Die Digitalisierungswelle wurde mit Scannen und Kopieren bereits vor gut 70 Jahren eingeleitet. Heute sind reine Drucklösungen einem ausgeklügelten Outputmanagement gewichen. ­Beispiele aus der Praxis: Wie der Dokumentenlauf und die Gerätepools in Unternehmen effizient und sicher werden.

Anbieter: OKI

Projekt: Drucken mit Konzept

Wer ist der Kunde?

Der Baustoffhändler Quester ist ein Unternehmen der
irischen CRH-Gruppe. IT-Manager Michael Janisch betreut mit seinem Team Infrastruktur und Systeme an 23 Standorten für österreichweit 560 Beschäftigte.

Was wurde umgesetzt und implementiert?

OKI konnte mit neuen Druck- und Multifunktionsmodellen in einer Managed Print Service (MPS)-Lösung zum zweiten Mal in Folge bei dem Enterprise-Kunden überzeugen. Während man fünf Jahre zuvor auf Vereinheitlichung der Verträge und Service-Level-Agreements fokussiert war, rückten 2016 neue Anforderungen auf den Plan: mehr Effizienz, weitere Kostenreduktion und Feinjustierung der Prozesse. Im neuen Druckkonzept war es wichtig, möglichst wenige unterschiedliche Modelltypen, einheitliche Benutzerinterfaces und geringstmöglichen Erklärungsaufwand zu haben. Gemeinsam mit dem OKI-Betreuer wurde erwogen, welche Funktionen pro Standort und Abteilung nötigt sind – ob Farbdruck, Fax, Scanner oder A3-Format gefordert sind. In der Ausgangsaufstellung sollte die Geräteanzahl tendenziell mit reduzierten Stückzahlen auskommen: »Wir können jederzeit Geräte erweitern, sollten sich doch Engpässe auftun«, verrät CIO Michael Janisch.

Wie sieht das Ergebnis aus?

Insgesamt 247 Drucksysteme hat OKI für Quester in einem Gesamtkonzept empfohlen. Zwar blieb die Modellanzahl mit sechs Gerätetypen unverändert, aber die Druckkosten konnten dennoch um weitere 6 % reduziert werden. Mit leistungsstarken Mono-Druckern werden vor allem Lieferscheine und Kassenbelege gedruckt – 95 % des Gesamtvolumens. Darüber hinaus werden 69 Farbdrucker und Multifunktionsgeräte von Marketing und Vertrieb für Plakate, Broschüren und POS-Materialien verwendet. Mit einem Tool zur Druckkostenkontrolle werden Print-Jobs nach Kostenstellen zugeordnet. Verbrauchsmaterial wird automatisiert bestellt. »Ein absolutes K.-o.-Kriterium war für mich der Rollout ohne Ausfallzeiten. OKI hat uns einen fließenden Übergang ohne jegliches Risiko ermöglicht«, erklärt Janisch.

Anbieter: Konica Minolta

Projekt: Sicheres Drucken umgesetzt

Wer ist der Kunde?

Fischer Sports, gegründet 1924, ist Anbieter für den alpinen und nordischen Skisport und einer der weltweit größten Skihersteller. Das Unternehmen beschäftigt rund 1.800 Mitarbeiter bei einem Umsatz von knapp 160 Millionen Euro im Geschäftsjahr 2014/15.

Was wurde umgesetzt und implementiert?

Die Österreichorganisation von Fischer Sports hat im Vorjahr ihre gesamte Druckerinfrastruktur erneuert, welche vielfältige Aufgaben von der Administration über das Marketing bis zur Produktion und Logistik übernimmt. Konica Minolta konnte mit einer maßgeschneiderten Optimized-Print-Services-Lösung zur Umsetzung einer »Clear Desk Policy« überzeugen. »Bei Fischer Sports werden sehr viele vertrauliche Informationen aufbereitet und verarbeitet«, betont der Leiter IT-Infrastruktur Reinhard Windhager. Deshalb wurde jeder der über 60 Drucker von Konica Minolta mit der Follow-Me-Printing-Funktion ausgestattet. Die Folge: Kein Ausdruck liegt mehr unbeaufsichtigt in der Auslage oder wird vergessen.

Wie sieht das Ergebnis aus?

Wenn ein Druckauftrag gestartet wird, wird er auf einem Print-Server zwischengespeichert und kann dann an jedem beliebigen Drucker abgerufen werden. Dazu wird einfach ein Schlüssel auf das Display des Druckers gelegt und dadurch wird der Druck ausgelöst. Ein umfassendes Servicekonzept des Anbieters entlastet die IT-Abteilung von Routineaufgaben. Ein zentrales Druckmanagement erfasst Zählerstände, setzt Tonerbestellungen ab und meldet anfallende Störungen. Weiters war für Windhager die Integration einer Scan-Funktion bis zum Format A3 wichtig, »um so Papierdokumente zu digitalisieren, zu verschicken und sie gleichzeitig in durchsuchbare PDFs überzuführen – es sind die ersten Schritte in Richtung Dokumentenmanagement«. Geplant ist nun, das Konzept auf Standorte in weiteren Ländern auszuweiten.n

Anbieter: Brother

Projekt: Assessment für Einsparungen

Wer ist der Kunde?

Der Deutsche Handballbund (DHB) hat aktuell etwa 803.000 Mitglieder, die in rund 4.500 Vereinen sportlich engagiert sind. 50 Mitarbeiter sowie 24 Drucker und Multifunktionsgeräte erledigen von der Zentrale in Dortmund aus die zahlreichen Verbandsaufgaben.

Was wurde umgesetzt und implementiert?

Das Bild ähnelt sich in vielen Firmen, Verbänden und Verwaltungen: Bei Bedarf werden Drucker und Multifunktionsgeräte gekauft. Verbrauchsmaterial sammelt sich im Schrank, auch weil es einige Geräte gar nicht mehr gibt. Der Geschäftsführung, Einkaufs- und IT-Abteilung fehlt der Überblick, was die Druckinfrastruktur kostet.

Brother führte im Rahmen einer Partnerschaft beim DHB ein sogenanntes »Balanced Deployment Assessment« durch. Bewaffnet mit einem Tablet gingen zwei Berater gemeinsam mit einer Verwaltungsmitarbeiterin auf Streifzug durchs Haus. Dabei wurde mittels einer Software jeder Drucker nummeriert und dessen Standort erfasst, um einen exakten Lageplan zu erstellen. Von jedem Gerät wurde der aktuelle Output abgelesen oder mittels Software abgefragt. Sofern gewünscht, wurden anwesende Mitarbeiter kurz zur Nutzung »ihres« Druckers befragt, um ein schärferes Bild zu erhalten.

Wie sieht das Ergebnis aus?

Der Deutsche Handballbund muss keine Seite weniger drucken – trotzdem kann er Druckkosten sparen und den Verwaltungsaufwand reduzieren. Bei der Untersuchung wurde deutlich, dass unnötig viele unterschiedliche Modelle im Einsatz waren. Das erhöhte den Aufwand für die IT-Abteilung und den Einkauf. Auch für die Mitarbeiter war es schwer, mit mehreren unterschiedlichen Modellen routiniert zu arbeiten. Eine Kosten-Nutzen-Analyse ergab: Bei einem gleichbleibenden, monatlichen Output wäre es problemlos möglich, pro ausgedruckter Farbseite die Kosten um 70 % zu reduzieren. Bei S/W-Seiten reduzieren sich die Kosten sogar um 80 %. Fazit: Pro Monat ließe sich unter dem Strich ein vierstelliger Betrag einsparen. »Diese Kostenersparnis wollen wir so schnell wie möglich realisieren«, heißt es nun beim DHB.