Ein Museum braucht Besucher, daher braucht es personenbezogene Daten für Marketing und Kundenbindung. In Graz setzt man dazu auf die Lösung Intervalid aus Österreich.

Mit rund 4,7 Millionen Sammlungsobjekten aus Wissenschaft, Kunst und Kultur gilt das Universalmuseum Joanneum als das größte seiner Art in Mitteleuropa. Insgesamt werden 15 Standorte in der Steiermark betreut; die bekanntesten Häuser sind das Kunsthaus Graz, gleichzeitig architektonisches Wahrzeichen der Landeshauptstadt, das Schloss Eggenberg und das Peter Rosegger Geburtshaus in Alpl. Rund 40 Ausstellungen finden pro Jahr statt, die Themen reichen von der Urgeschichte bis zur modernen Kunst.

Jedes Jahr gibt es zahlreiche neue Veranstaltungen, für die die Besucher zugestimmt haben, dass sie darüber informiert werden möchten. Daher führt das Universalmuseum Joanneum eine umfangreiche Adressdatenbank mit Newsletter-Versand. Die IT-Abteilung verwaltet Daten von Jahreskartenbesitzern, Kinderbetreuungswochen, Aussendungen und Gewinnspiele. Mit seinem siebenköpfigen Team betreut IT-Leiter Bernd Dörling je nach Saison 400 bis 450 Mitarbeiter, 500 PCs mit Office- und Multimedia-Anwendungen, sowie 400 Telefone, zum Großteil Smartphones. Dazu kommen der multimediale Ausstellungsaufbau und zahlreiche EU-Projekte.

Bei einer Veranstaltung lernte Bernd Dörling die Datenschutzmanagement-Lösung von Intervalid kennen, bei der anschließenden Präsentation im Universalmuseum Joanneum konnte er die Funktionen im Detail bewerten: »Vor allem überzeugt hat mich das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, das ich als dringenden Bedarf klassifiziert hatte. Intervalid hat Muster zu Anwendungen wie CRM oder Buchhaltung. Ich schätze auch die Architektur als SaaS-Lösung, so kann man von überall darauf zugreifen und muss nichts auf einem PC installieren. Der dritte Vorteil ist die Einfachheit, Intervalid macht genau das, was es soll: einfache und klare Prozesse für die DSGVO.« So werden in Intervalid automatisch Auswahlfelder vorgeschlagen, die nur ausgewählt werden müssen, zum Beispiel an wen die Daten übermittelt werden: interne Mitarbeiter, externe Firmen, Krankenkassa oder Finanzamt. Mit der Exportfunktion in Intervalid konnten auch viele Informationen einfach übernommen werden, das ersparte manuelles Erfassen.
Ein weiterer Vorteil sind die Workflows, mit denen Mitarbeiter benachrichtigt werden können, etwa: »Welche weiteren personenbezogene Excellisten habt ihr im Einsatz?«

Hilfreich waren auch die im System hinterlegten Vorschläge bei den Löschfristen. Das Recht auf Auskunft oder Löschung kann jetzt vom System unterstützt und dokumentiert gesetzeskonform erledigt werden. Auch für künftige Änderungen ist vorgesorgt, denn das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ist natürlich ein lebendes System: »Wenn zwei neue Felder in der Personal-Datenbank dazukommen, so kann ich die einfach in der Liste dazufügen. Umgekehrt kann ich sie genauso einfach markieren und löschen«, ergänzt Dörling.