In Österreich stehen 4.487 Freiwillige Feuerwehren mit rund 341.000 Mitgliedern für den Einsatz im Notfall bereit. Sie sorgen für Sicherheit - reibungslose Abläufe und effiziente Kommunikation stehen dabei im Mittelpunkt. Der Oberösterreichische Landesfeuerwehrverband (Oö. LFV) setzt dazu auf Microsoft Teams, unterstützt von ACP IT Solutions.

Der Ausbruch von Covid-19 stellte die Feuerwehr vor völlig neue Herausforderungen. Das Pilotprojekt in Schärding wurde dadurch zum Paradebeispiel, was möglich ist, wenn alle an einem Strang ziehen. Im Rahmen ihrer Digitalisierungsmaßnahmen hat der Oö. LFV sich in Abstimmung mit seinem langjährigen IT-Partner ACP IT Solutions GmbH für Microsoft Teams entschieden. Ausschlaggebend dafür war die unkomplizierte Implementierung. „Die Mitglieder und MitarbeiterInnen unserer Organisation haben sehr unterschiedliche IT-Kenntnisse, was unter anderem auf die verschiedenen Berufsfelder zurückzuführen ist“ so Markus Voglhuber, Leiter des Geschäftsbereichs Verbandsorganisation im Oö. LFV über die Voraussetzungen. „Die Vorerfahrung mit den Office-Produkten von Microsoft, die bei vielen vorhanden ist, erleichterte aber auf jeden Fall die Umsetzung.“

Als Pilotprojekt wurde Microsoft Teams im oberösterreichischen Bezirk Schärding eingeführt. Federführend dabei war Martin Pils als Hauptamtswalter für Funk-Lotsen- und Nachrichtenwesen. Derzeit ist er als Kommunikationsoffizier im Katastrophenabwehrstab des Bezirks tätig. Er ist hauptberuflich als Solution Architect bei ACP IT Solutions GmbH in Oberösterreich tätig und verfügt dadurch über das nötige Know-How für eine effiziente Umsetzung. Im Zusammenspiel mit seinen motivierten Kameradinnen und Kameraden bei den Funkern des Bezirks Schärding wurde der Einführungsprozess in die Wege geleitet. Ziel war es, Microsoft Teams im Einsatz zu evaluieren und die Kommunikation rund um die Einführung des neuen Digitalfunk zu implementieren. Die Kenntnisse, die in Schärding gewonnen wurden, sollten anschließend auf Landesebene genutzt werden.

Gewohnte Abläufe neu erfinden
Dann kam Corona. Durch den Ausbruch von Covid-19 standen die Einsatzleitungen und gebietsübergreifenden Katastrophenschutzeinheiten schlagartig vor einer vollkommen neuen Situation. Die üblichen Stabssitzungen waren nicht mehr möglich. Die gewohnten Abläufe und Werkzeuge, wie das Einrichten einer Stabstelle als Treffpunkt, Lagepläne sowie die physische Abwicklung der Kommunikation, konnten nicht mehr angewendet werden. Es stellte sich die Frage, wie kann effizient gearbeitet werden, sodass trotz räumlicher Trennung und Ausgangsbeschränkungen jede und jeder etwas beitragen kann.

Die Vorbereitungen von Microsoft Teams als neue Plattform waren im Rahmen des Pilotprojektes soweit abgeschlossen, jetzt galt es den gewohnten Stabsbetrieb so schnell wie möglich virtuell abzubilden. Kurz gesagt, es mussten knapp 50 Personen mit unterschiedlichem, technischem Vorwissen in wenigen Tagen an Bord geholt werden. Etwaige Sorgen, dass die durch die Ausnahmesituation bedingte überraschende Nutzung von Microsoft Teams auf breiter Ebene schwierig werden könnte, haben sich schnell als unbegründet erwiesen. Die übliche Schulterschluss-Mentalität und grundlegende Motivation der Freiwilligen Feuerwehr machte den Wechsel in die virtuelle Welt einfacher als gedacht.

Statt wie gewohnt nach üblicher Vorgehensweise zur Sitzung zu gehen, hieß es von zu Hause aus virtuell teilzunehmen. Obwohl erste Informationen zum neuen Ablauf erst am Freitag versendet wurden, haben sich zur ersten Videokonferenz bereits 80 Prozent des Stabes zugeschaltet. Manche zu Beginn nur per Audio, da der lokale Fachhandel von dem Ansturm auf Webcams überrascht wurde und diese schnell ausverkauft waren. Dank der taktischen Aufbereitung, Leitfäden und erklärenden Unterlagen, konnte die Einschulung schrittweise erfolgen – ohne auf das erforderliche Tempo aufgrund der Ausnahmesituation zu verzichten.

Homeoffice der anderen Art
An den Stabssitzungen, die im Rahmen der aktuellen Katastrophenlage nun jeden Abend virtuell stattfinden, sind zwischen 30 und 50 Personen eingewählt. Üblicherweise sind die Führungsebene, der Katastropheneinsatzstab oder beispielsweise der Feuerwehrmedizinische Dienst stets bei den Sitzungen vor Ort. Dadurch, dass die Sitzung jetzt digital stattfindet und keine Anreise mehr nötig ist, hat sich die Anzahl der anwesenden Mitglieder vergrößert. Der positive Effekt: Die Anzahl der Einsatzkräfte, die zur selben Zeit am gleichen Wissenstand sind, hat sich erhöht.

Um die gewohnte Effizienz bei der Einsatzarbeit zu sichern, waren neue Kommunikationsrichtlinien wichtig. Klare Strukturen während der virtuellen Sitzung sind das Um und Auf: Wenn einer das Wort hat, schalten alle anderen ihre Mikrofone auf stumm. Power Point Vorträge werden direkt auf dem Bildschirm geteilt, die Sitzung wird zum Nachhören aufgenommen, das manuelle Protokoll fällt weg, um nur ein paar weitere Vorteile der virtuellen Umsetzung zu nennen.

Die Steuerung von Benachrichtigungen ist ebenfalls ein entscheidender Faktor. Durch die Nutzung von Kanälen als zentrale Poststelle ist der Informationsfluss gesichert. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Meldesammelstelle verlinken die jeweiligen Mitglieder, um sie zu benachrichtigen. Diese bestätigen den Erhalt wiederum durch ein „Gefällt mir“.

Kameradschaft aus der Ferne
Bereits nach ein paar Tagen waren nahezu alle per Video verbunden. Die Möglichkeit sich zu sehen, wurde als großer Vorteil wahrgenommen. So wurde das soziale Miteinander in Zeiten von Social-Distancing aufgefangen. Informationsverlust und Zeitverzögerungen konnten verhindert und gleichzeitig die Kameradschaft innerhalb der Feuerwehr aufrecht gehalten werden. Vor allem bei bezirks-übergreifender Kommunikation profitieren alle davon, ein Gesicht zum Namen zu bekommen.

Unterstützt durch das Landes-Feuerwehrkommando OÖ und der oberösterreichischen Niederlassung von ACP IT Solutions GmbH konnte die dafür notwendige Infrastruktur rasch hergestellt werden. Microsoft als starker Partner an der Seite bewährte sich mit seiner Cloud Plattform, die in der Lage ist, entsprechend zu skalieren und gleichzeitig Datensicherheit zu garantieren. Die Feuerwehr muss sich schließlich darauf verlassen können, dass die Kommunikation zu jedem gegebenen Zeitpunkt funktioniert.

„Wir setzen bei vielen unserer Kunden Microsoft Technologien im Bereich Kollaboration und Kommunikation ein“, so Martin Nemeth, Geschäftsführer ACP IT Solutions GmbH in Oberösterreich. „Mit Microsoft Teams und Office 365 realisieren wir Lösungen, mit deren Hilfe die Feuerwehren in Oberösterreich in Echtzeit zusammenarbeiten können. Im Büro, daheim im Wohnzimmer, im Kommandowagen oder direkt am Brandherd. Im Alltag und in der Krise. Auch dann, wenn’s brenzlig wird.“

Die bereits vorangeschrittene Digitalisierung der Kommunikation innerhalb der Feuerwehr war ausschlaggebend für die rasche Umsetzung in der Krise. Die Kombination aus einfacher Handhabung, strukturierter Umsetzung der technischen Rahmenbedingungen sowie motivierten Nutzern hat Früchte getragen. Die gewonnenen Erfahrungen und der, bereits in der Praxis erlebte, Mehrwert werden auch die Corona-Krise überstehen und fixer Bestandteil der zukünftigen Kommunikation sein.