Ein Gastkommentar von Josef Jarosch, Geschäftsführer Siemens Enterprise Communications Österreich.

Als Thierry Breton, CEO des französischen IT-Dienstleisters Atos Origin, Anfang Februar 2011 verkündete, dass sein Unternehmen innerhalb der nächsten drei Jahre auf die Verwendung von E-Mails verzichten möchte, klang das noch nach Utopie. Andere Unternehmen, darunter auch Speerspitzen der IT-Industrie wie Intel, ziehen jedoch nach und führen ebenfalls E-Mail-freie Tage ein.

Telefon, E-Mail, Instant-Messaging und Social Media zerreißen Perioden konzentrierten Arbeitens und verschieben Prioritäten. Hinzu kommen Besprechungen und Wegzeiten, die wertvolle Ressourcen in Anspruch nehmen. Das Ergebnis: Die produktive Arbeit verlagert sich in die Nachtstunden oder auf das Wochenende. Im schlimmsten Fall kippt die Work-Life-Balance zum Schaden der Mitarbeiter, ihres sozialen Umfelds und des Unternehmens. Dies zeigt: Information und Kommunikation müssen organisiert werden. Zeitpunkt, Umfang und Priorität entscheiden, welcher Kommunikationskanal optimal ist. Technologiehersteller und -entwickler liefern schon heute Unified-Communications-Lösungen, die es erlauben, den Weg von Information und Kommunikation aktiv zu steuern. Diese Lösungen werden jedoch erst dann wirksam, wenn die Unternehmenskultur auf die neue Arbeitsweise eingeht und Mitarbeiter am Weg durch den Informationsdschungel aktiv begleitet.

Web-Collaboration-Lösungen sind hier ein wichtiger Baustein. Ein hohes Investitionsvolumen ist dank Cloud-Lösungen kein Hindernis mehr und so haben nach einer Studie des Personaldienstleisters Hays 80 % der großen Unternehmen im deutschsprachigen Raum ebensolche Lösungen im Einsatz. Aber nur 30 % nutzen Web Collaboration entsprechend intensiv zur Unterstützung ihrer Wissensarbeit. Das zeigt, wie groß die Kluft zwischen Möglichkeit und Realität ist. Ungenutzte Technologien erzeugen Frustration, verursachen Kosten und werden zur Gelegenheitsspielerei. Der Schlüssel zum Erfolg ist auch hier der Benutzer, der den Mehrwert von Web Collaboration für sich erfahren muss. Dieser erwartet jedoch integrierte und universal einsetzbare Lösungen. Das Smartphone hat es vorgemacht: Auf einem Endgerät lassen sich alle Kommunikationswege verwalten und koordinieren. Web Collaboration ist folglich ein erster Einstieg für Unified Communications, aber erst eine tiefe Integration in die Kommunikationsinfrastruktur und in die Prozesse eines Unternehmens wird einen nachhaltigen Mehrwert für den Benutzer und die Unternehmen bringen.