Mehr Funktionalität bei weniger Kosten verspricht sich die Universität Wien von einem neuen Kommunikationssystem von Siemens Enterprise Communications. Umgesetzt wird das Projekt vom Zentralen Informatikdienst (ZID) der Universität Wien. Die Umstellung auf Voice-over-IP legt den Grundstein für eine umfassende Unified-Communications-Lösung für die rund 9.400 Mitarbeiter der Uni. Diese ermöglicht vollen Zugriff und Steuerung der Kommunikation – sowohl vom festen, als auch vom mobilen Arbeitsplatz aus.

Smartphones haben es vorgemacht und gezeigt, wie Telekommunikation und Informationstechnologie ineinander übergehen. Auch die Erwartungshaltung der Benutzer hat sich dahingehend verändert. Vor diesem Hintergrund und jenem der inzwischen hohen Kosten für den Betrieb der alten Telefonanlage hat der Zentrale Informatikdienst der Universität Wien im November 2010 im Rahmen des Projekts u:phone mittels einer öffentlichen Ausschreibung nach einer neuen zeitgemäßen Kommunikationslösung für die rund 9.400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universität Wien gesucht und im August 2011 bei Siemens Enterprise Communications auch gefunden. Die Mitarbeiter erhalten nicht nur ein neues Telefon, sondern auch die Möglichkeit, den Anschluss via Applikation vom PC oder Smartphone aus zu steuern. E-Mail, Fax, Instant Messaging und Mailboxen werden in einem System vereint. Zusätzlich unterstützt eine flächendeckend verfügbare Web-Collaboration- und Videokonferenzlösung das schnelle und einfache Zusammenarbeiten über das Internet. Die Zusammenarbeit mit Siemens Enterprise Communications stellt zudem sicher, dass es durch Synergien für die Universität zu nachhaltigen Kostenersparnissen kommt.
Die zentralen Komponenten wie etwa Server des Kommunikationssystems werden an zwei Standorten installiert, um die Ausfallsicherheit zu gewährleisten. Momentan werden die technischen Spezialisten des ZID auf den entsprechenden Systemen geschult. Der Aufbau der Pilotinstallation ist indes fertiggestellt. Der komplette Rollout für alle Mitarbeiter wird in etwa 36 Monaten abgeschlossen sein.

»Unified-Communications-Lösungen bringen die bewährten Tools zur Kommunikation und Kollaboration vom Smartphone auf den Arbeitsplatz und bieten umgekehrt die Möglichkeit, alle diese Funktionalitäten auch von unterwegs mit dem Laptop oder einem Handheld einfach und sicher zu nutzen. Das ermöglicht nicht nur eine schnellere und effizientere Kommunikation, sondern macht auch flexibler. Die Benutzerinnen und Benutzer entscheiden selbst, wann, wie und wo sie kommunizieren«, so Ulf Busch, CIO des ZID.

Grundlage dieser Verschmelzung von Kommunikations- und Informationstechnologie sind server- und softwarebasierte Systeme. Sprachtelefonie wird zur Applikation, die aufgrund des Echtzeitcharakters auch besondere Herausforderungen zu überwinden hat.