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Hebel für das papierreduzierte Büro: Martin Ferger, Leiter Dokumentenlogistik Österreichische Post AG, erklärt den neuen Business-Service »Post Cloud Enterprise«.

Report: Sie bieten Unternehmen die Produktlösung »Post Cloud Enterprise« an. Was beinhaltet die Lösung genau?

Martin Ferger: Geschäftsrelevante Dokumente wie Rechnungen, Verträge oder Projektakten werden über ein Dokumentenmanagement-System (DMS) verwaltet, gespeichert und bearbeitet. Die DMS-Software wird in einem gesicherten, externen Rechenzentrum in Österreich betrieben und über das Internet, per Cloud-Lösung, zur Verfügung gestellt. Die technische Umsetzung gestalten wir gemeinsam mit unserem Technologiepartner Fabasoft.

Die Österreichische Post verfügt über exzellente Erfahrung in der physischen Logistik von Dokumenten. Dieses Know-how lassen wir nun auch in unsere digitalen Business-Lösungen miteinfließen. Durch den Abbau von Medienbrüchen und die verzögerungsfreie interne Zustellung steigern wir die Effizienz und senken die Kosten in der Dokumentenverarbeitung. Einerseits beginnend bei der Eingangspostbearbeitung, andererseits auch am Ende des Prozesses beim Outputmanagement. Durch den erleichterten Zugriff auf Informationen werden Leerzeiten deutlich verringert.

Last but not least: Das Produkt bietet Transparenz und Nachvollziehbarkeit in allen abgebildeten Geschäftsfällen. Das heißt, alle Daten werden absolut compliant und revisionssicher abgelegt und weiterverarbeitet.


Report: Für welche Unternehmen ist die Nutzung geeignet?

Ferger: Mit dem Preismodell der Lösung Post Cloud Enterprise wenden wir uns auch an kleine und mittlere Unternehmen. Das Produkt lässt sich rasch und kos­tengünstig implementieren. Wir wollen so auch KMU einen leistbaren Einstieg in die digitale Welt ermöglichen. Unabhängig davon, welche branchenspezifischen Lösungen im Detail benötigt werden, bieten wir unseren Kunden eine umfassende Beratung und passen die Lösungen individuell an ihre Bedürfnisse an. Dazu erhalten sie Zusatzleistungen und Services aus einer Hand. Mit all der Stabilität und Sicherheit, die ein verlässlicher und renommierter Partner wie die Post bieten kann.


Report: Können Sie ein konkretes Beispiel mit einem Kunden beschreiben – welche Vorteile sind für diesen Kunden daraus entstanden?

Ferger: Wir haben zum Beispiel bei der Splashline Travel und Event GmbH, dem größten Eventreiseveranstalter Österreichs, unsere Lösung Post Cloud Enterprise im Einsatz. Bisher wurden bei Splashline Buchungsdaten manuell in Aktenordnern abgelegt, das hat für meterlange Regale voller Ordner und natürlich für viel Papier gesorgt. Buchungsdaten mussten auf Nachfrage erst mühsam gesucht und dann übermittelt werden, ein unglaublicher Aufwand. Heute werden alle buchungsrelevanten Daten in der Post Cloud Enterprise gespeichert. Alle Mitarbeiter haben nun via Volltext- und Metadatensuche schnell und einfach Zugriff auf relevante Informationen, egal ob über PC, Laptop, Tablet oder Smartphone. Und das immer und überall, unabhängig vom Standort oder von Bürozeiten. Gerade für einen Eventreiseveranstalter, der seine Reiseteilnehmer vor Ort betreuen muss, ein enormer Effizienzgewinn.

Ein interessanter Nebeneffekt: Viele Mitarbeiter der Splashline gehören zur Generation der Digital Natives, denen man auf ihrem Arbeitsplatz auch moderne Tools zur Verfügung stellen muss, um ein attraktiver Arbeitgeber zu bleiben. Die Post Cloud Enterprise bietet so ein digitales Arbeitstool. Unsere DMS-Lösung unterstützt damit auch den Wandel zu einer digitalen Unternehmenskultur.

Hintergrund

Mail Solutions
Das Geschäftsfeld Mail Solutions der Österreichischen Post AG ist ein Anbieter für physische Postdienstleistungen und digitale Lösungen im B2B-Bereich. Darunter fallen Inputmanagement (für die Erfassung, den Import und die Integration von Schriftstücken im Inputprozess des Unternehmens), Dokumentenlogistik (für die Bearbeitung, Verteilung und Archivierung der physischen und digitalen Geschäftsdokumente und den Betrieb von Poststellen) sowie Outputmanagement (für die Datenaufbereitung, den Druck und den dualen Versand).
Dokumentenlogistik

Dokumentenlogistik
Mit den Leistungen der Dokumentenlogistik unterstützt die Österreichische Post bei der Bearbeitung und Verbindung von physischen und digitalen Dokumenten. Vom Outsourcing von Poststellen über Zusatzleistungen wie die Zuführung und Abholung der Geschäftspost, Transportorganisation und Overnight-Logistik bis hin zum Aufbau eines Dokumentenmanagement-Systems werden Kunden auf dem Weg in die Digitalisierung begleitet.