ist. Zum anderen begleitet das Unternehmen die Kommunen durch das gesamte Projekt - nicht nur aus IT-Sicht. Comm-Unity bildet aus und bietet Projektmanagement, Dienstleistungen sowie Werkzeuge an, damit Fusionen effizient und rechtzeitig gelingen können. Dass Umstellungsprozesse reibungslos verlaufen, dafür sorgt einerseits ein kompetentes und verstärktes Team bei Comm-Unity. Andererseits steht den GeOrg-Gemeinden ein Kollaborationstool mit individuellen Umstellungsfahrplänen (Timetables, Aufgaben, Projektfortschritte, etc.) zur Verfügung.

Durch die Fusion ist die Vergleichbarkeit der Daten nicht mehr oder nur bedingt gegeben. Wichtiger Ausgangspunkt dafür ist ein gemeinsamer und richtiger Datenbestand. Unterschiedliche EDV-Systeme und Softwaremodule müssen auf ein System gebracht werden. Voneinander abweichende Verordnungen, Abgaben, Arbeitsweisen und sämtliche Verträge mit Dienstnehmern und Lieferanten müssen harmonisiert bzw. neu verhandelt und erstellt werden. GeOrg unterstützt in sämtlichen Bereichen, hilft Zeit- wie auch Arbeitsaufwände zu reduzieren, gewährleistet höchste Qualität in der Datenzusammenführung und versetzt die Gemeinden in die vorteilhafte Lage als neue Gemeinde zu denken - und zu handeln.

Bereit für die erste Quartalsvorschreibung
Um handlungsfähig zu bleiben, ist eine funktionierende IT Voraussetzung. Bauamt, Fremdenverkehr, Tourismus, Wirtschaftshof, Fuhrpark sind weniger zeitkritisch zu sehen. Interessant wird es, wenn es um die Buchhaltung und das Rechnungswesen geht. Zur ersten Quartalsvorschreibung 2015 ist es wichtig, dass eine Abgabenharmonisierung durchgeführt wurde. Um Kritikpunkte aus der Bevölkerung zu vermeiden, gilt es Gemeindeabgaben für Müll, Wasser, Kanal, etc. auf einen Nenner zu bringen. Kanalverrechnungen beispielsweise basieren auf verschiedenen Berechnungsmodellen - Wasserverbrauch, Personenanzahl oder Fläche. Außerdem sind Bemessungen, Stichtage, Fälligkeitstermine, Versicherungen, Verträge und Projektzuordnungen zu vereinheitlichen. Bei diesem oft emotionalen Thema sind intensive Gespräche zwischen den Gemeinden notwendig. Auch hier können die Spezialisten von Comm-Unity unterstützen und den Kommunen beratend zur Seite stehen. Dazu hat Comm-Unity gemeinsam mit dem steirischen Gemeinde- und Städtebund und von der Aufsichtsbehörde abgenommene Musterverordnungen erstellt, die im Internetbereich des steirischen Gemeindebundes zum Download zur Verfügung stehen.

Die Meldedaten müssen zusammengeführt und die Wahlgrundlagen geschaffen werden. Auch hier hat Comm-Unity die richtige Antwort und bietet ein Tool für die Zusammenführung der LMR-Daten (lokalen Melderegister) an. Um falsche Abrechnungen ausschließen zu können, muss die Lohnverrechnung auf einen korrekten Basisdatenbestand aufsetzen können. Lohnverrechnung, Stellenbewirtschaftung, Zeitwirtschaft (Anwesenheit, Kostenstellen und Projektzeit), Mitarbeiterportal und Antragswesen können mit Systemunterstützung einfach und richtig abgewickelt werden. Dabei ist eine webbasierende Lösung die bessere Alternative. Sie gewährleistet zeit- und räumliche Unabhängigkeit. Denn viele Fusionsgemeinden behalten ihre Standorte und damit kommt man nicht umhin die Zeitwirtschaft an und für mehrere Verwaltungsstandorte auszulegen.

Migrationstool führt Datenbestände zusammen
Ein Alleinstellungsmerkmal nimmt die Comm-Unity mit der Entwicklung des Migrationstools ein. Unabhängig von bestehenden Softwarelösungen führt das Tool sämtliche Datenbestände, inklusive aller personenbezogenen Daten, aus den beteiligten Gemeindeverwaltungen zusammen. Daten zu Katastralgemeinde, Grundstück, Adressen, Gebäude bis hin zu Wohnung und Eigentumsverhältnissen werden exakt abgebildet. Durch die direkte Anbindung und den ständigen Abgleich mit den zentralen Registern - wie das Zentrale und Lokale Melderegister (ZMR + LMR), das Adress-, Wohnungs-, Gebäude- und Unternehmensregister - sind die Datensätze immer aktuell. Nach der Fusion sind offene Posten wie auch Archivdaten aus dem Altsystem ins neue System zu übernehmen.

Veränderungsprozess beginnt in der kommunalen Organisation
Gemeindefusionen und Strukturreformen sollen zu Verwaltungskosteneinsparungen führen und maßgebliche wirtschaftliche Effekte mit sich bringen. Zusätzlich zur Umstellung auf ein neues System und auch um Verunsicherung zu vermeiden, ist es notwendig die Reformprozesse in den kommunalen Organisationsstrukturen selbst umzusetzen. Durch größere Organisationseinheiten bietet sich die Chance, Servicestellen mit spezialisiertem Personal zur bestmöglichen Versorgung für Bürger und Unternehmen zu schaffen. Um den

Veränderungsprozess mitgestalten zu können, bedarf es personeller Rahmenbedingungen. Eine wichtige Rolle nimmt dabei das kommunale Personalmanagement ein.

Haushaltsreform und Six-Pack-Richtlinie der EU
Die geplante Haushaltsreform bringt viele weitere Veränderungen mit sich. Ein verbindlicher mehrjähriger Finanzrahmen, die Vereinbarung und Überprüfung von Zielen, eine globale Budgetierung und die Integration der Kosten- und Leistungsrechnung bringen Budgetdisziplin, Planungssicherheit und Transparenz mit sich. Als Vorstufe der Haushaltsreform ist die Six-Pack-Richtlinie der EU zu sehen. Dieser Stabilitäts- und Wachstumspakt beinhaltet fünf Verordnungen und eine Richtlinie, die eine bessere wirtschaftspolitische Steuerung ermöglichen, die Haushaltsdisziplin in der EU gewährleisten und damit Stabilität und Wachstum fördern sollen.

Die Steiermark ist Vorreiter und stellt als erstes Bundesland im Zuge der Strukturreform auf das neue Rechnungswesen um. Andere Bundesländer arbeiten an der Vorbereitung der Umstellung. In der Kameralistik fehlt bislang die unternehmerische Sichtweise. Vermögenskonten hatten bisher keine Relevanz in der Buchhaltung. Gemeindevermögen, wie beispielsweise Gebäude oder Infrastruktur, wurde nicht bewertet, damit fehlt aber auch die Betrachtung der Kosten über die Laufzeit des Vermögens. Mit der Strukturreform und der Umstellung auf die VRV Neu erfolgt der Vermögensnachweis in Beziehung zur Buchhaltung. GeOrg ist darauf vorbereitet. Herzstück ist hier das integrierte 3-Komponenten-System, das die drei Rechenwerke Ergebnishaushalt (GuV), Finanzierungshaushalt (kameraler Haushalt) und Vermögenshaushalt (Bilanz) nach dem Grundsatz der doppelten Buchhaltung erfasst. Ein Mehrwert, den Gemeinden in ganz Österreich zu schätzen wissen.

Mit größeren Organisationen, manche sogar mit mehreren Standorten, steigt auch die Anforderung an die IT. Nicht mehr das Papier sondern standardisierte Prozesse, elektronische Aktenführung und revisionssichere Archive gewährleisten eine schlagkräftige transparente Kommunalverwaltung. Mit GeOrg steht diese IT-Struktur jeder Gemeinde zur Verfügung. Dabei sind die Gemeinden nicht mehr von der Rechenleistung vor Ort abhängig. Die Datenverarbeitung und die Datenhaltung erfolgt in einem österreichischen Hochsicherheits-Rechenzentrum. GeOrg ist aber auch für Städte und Gemeinden das richtige Werkzeug zur Zusammenarbeit mit Verbänden – kein anderes Produkt in Österreich gewährleistet diesen Umfang.

Mit dem Jahreswechsel kommt eine weitere Herausforderung auf die steirischen Fusionsgemeinden zu. Bis zur Neuwahl des Gemeinderats führen Regierungskommissäre die Amtsgeschäfte. Eine ihrer Hauptaufgaben ist es die Gemeinderatswahl im Frühjahr 2015 vorzubereiten. Ein Vorteil, wenn IT- und Organisationsstrukturen bis dahin feststehen.