Von der WHO mittlerweile zur Pandemie hochgestuft, wird der Impact des Novel Coronavirus auch in Österreich täglich stärker spürbar. So hat die Bundesregierung Unternehmen dringend empfohlen, soweit möglich ihren Mitarbeitern die Arbeit im Homeoffice zu ermöglichen. Das bedarf allerdings einiger Vorbereitung. Vor allem sollte sichergestellt werden, dass unternehmensweite Sicherheitsmaßnahmen eingehalten werden. Schließlich will sich niemand beim Kampf gegen ein bedrohliches Virus wie Novel Corona einen Computervirus einhandeln, das die Unternehmens-IT lahmlegt. Marco Gschaider, CIO und Prokurist beim Wiener IT-Unternehmen Iphos IT Service, hat einige Tipps für den erfolgreichen Einsatz von Homeoffice-Lösungen zusammengestellt.

1. Privater Computer oder Firmengerät?

In fast jedem Haushalt ist mittlerweile zumindest ein PC oder Notebook mit Internetanschluss vorhanden. Statt diesen sollten allerdings aus Sicherheitsgründen bevorzugt vom Unternehmen zur Verfügung gestellte Hardware verwendet werden. „Zum einen können die vom Unternehmen zur Verfügung gestellten Notebooks mit der passenden Software, die der Mitarbeiter auch im Büro zur Verfügung hat, ausgestattet werden. Kompatibilitätsprobleme werden so von vornherein vermieden. Alle für die Arbeit benötigten Dokumente können problemlos geöffnet und auch in der richtigen Version gespeichert und mit Kollegen geteilt werden“, nimmt Marco Gschaider zu dieser Frage Stellung.

Der wichtigste Grund für die Ausstattung der Mitarbeiter mit Firmen-Notebooks fürs Homeoffice liegt natürlich in der höheren Sicherheit „Mobile Geräte sind anfälliger für Diebstahl, hier muss somit entsprechend vorgesorgt werden. Die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Geräte sollten daher auf jeden Fall über eine verschlüsselte Festplatte verfügen. Auch Antiviren-Software und Firewall sollten auf dem aktuellen Stand sein. Alle notwendigen Verbindungen, wie der VPN-Zugang, können über eine zentrale Steuerung optimal konfiguriert werden,“ erklärt Gschaider weiter. „Ein anderer Punkt, der natürlich nicht außer Acht gelassen werden darf, ist der Datenschutz. Werden Personendaten auch auf dem privaten Heim-PC verarbeitet und gespeichert, kann das enorme Probleme mit sich bringen“, warnt Gschaider.

2. Nachhaltige Hardware für Mitarbeiter bereitstellen

Jeden Mitarbeiter mit einem nagelneuen Firmen-Notebook auszustatten, kann allerdings ins Geld gehen. Gerade jetzt, wo viele Projekte gecancelt werden und die Börsenindexe nach unten zeigen, sehen viele Unternehmen nicht gerade die Zeit für weitreichende Investitionen gekommen. Nicht immer ist es jedoch nötig, alle im Unternehmen Beschäftigten mit den neuesten Top-Geräten auszustatten. Refactoring ist hier das Stichwort. „Alte Hardware, z.B. Notebooks, können als „Thin-Clients“ genutzt: werden. Das spart nicht nur Geld, sondern ist auch extrem nachhaltig. Diese Geräte können zentral konfiguriert werden und lassen die Mitarbeiter mit einem mobil-optimierten Linux als Betriebssystem ausgestattet ressourcenschonend, schnell und sicher von zuhause aus arbeiten.“

3. Sichere Verbindung zum Firmennetzwerk über VPN herstellen

Auch bei der Arbeit im Homeoffice müssen Mitarbeiter auf diverse Dokumente, Datenbanken und idealerweise ihren Rechner im Büro zugreifen können. Die Verbindung zum Firmennetzwerk sollte daher ausschließlich über eine verschlüsselte Verbindung hergestellt werden. VPNs (Virtual Private Networks) sorgen dafür, dass die Verbindung zu den Fileservern und Arbeitsplatzrechnern verschlüsselt und sensible Daten damit sicher bleiben. Zusätzlich sollten Unternehmen auf 2-Faktor-Authentifizierung setzen, um auch das Login besser abzusichern.

Wichtig ist in jedem Fall, die sichere Verbindung zwischen Unternehmen und Homeoffice rechtzeitig zu testen, um Probleme bei einer schnell notwendigen Umstellung zu vermeiden.

4. Optimaler Datenzugriff mit Terminal Server und Web Apps

Ist die VPN Verbindung hergestellt, stellt sich die Frage, wie die Mitarbeiter auf die Daten, die sie für ihre Aufgaben benötigen, zugreifen können. Eine Möglichkeit stellt die Verwendung eines sogenannten Terminal-Servers dar. Von diesem können alle Programme zentral ausgeführt werden, nur die Bildschirminhalte werden übertragen. Die zentrale Steuerung ist dabei ein großer Vorteil – jeder Mitarbeiter arbeitet mit der gleichen Software, Inkompatibilitäten werden ausgeschlossen. In der derzeitigen Situation, wo aus gesundheitlichen Gründen möglichst rasch möglichst viele Mitarbeiter auf Heimarbeit umgestellt werden sollten, kann diese Variante sich als schwierig erweisen. Denn der Terminal-Server sollte schon vorhanden und mit den nötigen Konfigurationen und Software ausgestattet sein.

Alternativ dazu können die notwendigen Daten von den Mitarbeitern aus dem Netzwerk auf ihren lokalen Rechner geladen und dort bearbeitet werden. Diese Variante ist allerdings oft problematisch. „Wird kein dediziertes Firmennotebook für den Download und die Arbeit an den Files eingesetzt, kann es zu Sicherheits- und Datenschutzproblemen kommen,“ weiß Marco Gschaider. „Auch stellt sich die Frage, ob der Mitarbeiter auf seinem privaten Notebook über die entsprechenden Lizenzen zum Arbeiten mit unternehmensrelevanten Dateien verfügt. Zusätzlich ist es notwendig die Daten zu synchronisieren, was in Abhängigkeit von der Quelle ebenfalls zu Problemen führen kann.“

„Wer seine Unternehmensstruktur schon auf Web-Apps und Cloud-Diensten laufen hat, ist klar im Vorteil,“ erklärt Gschaider eine weitere Variante, die Arbeit remote durchzuführen. „Web-Apps sind zentral ansprech- und managebar und können somit einfach zuhause im Browser genutzt werden. In der Praxis wird oft ein Mix aus mehreren diesen Zugriffsvarianten eingesetzt.“

5. In Verbindung bleiben – optimale Kollaboration und Kommunikation

Der Austausch mit Kollegen und Kunden muss auch vom Homeoffice aus gegeben sein. Ein Tool mit dem man sich nicht nur schnell mit Kollegen austauschen, Aufgaben zuteilen, sondern auch Remote Meetings durchführen kann, ist Microsoft Teams. Teams ist regulär in der kostenpflichtigen Office 365 Business Premium Suite enthalten. Aufgrund der derzeitigen Corona Pandemie stellt Microsoft Teams allerdings allen Usern kostenlos zur Verfügung.

shareIT ist eine weitere Kollaborationsplattform, mit welcher der Austausch von Dokumenten, Aufgaben, Terminen, Informationen, etc. unkompliziert und sicher abgewickelt werden kann. Das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten ist über eine Web-App möglich, der Zugang somit unkompliziert von überall aus zu organisieren.

6. Die Suche nach Dokumenten erleichtern

Die Arbeit über so viele unterschiedliche Quellen, vom Terminalserver, über den Download vom Fileserver und die lokale Nutzung hin zu Kollaborationsplattformen und Web-Apps macht die Suche nach benötigten Daten oft nicht einfach. Dazu kommt, dass gerade in ungewohnten Arbeitssituationen wie aus dem Wohnzimmer, abseits von der Unterstützung der Kollegen, unter Umständen mit Ablenkungen durch Kinderbetreuungspflichten konfrontiert, die Suche nach dringend benötigten Daten stressig und kompliziert sein kann. Eine unternehmensinterne Suchmaschine erleichtert das Auffinden von Dateien, die für die Arbeit wichtig sind. Über ein zentrales Webinterface können alle firmeninternen Quellen - egal ob es sich um E-Mails, Kontakte, Projektdaten oder Dokumente handelt – schnell per Suchbegriff durchsucht und optimal aufbereitet dargestellt werden. Die Verfügbarkeit sowohl am PC als auch auf mobilen Geräten macht die Arbeit in stressreichen Zeiten zusätzlich einfacher.

„Für viele unserer Kunden ist es schon im normalen Arbeitsalltag eine große Erleichterung, einen zentralen Zugriff zum schnellen Auffinden von firmeninternen Dokumenten zur Verfügung zu haben, der die Suche über mehre Quellen wie Fileserver, E-Mails, Wikis, Datenbanken, Webseiten, etc. ermöglicht“, schildert Gschaider seine Erfahrungen mit dem Einsatz einer Enterprise Search Lösung. „Wir setzen dabei in punkto firmeninterne Suchmaschinen auf searchIT – ein top Produkt unseres Schwesterunternehmens Iphos IT Solutions, das die zuvor angesprochenen Forderungen perfekt erfüllt.“