Sind Zusammenarbeitstools das Zauberelixier für mehr Produktivität?

Was bei der Einführung von Collaboration-Lösungen beachtet werden sollte. Julia Fischer von HMP Unternehmensberatung gibt dazu Tipps in dieser Ausgabe der Kolumne »Neue Welt des Arbeitens«.

Ein Kommentar von Julia Fischer, NWOW-Expertin, HMP.

Viele erwarten von Collaboration Tools wie Slack, Skype und Co, dass allein die technische Implementierung zu immensen Verbesserungen der Zusammenarbeit und Steigerung der Produktivität führt. Um diese Potenziale auszuschöpfen sind jedoch organisatorische Maßnahmen, welche die Umsetzung begleiten, essentiell. »Wenn Sie Social Collaboration Tools einsetzen, steigern Sie Ihre Produktivität erheblich.« »Mit Unified Communication verbessert sich die Zusammenarbeit innerhalb und zwischen Teams sehr stark.«

Wir alle haben diese oder ähnliche Sätze bereits gelesen oder gehört. Viele Unternehmen setzen einzelne, die meisten jedoch eine Kombination der Tools ein, in der Hoffnung, die Potenziale zu heben, die damit einhergehen sollen.

Doch stimmt das nun? Machen diese Tools alles besser? Beeinflussen sie die Produktivität und Zusammenarbeit positiv? Ich würde sagen: Ja, aber…

Moderne Kommunikationstools haben im Privatleben schon lange Einzug gehalten. Die meisten von uns sind bei einem Social-Media-Dienst wie Facebook, Instagram oder Twitter angemeldet, nutzen Whatsapp oder Facetime. Also ist es nur ein logischer Schritt für Unternehmen, ihren Mitarbeitern auch im Job moderne Tools für Kommunikation und Zusammenarbeit anzubieten.
So kommt es, dass vielen MitarbeiterInnen eine Vielzahl an Kommunikationstools zur Verfügung steht (zum Beispiel Festnetztelefon plus Smartphone plus Skype zum Chatten, Videotelefonieren).

Jetzt stellt sich für viele die Frage, wofür brauche ich eigentlich welches Tool? Wenn ich eine einfache Frage an einen Kollegen habe, wie stelle ich meine Frage? Chat? Anruf aufs Mobiltelefon? Oder doch lieber Festnetz? Diese Vielfalt an Tools führt in vielen Unternehmen zu Verwirrung, Frustration und mangelnder Akzeptanz.

Wie kann man das vermeiden?

Bevor man Tools einführt, sollte man zuerst überlegen, welche Anforderungen haben die MitarbeiterInnen überhaupt? Wie wollen wir kommunizieren? Wenn man dann eine mögliche Lösung für die Herausforderungen gefunden hat, sollte man in einer kleinen Pilotgruppe den Einsatz des Tools testen: Kann es das, was ich erwartet habe? Gibt es Situationen, in denen ich es brauchen kann? Was sind die Anwendungsfälle, in denen ich es am besten benutzen kann?

Es müssen Spielregeln her, die klären, wie und wofür die Tools eingesetzt werden sollen und somit die Zusammenarbeit regeln. Hierbei handelt es sich nicht um formelle Arbeitsanleitungen oder gar Betriebsvereinbarungen, sondern vielmehr um eine Sammlung an Regeln, die Erwartungen und Rahmenbedingungen klarstellen. Diese Spielregeln können unterschiedlich ausgeprägt sein, von sehr detailliert und streng bis eher oberflächlich. Typische Themenbereiche dafür sind: Erreichbarkeit; Benimmregeln beziehungsweise ein Tool-Knigge.

Wichtig ist: Die Produktivität kommt jedenfalls aus den Mitarbeitern, aber mit Tools und Arbeitsplatzgestaltungen kann man Rahmenbedingungen schaffen, die diese Produktivität fördern. Also ja: Wenn man die die richtigen Maßnahmen ergreift, dann können Produktivität und Zusammenarbeit verbessert werden.

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