Whistleblower sind Personen, die im Zusammenhang mit ihren Arbeitstätigkeiten erlangte Informationen über Verstöße melden oder offenlegen. Um einen europaweiten Standard zum Schutz von Hinweisgebern zu garantieren, hat das Europäische Parlament 2019 Richtlinien für einen EU-weiten Hinweisgeberschutz verabschiedet, die von den europäischen Mitgliedsstaaten in deren jeweiliger nationaler Gesetzgebung bis Dezember 2021 abgebildet sein müssen. Sage DPW bietet am 8. Juni dazu ein Webinar an.

Korruption und Betrug bremsen das Wachstum und schaden dem Wirtschaftsstandort Europa. Denn wenn das Vertrauen sinkt, brechen auch die Investitionen ein. Jedoch wird nur etwa jedes fünfte Delikt derzeit tatsächlich gemeldet. Hinweisgeber fürchten Konsequenzen wie Jobverlust, Anklagen und in der Folge eine finanzielle Notlage. Die EU-Whistleblower-Richtlinie reagiert darauf und bringt die Verpflichtung, Meldesysteme einzuführen, damit Betrugs- oder Korruptionsfälle von Mitarbeitern einfacher und vor allem sicherer gemeldet werden können. Viele Unternehmen müssen bis Ende des Jahres vor diesem Hintergrund einen Meldekanal implementieren.

Geltungsbereich der EU-Whistleblower-Richtlinie  
Nach dem Richtlinienentwurf müssen Hinweisgeber Verstöße zuerst über interne Kanäle melden, können in Zukunft aber auch externe Kanäle (zum Beispiel nationale Behörden oder EU-Einrichtungen) nutzen. Der externe Weg ist unter anderem möglich, wenn unmittelbare Gefahr droht und im Verzug ist oder wenn es auf eine interne Meldung keine fristgerechte beziehungsweise gar keine Reaktion gab. Sascha Jung von Deloitte Legal und Partner von Sage DPW beim Thema „Whistleblower Richtlinie“ erläutert: „Sehr wichtig ist weiters, dass der Richtlinienentwurf nicht nur für aktuelle Mitarbeiter des privaten und öffentlichen Sektors gilt, sondern auch für ehemalige Mitarbeiter und Bewerber, die im Laufe des Bewerbungsprozesses solche Informationen erlangt haben, als auch für bezahlte oder unbezahlte Praktikanten, Selbständige und Unterstützer des Whistleblowers“.

Höchste Anonymität durch digitales System
Unternehmen müssen nun entscheiden, welcher interne Meldekanal passend ist. Dazu zählen ein anonymer Briefkasten, ein zentrales E-Mail-Konto, entsprechende Telefonleitungen, ein Ombudsmann oder ein rein digitales System. All diese Meldekanäle haben ihre Vor- und Nachteile, wobei einiges für ein digitales System spricht – gewährt es letztlich die größtmögliche Anonymität. So bietet ein cloudbasiertes System einen einfachen Zugang durch Eingabemasken. Dabei speichert es alle Meldungen zentral und die Hinweisgeber benötigen keinen E-Mail- oder Benutzer-Account. Damit ein anonymisierter Dialog geführt werden kann, erhalten die Hinweisgeber nach dem Einstieg in das System eine Vorwahlnummer und ein Passwort.

Ein integriertes Case-Management ermöglicht eine rasche Bearbeitung unter Einbeziehung der entsprechenden Fachabteilung, die die dazugehörigen Zugriffsrechte besitzt. Ein weiterer Vorteil ist die übersichtliche und effizient gestaltete Verwaltung der Meldungen, die in Bezug auf die lückenlose Dokumentationspflicht und die Fristeneinhaltung ohne digitales System kaum zu bewältigen ist. „Das digitale Meldesystem von Sage DPW erfüllt alle Anforderungen an Anonymität und Datenschutz und ist insbesondere für mittlere und große Unternehmen geeignet. Eine Meldung ist jederzeit möglich, Hinweisgeber benötigen weder einen E-Mail- noch Benutzer-Account. Alle Nachrichten sind zentral in einem österreichischen Rechenzentrum gespeichert. Eine rasche und fristgerechte Bearbeitung ist durch unseren Partner Deloitte Legal sichergestellt“, erklärt Johannes Kreiner, Geschäftsführer Sage DPW.

Die drei wichtigsten Tipps für die Umsetzung der Whistleblower-Richtlinie

• Fristen beachten
  Bis Ende des Jahres muss die EU-Whistleblower-Richtlinie in österreichisches Recht umgesetzt sein. Da die Implementierung Aufwand für Unternehmen erfordert, ist es wichtig, rechtzeitig damit zu beginnen. Insbesondere gilt es, wichtige Erkenntnisse zu sammeln, die erst dann gewonnen werden können, wenn das System unter Realbedingungen im Einsatz ist, um gegebenenfalls Nachbesserungen vornehmen zu können, ehe es Ende des Jahres dann voll funktionsfähig implementiert sein sollte. Dafür empfiehlt es sich, genügend Zeit im Vorfeld einplanen, um später nicht in zeitliche Bedrängnis zu geraten.
  
  
• Rechtliche Rahmenbedingungen beachten
  Bei der rechtskonformen Umsetzung der Whistleblower-Richtlinie ist Fachwissen gefragt. Es ist empfehlenswert, sich rechtzeitig mit den relevanten Rechtsthemen etwa im Hinblick auf Datenschutz und Vereinbarungen mit dem Betriebsrat auseinanderzusetzen. Hier sollte auf jeden Fall rechtlicher Rat eingeholt werden.
  
  
• Die Lösung muss zu Unternehmensgröße und -struktur passen
  Vom Briefkasten über das Telefon bis hin zum digitalen Meldekanal – die Möglichkeiten sind vielfältig. Im Falle eines digitalen Meldekanals muss die Lösung zur Organisationsstruktur und Unternehmensgröße passen. Weitere wichtige Faktoren sind eine rasche und rechtsichere Implementierung, eine einfache Anwendung, die sichere Datenverarbeitung im Inland und ein transparentes Preismodell bei den Aufwänden.

Webinar: EU-Whistleblower-Richtlinie richtig umgesetzt
Sage DPW bietet am 8. Juni 2021 ein kostenfreies Webinar zum Thema an. Die Vortragenden sind Sascha Jung, Rechtsanwalt und Leiter des Data Protection Teams von Deloitte Legal und Horst Jany, Key Account Manager bei Sage DPW. Das Webinar beginnt um 10 Uhr und dauert 60 Minuten. Anmeldung: #insideDPW: So setzen Sie die EU-Whistleblower-Richtlinie richtig um