Als größte humanitäre Non-Profit-Organisation des Landes ist das Österreichische Rote Kreuz auf ein verlässliches Poststellenmanagement angewiesen. Bei der Bearbeitung von Briefen und Paketen sind Gesetze und Dokumentationspflichten zu beachten, etwa das Briefgeheimnis oder die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Mit der digitalen Lösung Mailroom Tracking der Österreichischen Post AG kann das Rote Kreuz seit Herbst 2019 all diese Prozesse transparent dokumentieren und revisionssicher archivieren.

Die innovative Lösung verbindet das effiziente Poststellenmanagement mit innovativen Facility-Management-Dienstleistungen und digitaler Dokumentenlogistik. „Gerade bei Unternehmen und Organisationen, die konkreten Vorgaben unterliegen, ist ein verlässlicher Prozess in der Dokumentation das A und O. Wir freuen uns, dass wir das Rote Kreuz im Facility Management unterstützen können, und sie sich somit auf ihre wichtigen Kernaufgaben fokussieren können“, erklärt Georg Mündl, Leiter des Geschäftsfelds Mail Solutions der Österreichischen Post AG.

Mailroom Tracking ist eine digitale Ergänzung zum physischen Postlauf von Brief- und Paketsendungen in Unternehmen. So können zum Beispiel eingehende Postsendungen wie Einschreiben, RSa, RSb oder Pakete entweder mit einem Scanner oder mobil per App erfasst werden. Sobald die Sendung intern zugewiesen wurde, erhält der Empfänger eine Benachrichtigung. Bei der Übergabe der Sendungen bestätigt der Empfänger den Erhalt der Sendung ebenfalls digital via App oder Mitarbeiterkarte. Damit sind alle Zustellschritte genau erfasst und revisionssicher dokumentiert. Mailroom Tracking der Post funktioniert als moderne Anwendung innerhalb einer zertifizierten Cloud-Umgebung und ist in kürzester Zeit einsetzbar.

„Mit Mailroom Tracking haben wir eine flexible digitale Lösung gefunden, mit der wir jederzeit den Überblick über alle Sendungen behalten. Damit bleiben uns die lange Suche nach nicht auffindbaren Sendungen oder die umständliche Archivierung erspart. In Zukunft möchten wir diese Lösung auch dafür einsetzen, verliehenes Inventar zu verwalten“, erklärt Richard Walzek, Leiter Poststelle und Empfang im Österreichischen Roten Kreuz. In den nächsten Monaten wird die Post beim Roten Kreuz eine weitere Anwendung ausrollen. Mit Item Tracking kann die Ausgabe und der Eingang von verschiedenen Gegenständen digital abgebildet werden. Damit ist eine transparente Kontrolle der Ausleihung und Rückgabe von Gegenständen, wie zum Beispiel Schlüssel oder Erste-Hilfe-Koffer, möglich.