Petra Stummer, IT-Leiterin beim Land NÖ, und Bastian Drugowitsch, Geschäftsführer der Fabasoft ­Austria GmbH, im Interview über bürgernahe Online-Services und das Potenzial von Automatisierungen.

Vor welchen besonderen Herausforderungen stehen Sie aktuell in der öffentlichen Verwaltung im Hinblick auf die Digitalisierung?

Petra Stummer: Die öffentliche Verwaltung, insbesondere die Landesverwaltung, hat sehr vielschichtige Aufgaben, in denen zahlreiche unterschiedliche Berufsgruppen tätig sind. Dadurch bekommen wir die Auswirkungen der beginnenden Pensionierungswelle bereits zu spüren. Gleichzeitig sind wir als moderne Verwaltung interessiert, die Services und Leistungen für Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen einfach zugänglich zu machen, rund um die Uhr zur Verfügung zu stellen und ohne Medienbrüche zu ermöglichen. Damit befinden wir uns in einem Spannungsfeld, eine Vielzahl von digitalen Services nach außen anzubieten und gleichzeitig Prozesse innerhalb der Verwaltung zu unterstützen.

Wo steht die öffentliche Verwaltung bei der digitalen Transformation? Was braucht es, um diese weiter voranzutreiben?

Bastian Drugowitsch: In der Verwaltung findet sich durch jahrelange Anstrengungen bereits eine sehr gut digitalisierte Struktur. Das heißt, der elektronische Akt ist ausgerollt und etabliert, Prozesse sind digital abgebildet und Abläufe eingespielt. Aufgrund dieser Vorarbeit können wir jetzt besonders gut mit zusätzlichen Angeboten unterstützen und rasch Nutzen stiften. Im Fokus ist einerseits die Interaktion mit den Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen, andererseits der Einsatz von intelligenten Automatisierungen, um Prozesse zu beschleunigen, die Servicequalität zu verbessern und einem demografisch bedingten Know-how-Verlust entgegenzuwirken.

Welche Ansätze zur digitalen Transformation verfolgen Sie aktuell im Land Niederösterreich?

Stummer: Für die einfache Kommunikation mit Externen – Bürgerinnen und Bürgern, Unternehmen und anderen Gebietskörperschaften – entsteht gerade ein niederösterreichisches Online-Serviceportal, umgesetzt mit den Low-Code-/No-Code-Online-Services der Firma Fabasoft. Diese Plattform ermöglicht Interaktion und Zusammenarbeit auf einem digitalen Kanal mit der NÖ Landesverwaltung.

Wie können sich Bürgerinnen und Bürger dieses Serviceportal vorstellen?

Drugowitsch: Auf der Plattform stehen alle Online-Services zur Verfügung, die die Behörde anbietet – zum Beispiel für unterschiedlichste Förderungen. Antragstellerinnen und Antragsteller füllen diese einfach direkt online aus, fügen notwendige Beilagen hinzu und übermitteln sie an die Behörde. Zusätzlich können die Einbringerinnen und Einbringer eine Statusinformation einsehen. Auf der Seite der Verwaltung erhalten die zuständigen Bearbeiterinnen und Bearbeiter die Anträge und Informationen automatisch über bestehende Prozesse direkt und medienbruchfrei in den elektronischen Akt. So entsteht ein Ende-zu-Ende digitaler Prozess, wovon alle Beteiligten profitieren.

Warum haben Sie sich für das Online-Serviceportal für ein No-Code-/Low-Code-Konzept entschieden?

Stummer: Wir haben nach technischen Lösungen gesucht, um digitale Services zu erstellen, ohne aufwendige Entwicklung sowie Wartung durch IT-Spezialistinnen und Spezialisten. Dafür bietet sich die Technologie der No-Code-/Low-Code-Plattform an. Im Rahmen eines Proof of Concept mit unserem langjährigen Partner Fabasoft stellten wir fest, dass die hier angebotene Integration in die bestehende eGov-Suite des elektronischen Akts sehr viele Vorteile mit sich bringt. Dadurch können wir die bisherigen Investitionen in das System weiterverwenden und das umfassende Know-how der Mitarbeitenden bleibt erhalten. Das 24/7 zur Verfügung stehende Online-Serviceportal bietet die Möglichkeit, die Kommunikation mit der Landesverwaltung neu und interaktiv zu gestalten und Prozesse zu beschleunigen.

Verwaltungsangestellte können also auch ohne IT-Fachwissen neue Antragsverfahren entwickeln. Wie funktioniert das?

Drugowitsch: Für den Einsatz von Low-Code/No-Code sind keine Programmierkenntnisse notwendig, da Formulare nicht von Grund auf neu zu erstellen sind, sondern quasi ein Baukastensystem zur Verfügung steht, das immer wieder verwendbar ist. Notwendige Felder für ein neues Formular sind demnach bereits vorhanden und einfach kombinierbar. Die Beschäftigten legen selbstständig fest, was von den Antragstellerinnen und Antragstellern verpflichtend auszufüllen ist, welche Beilagen notwendig sind und definieren gleichzeitig den behördeninternen Prozess.

Welche weiteren Potenziale sehen Sie neben den Online-Services?

Stummer: Natürlich beschäftigen wir uns auch mit dem Einsatz anderer neuer Technologien wie Drohnen, um den Aufwand für Begehungen zu reduzieren, oder den Möglichkeiten von Automatisierungen und künstlicher Intelligenz zur Unterstützung von Beschäftigten bei repetitiven Aufgaben. Dazu gibt es erste Versuche, und wir halten es hier wie bei den Online-Services: Mit konkreten Anwendungsfällen evaluieren wir im Rahmen eines Proof of Concept die Funktion und den Nutzen.

Wie unterstützt Fabasoft die öffentliche Verwaltung, um die digitale Transformation künftig weiter voranzutreiben?

Drugowitsch: Wir sind laufend dabei, innovative Produkte zu entwickeln. Um dem Fachkräftemangel und dem demografischen Wandel entgegenzuwirken, ist eine Unterstützung der Mitarbeitenden mittels intelligenter Automatisierung notwendig. Dafür haben wir mit Fabasoft Done! ein Produkt, das die Qualität und die Geschwindigkeit der Prozessabarbeitung deutlich steigert. Weitere Felder sind der Einsatz von KI sowie die Weiterentwicklung unserer Solutions im eGov-Ökosystem, wobei die Bedürfnisse der Verwaltung immer im Mittelpunkt stehen.

Hintergrund: Fabasoft eGov-Ökosystem

Die Fabasoft ist mit der eGov-Suite der führende Anbieter digitaler Verwaltungssoftware im DACH-Raum. Auf Basis der Fabasoft eGov-Suite entsteht mit den Fabasoft Online-Services ein durchgängig digitales Angebot von der Antragsstellung über die Interaktion bis hin zur Statusinformation und dem Download des finalen Ergebnisses. Der Low-Code-/No-Code-Formulargenerator im Fabasoft eGov-Ökosystem ermöglicht es Beschäftigten, auch ohne IT-Fachwissen neue Verfahren rasch und mühelos hinzuzufügen. Das verbessert die Servicequalität der Behörde und entlastet gleichzeitig die Mitarbeitenden.

Hintergrund: Digitalisierung in Niederösterreich

Bereits 2017 startete das Land NÖ als österreichweiter Vorreiter eine Digitalisierungsoffensive. Seither setzte es zahlreiche Projekte für Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen um, darunter gezielte Förderungen für Digitalisierungsvorhaben. Mittlerweile stehen fast 100 Prozent der Formulare elektronisch zur Verfügung und das Land verzeichnete im Jahr 2023 einen Rekord von mehr als einer Million Onlineanträgen.

Advertorial