Ein ERP-Projekt, das sich über Jahre zieht, ist der Schrecken jedes IT-Verantwortlichen. Vor allem im Mittelstand, wo die Decke der IT-Ressourcen besonders dünn ist. Neue Ansätze auf der Basis von Prototypen für End-2-End-Prozesse können den Unternehmen die Angst vor einem Mammutprojekt nehmen. Was sich genau hinter dieser Methode verbirgt, in welchen Fällen sie sich eignet und wann nicht, erklärt der ERP-Hersteller proALPHA.

Zeit ist Geld: Dieser über 200 Jahre alte Ratschlag Benjamin Franklins an junge Kaufleute gilt nach wie vor. Insbesondere Mittelständler versuchen daher, die Implementierung von ERP-Systemen zu verkürzen. Ein möglicher Ansatz einen ERP-Launch zu beschleunigen ist das Prototyping.

Mit Modellen schneller ans Ziel
Bei diesem Verfahren kommen zwei wesentliche Bausteine zum Tragen: Der erste ist ein auf Templates basierendes Prozessdesign, das auf End-2-End-Prozessen basiert. Dabei werden Branchenunterschiede nicht unter den Teppich gekehrt – im Gegenteil. Denn der Großhandel agiert völlig anders als der Maschinen- und Anlagenbau oder ein Hightech- und Elektronikfertiger. Zweiter Kernbaustein der Methode ist die Arbeit mit vorbereiteten Prototypen für die Prozesse. Sie verfügen bereits über wesentliche Parametrisierungen sowie Hilfs- und Stammdaten. Auch einige Formulare sind schon vorkonfiguriert. Ein Import von Referenzstammdaten des jeweiligen Unternehmens macht dann schon den ersten Prototypen relevant und praktisch erlebbar.

Die Vorteile dieses Verfahrens sind vielfältig:

1. Alles aus einem Guss gestalten
Die gesamte Projektarbeit basiert auf einer umfassenden Vorlage. Diese garantiert eine einheitliche und durchgängige Konzeption. Denn es ist nicht nur wichtig, dass eine ERP-Lösung über bestimmte Funktionalitäten verfügt. Die Berater sollten auch modellhafte Branchen- und Standardprozesse im Gepäck haben. Wer sich aus so einer Bibliothek bedient, stellt sicher, dass kein wesentlicher Ablauf übersehen und vergessen wird.

2. Bewährte Modelle nutzen
Die Orientierung an „marktüblichen Prozessen“ bietet ferner die Chance, schneller und mit hoher Qualität zu implementieren – gerade auch an den Stellen, wo es um branchenspezifische Abläufe geht. Schließlich muss man das Rad nicht immer neu erfinden.

3. An entscheidenden Punkten differenzieren
Auf Erfahrungswerten basierende Prozesslandkarten ermöglichen außerdem, die Alleinstellungsmerkmale eines Unternehmens schneller aufzuspüren. Programmanpassungen werden damit aufs Wesentliche beschränkt. Das Unternehmen differenziert sich so an den entscheidenden, wettbewerbsrelevanten Stellen und investiert dort in die nötigen Anpassungen.

4. Sparsamer Einsatz von Ressourcen
Durch die Methode des Prototyping entfällt die in klassischen Projekten übliche Designphase. Hochqualifizierte Key User müssen nicht viele Stunden mit Prozess- und Anforderungsdesign verbringen. Dadurch verkürzt sich zum einem die Projektlaufzeit. Zum anderen schont das Prototyping viele, wertvolle Ressourcen.

5. Wissensvermittlung vereinfachen
Templates liefern noch einen weiteren Vorteil: Das Prozess- und Applikations-Know-how wird so leichter und schneller transportiert. Auch das trägt zu einer verkürzten Implementierung bei.

6. Dokumentationszeiten verkürzen
Vor- und Nachbereitungszeiten lassen sich durch umfangreiche Vorlagen und die Nutzung eines Prozessdesigners deutlich verringern. Nicht nur, weil sich darin kleinere Anpassungen und deren Auswirkungen sofort visualisieren und verstehen lassen. Ein zusätzliches Plus: Der Export der definierten Abläufe legt die Grundlage für eine Verfahrensdokumentation.

7. Projektrisiken minimieren
Damit ein Projekt weder von den Kosten her noch zeitlich aus dem Ruder läuft: Ein Statement of Work muss den Umfang jedes Prototyps klar definieren. Die Präsentationen der aufeinander folgenden Prototypen bilden dann die Meilensteine des Projekts. Zwischen den Präsentationen bespricht das Projektteam Geschäfts-, Teil- und Hilfsprozesse im Prozessdesigner, beschreibt sie und legt im ERP-System die prozessrelevanten Stammdaten an. Die Projektarbeit und ihre Ergebnisse werden so viel schneller transparent und sind näher an der Realität.

Trotz aller Vorteile: Eine „eierlegende Wollmilchsau“ ist das Prototyping nicht. Denn in Unternehmen, deren Abläufe stark vom Üblichen abweichen, hilft diese Methode nicht weiter. In solchen Betrieben bestimmt eine fundierte Designphase über den ERP-Projekterfolg. Für alle anderen Unternehmen lohnt sich der Weg über Best Practices und Prototyping, vor allem, wenn es sich bei den Prototypen um End-2-End-Prozesse handelt: Sowohl die Migration auf ein neues ERP-System als auch das Upgrade auf eine höhere Version gelingen damit in deutlich kürzerer Zeit.