IT-Werkzeuge, die das Büroleben und die mobile Arbeit erleichtern – für Private, Unternehmen und die Verwaltung. Der schnelle Überblick, was derzeit besonders praktisch ist.

effairs: Newsletter mit Datenschutz
Die Datenschutz-Grundverordnung stellt Marketing- und Kommunikations-Prozesse in Unternehmen in Frage. Dürfen wir denn überhaupt noch ausschicken? Ja, ist die knappe Antwort – wer bislang mit Opt-out-Möglichkeiten gearbeitet hat und Datenschutz schon länger ernst nimmt, kann seinen Stammverteiler bei berechtigtem Interesse weiter pflegen. Wer trotzdem auf Nummer sicher gehen möchte, dem sei das Newsletter-Tool »effairs« des Kremser IT-Dienstleisters MBIT Digital Solutions empfohlen.

Der Name ist hier Programm: Das Marketingwerkzeug wurde von Grund auf mit fairen Features für die Adressaten programmiert. Denn, um die Öffnungsraten und den Erfolg von Marketingkampagnen auszuwerten, nutzen viele Newsletter-Systeme Tracking- und Analysetools. Dabei ist nicht alles, was technisch möglich ist, aber auch rechtlich erlaubt. »Die Nutzer wissen oftmals nicht, dass überhaupt Trackingdienste eingesetzt werden. Wir lassen die Kontakte selbst darüber entscheiden ob sie überhaupt getrackt werden wollen«, betont MBIT-Inhaber Martin Böhacker.





Bilder: »Mit unserem Newsletter-Tool sind Unternehmen in Datenschutzfragen auf der rechtlich sicheren Seite«, verspricht MBIT-Geschäftsführer Martin Böhacker.

Bei effairs werden nicht mehr Daten gespeichert als notwendig. Wenn sich User von einem Newsletter abmelden, werden ihre Nutzerdaten komplett gelöscht. Auf Knopfdruck gibt es für den Versender Auskunft über alle Inhalte, die über Empfänger gespeichert sind – die Auskunftspflicht zu erfüllen fällt somit leicht. Trotzdem lassen die umfangreiche Empfängerverwaltung, eine intuitive Konfiguration von Kampagnen und auch – anonymisierte – Statistiken keine Wünsche offen. Individualisierte Vorlagen für Kampagnen können per Drag and Drop angepasst werden und durch den einfachen Aufbau blockweise mit Inhalten befüllt werden. »Das spart Zeit und Nerven und macht sogar Spaß«, verrät das MBIT-Team.
www.mbit.at

eMentalist: Werkzeug für die Planung
In Zeiten der Digitalisierung funktioniert auch Beratung datengetrieben – etwa um Unternehmensziele mit Fakten zu untermauern oder Zielmärkte für die Markteinführung eines neuen Produkts abzutasten. Das Wiener Consulting-Unternehmen Advicum möchte mittels automatisierter »Data Science« zu Fragestellungen ein umfassendes Bild aus Fakten und Branchentrends bieten können. Die in Österreich entwickelte Software »eMentalist« analysiert mittels Machine Learning tausende Nachrichten- und Social-Media-Plattformen und kann auf diese Weise Anomalien, Disruptionen und Korrelationen aufdecken – »Hidden Signals«, wie es Matthias Ortner nennt.





Bilder: »Der eMentalist kann Zahlen und Texte extrem schnell analysieren und die wichtigsten Informationen ideal für Managemententscheidungen aggregieren«, versprechen Matthias Ortner und Elaheh Momeni.

Der eMentalist identifiziert mit einer flotten Analyse von Metadaten, der Nutzung verschiedener Suchmaschinen und dem Verbinden und internen und externen Quellen Signale und Abweichungen in der Datenwolke und visualisiert diese für den Bearbeiter. Man spricht vor allem Unternehmen in Automotive, Immobilien, Energie, Healthcare, Industrie- und Fertigung an – allesamt Branchen, in denen Daten längst den Geschäftserfolg bestimmen. Ein Beispiel aus der Immobilienwelt: Mit dem Werkzeug werden über die Analyse von 500.000 Meldungen aus 10.000 Quellen – darunter auch Tweets und Facebook-Postings – Muster in der Mietpreisentwicklung und Nachfrage in Österreich errechnet. Der eMentalist vergleicht das eigene Mietangebot mit den Preisen des Mitbewerbs, Verwalter oder Makler können so proaktiv agieren.

Werden Werkzeuge wie der eMentalist den Menschen ablösen? »Wir wollen die Experten nicht ersetzen, sondern unterstützen«, relativiert Ortner. Er sieht allerorts die Bestandsaufnahme von Marktlagen und Stimmungen in zunehmend kürzeren Abständen gefordert. Die individualisierten Reports werden meist für zwei Dinge genutzt: »Um Entscheidungsgrundlagen zu prüfen und um sicherzugehen, in einer Planung nichts übersehen zu haben.« Entwickelt wurde das Tool von der Informatikerin Elaheh Momeni, in Zusammenarbeit mit der Universität Wien.
www.ementalist.ai

BRZ GoverDrive: Ablage in der Wolke
E-Mails und Dokumente, Präsentationen oder Fotos – ob privat oder beruflich: Jeder von uns produziert täglich digitale Daten. Eine Auswahl dieses Outputs überall zur Hand zu haben, ist ein Versprechen, das in den vergangenen Jahren den Boom rund um Online-Speicher-Lösungen wie etwa DropBox oder OneDrive ausgelöst hat. Bei der österreichischen Variante »BRZ GoverDrive« sind die spezielle Zielgruppe BenutzerInnen der österreichischen Verwaltung: Ihnen wird mit der Cloud-Lösung die flexible Dokumentenablage in einem geschützten Raum geboten – das Speichern und Synchronisieren von Daten sowie das Teilen dieser Daten mit anderen Usern ist auch dort ortsunabhängig und einfach möglich. GoverDrive kann auch in bestehende MitarbeiterInnen-Portale integriert werden, sämtliche Schrift- und Bit-Stücke bleiben im zertifizierten Rechenzentrum des BRZ gespeichert. Der Ablageplatz in der Wolke basiert technisch auf der OpenSource-Plattform nextCloud.





Bilder: Andreas Lechthaler, BRZ: »Zugang zu Daten ist mit unserer Lösung von überall rasch und unkompliziert – und sicher – möglich.«

Der virtuelle Speicher ist für alle Arten von Endgeräten, auch für mobile Devices verfügbar. »Die Verwendung von Online-Verzeichnissen ist sinnvoll, da hier der Zugang zu Daten von überall rasch und unkompliziert möglich ist«, argumentiert Andreas Lechthaler, Account Manager im BRZ. Warum User in der Verwaltung gerade auf das GoverDrive setzen sollten? »Die Daten werden in Österreich, noch dazu in einem Rechenzentrum des Bundes, gehalten«, bekräftigt er.
www.brz.gv.at

LastPass: Einfach nur noch ein Passwort
Wer kennt das nicht? Passwörter stellen eine Herausforderung für Anwender und für die Sicherheit in Unternehmen dar. Trotz der wachsenden Bedrohungen durch Sabotage oder Datendiebstahl haben viele Firmen Schwierigkeiten, ihr eigenes Risiko in Bezug auf Passwortsicherheit einzustufen. Und sie haben keinen Einblick in das Verhalten ihrer Mitarbeiter. Denn Mitarbeiter greifen gerne auf Passwörter zurück, die zwar einfach zu merken, aber deshalb auch schwach sind. Und sie geben sie ungeschützt an Kollegen weiter, um sich so die Arbeit zu erleichtern. Gerade diese Passwörter stellen aber eine Hintertür dar, durch die sich Angreifer Zugang zu Daten verschaffen können.

Die Lösung »LastPass« will dem Abhilfe schaffen und bietet eine sichere, zentrale Verwaltung von Passwörtern. User müssen sich nur noch ein Master-Passwort merken – die Cloud-Lösung hat den Rest gespeichert und kümmert sich um Login und Zutritt auch von unterschiedlichen Endgeräten aus. Das Resultat: Mehr Kontrolle für die Unternehmens-IT und gleichzeitig mehr Komfort für Mitarbeiter.




Bild: Daniel Holzinger, Colited: »Viele sind auf den ersten Blick irritiert, wie es gelingt, Passwörter sicher in der Cloud zu speichern. Am Ende des Tages stellen sie aber fest: LastPass ist sicher.«

»Zehn Jahre Erfahrung und 43.000 Unternehmenskunden für LastPass sprechen für sich«, betont Collaboration- und Arbeitsplatz-Experte Daniel Holzinger, Geschäftsführer Colited Management Consultancy. Vom sicheren Speichern über die Rechteverwaltung für MitarbeiterInnen bis hin zum umfangreichen Reporting würden Unternehmen jeder Größe profitieren. »Besonders nützlich ist die integrierte Passwort Security Challenge. LastPass gibt dabei Tipps, wie der eigene Score auf einfache Art und Weise verbessert werden kann«, erklärt Holzinger. Das Sicherheitskonzept: lokale Verschlüsselung, SOC2 Typ II Zertifizierung und vor allem die einfache Bedienung.
www.passwortsicherheit.eu

SecurePIM: Sicheres Büro für unterwegs
Mobile Kommunikation einfach und sicher machen – das hat sich der Münchner IT-Entwickler Virtual Solution zum Ziel gemacht. Die Bürolösung ­»SecurePIM« bietet ein hohes Maß an Datenschutz und gibt Mitarbeitern die Möglichkeit, auch unterwegs produktiv zu arbeiten. Die Lösung besteht aus einer App, dem Management-Portal für Administratoren und einem Gateway. Mit der App haben die Mitarbeiter von unterwegs Zugriff auf alle wichtigen Unternehmensdaten und Anwendungen. Innerhalb einer Container-Technologie sind die Unternehmensdaten strikt von den privaten Anwendungen und Daten getrennt, was besonders bei BYOD (»Bring Your Own Device«) in Unternehmensumgebungen notwendig ist. Dadurch werden auch alle Anforderungen der Datenschutz-Grundverordung erfüllt, heißt es. In dem Container befinden sich die üblichen Outlook-Funktionen E-Mail, Kontakte, Kalender, Aufgaben. Außerdem gibt es einen einfachen Zugriff auf Dateien und deren Bearbeitung, Internetzugang und eine Kamera.

Bild: Günter Junk, Virtual Solution: »Mit SecurePIM wird das mobile Arbeiten verändert.«

Durch das Managementportal können Administratoren mit minimalem Aufwand alle Sicherheitsregeln – etwa die Passwortvergabe – festlegen. Zudem können sie eingrenzen, welche Mitarbeiter mit einem mobilen Gerät Zugriff auf Unternehmensdaten bekommen. Das Gateway stellt dann die technische Verbindung vom mobilen Endgerät in die eigene IT-Infrastruktur des Betriebs her – eine VPN-Verbindung ist nicht mehr notwendig. »Die Lösung ist einfach zu implementieren und passt sich nahtlos an Unternehmensprozesse und Infrastrukturen an«, verspricht Günter Junk, CEO bei Virtual Solution.
www.virtual-solution.com

Beste Tools für Arbeit und Organisation

Doodle
Termine einfach schneller finden: Doodle vereinfacht das Verabreden von Terminen und die schnelle Abstimmung innerhalb von Gruppen. Bekannt geworden ist die Firma mit Sitz in Zürich durch ihren Online-Terminplaner doodle.com, den weltweit bereits 25 Millionen Menschen monatlich nutzen. Ergänzt wird der kostenfreie Basisdienst durch eine Premium-Version mit Zusatzfunktionen sowie das persönliche Terminplanungsprofil MeetMe.
www.doodle.com

DropBox
Der wohl bekannteste Online-Speicher aus der Cloud ist ein Musterbeispiel für die Schatten-IT in Unternehmen – IT-Lösungen, die an der Technikabteilung vorbei von Mitarbeitern selbst auf ihren Arbeitsplätzen installiert werden. Wem egal sein kann, wo seine Dokumente gespeichert liegen, greift auf den dodeleinfachen Speicher zurück. In der Basisversion stehen 2 GB Speicherplatz frei zu Verfügung, in kostenpflichtigen Varianten gibt es ein Upgrade auf 1 TB und mehr. Für Arbeitsgruppen und größeren Bedarf kann der praktische zentrale Speicherplatz – meist als Ordner auf dem Desktop –, auf den von vielen Geräten aus zugegriffen werden kann, fast grenzenlos erweitert werden.
www.dropbox.com

Slack
Wenn ein Team ein Projekt startet, wenn neue Mitarbeiter eingestellt werden, ein Code implementiert oder ein Vertrag geprüft wird – sprich, mehrere Menschen an einem Strang ziehen sollen, dann ist Slack genau richtig für die Anwendung in Unternehmen. In dem Collaboration-Tool werden Informationen und Kommunikation zusammengeführt, um die Arbeit zu erleichtern. Seit der Gründung 2014 durch den Flickr-Erfinder Stewart Butterfield hat sich Slack zu eine der wachstumsstärksten Business-Anwendungen entwickelt. Ein eigenes App-Verzeichnis bietet Zugriff auf tausende Features, die den Funktionsumfang der Plattform erweitern. Für kleine Teams ist Slack bis zu einer Obergrenze von 10.000 Nachrichten kostenlos.
www.slack.com

Trello
Die onlinebasierte Projektmanagement-Lösung Trello beglückt seit 2011 bis dato mehr als 19 Millionen Benutzer. Grundfunktionen wie das Erstellen eines »Boards« und die gemeinsame Bearbeitung mit anderen Usern sind kostenfrei. Mit der App lassen sich sowohl Teamarbeit als auch Projekte bis ins kleinste Detail tracken. Trello hat gar den Anspruch, Dokumentation und Management im Arbeitsalltag zu etwas Erfreulichen zu wandeln. Helfen können dabei Listen, Karten und Labels, die flexibel an Personen und Aufgaben geknüpft und verschoben werden.
www.trello.com

OneNote
Der Klassiker von Microsoft für Notizen, Listen und Dokumentation ist das wohl am meisten unterschätzte Arbeitswerkzeug in der IT. Die App wird mit Microsoft Office und Windows mitgeliefert, wird aber trotzdem nur von Eingefleischten genutzt. Der Grund ist einfach das fehlende Wissen über die Bandbreite dieses vielseitigen, elektronischen Notizbuchs, das selbstverständlich auch von unterschiedlichen Geräten aus genutzt werden kann. Was darin abgelegt werden kann: Text, Bilder, Filme, Tabellen, Handschriftliches und Gezeichnetes, Ausschnitte von Websites inklusive automatischer Hinterlegung der Webadresse. Und vieles mehr. Auch online.
www.microsoft.com