Der Linzer Full-Service-Scandienstleister EMD – eine 100-Prozent-Tochter der Österreichischen Post AG – macht heimische Global Player fit für das digitale Zeitalter, wie das Beispiel Scheuch GmbH verdeutlicht. Das Luft- und Umwelttechnikunternehmen mit Sitz im oberösterreichischen Aurolzmünster geht mit der Archivdigitalisierung einen weiteren Schritt in Richtung Industrie 4.0.

Nach rund 700.000 Scans von Konstruktionsplänen und technischen Zeichnungen wird die digitale Archivierung und ortsunabhängige Bereitstellung der Daten nun durch einen neuen Auftrag an EMD weiter ausgebaut.

 Mit rund 1.200 MitarbeiterInnen und 80 Prozent Exportanteil hat sich das oberösterreichische Familienunternehmen Scheuch GmbH innerhalb der letzten 50 Jahre von einer traditionellen Spenglerei zu einem Global Player entwickelt. Täglich werden zahlreiche Pläne, technische Zeichnungen und Belege zu Papier gebracht. Diese Dokumente sollen auch Jahre später mit einem Mausklick und rund um die Uhr für alle MitarbeiterInnen abrufbar sein. Denn Scheuch hat viele Standorte, die Kunden sind rund um den Globus verstreut. Bereits 2015 entschied sich das Unternehmen dazu, die Dokumentenverwaltung zu modernisieren. Den Auftrag für die Archivdigitalisierung bekam der Full-Service-Scandienstleister EMD am Standort Haid bei Linz, der zum Geschäftsfeld Mail Solutions der Österreichischen Post gehört.

Profitable Partnerschaft

Seitdem hat das Post-Tochterunternehmen rund 700.000 Scans vorgenommen. Vor Kurzem wurde die Zusammenarbeit dank eines neuen Auftrags auf weitere Geschäftsbereiche ausgedehnt. „Effizienzpotenziale im Dokumentenmanagement zu heben, ist für Industriebetriebe längst keine Kür mehr, sondern Pflicht. In nur wenigen Wochen transformiert die EMD unübersichtliche Aktenordner in strukturierte und rasch auffindbare Daten. Die Optimierung von internen Geschäftsprozessen sorgt für eine erhebliche Zeit- und Kostenersparnis, auf die kein Unternehmen im Wettbewerb verzichten sollte“, ist George Wallner, Geschäftsführer des führenden Archiv-Scandienstleisters EMD, überzeugt.

Archivdigitalisierung mit höchster Datensicherheit

Dank eines elektronischen Archivsystems mit integrierter Archivdigitalisierung konnte das physische Papieraufkommen bei Scheuch deutlich reduziert werden. „Als Großunternehmen mit zahlreichen Firmenstandorten ist die Archivdigitalisierung eine effiziente Möglichkeit, um einen ortsunabhängigen Zugriff auf Dokumente zu ermöglichen und somit Arbeitsabläufe zu vereinfachen. Da wir mit der Umsetzungskompetenz und Datensicherheit von EMD sehr zufrieden sind, haben wir uns für die Ausweitung des gemeinsamen Digitalisierungsprojekts entschieden“, sagt Alois Hörl, Projektmanager bei Scheuch, und erklärt: „Die Aktenordner werden bei EMD im Sicherheitsbereich zwischengelagert und durch Hochleistungs-Scanner digitalisiert. Anschließend werden die Scans und elektronischen Daten in unser vorhandenes Dokumentenmanagementsystem eingespielt und die physischen Belege datenschutzkonform vernichtet.“

 Der Scanspezialist EMD digitalisiert mit mehr als 50 Mitarbeitern an den Standorten in Haid bei Linz und Wien jährlich über 25 Millionen Seiten Papier für Kunden aus verschiedenen Branchen, unter anderem Industrie, Finanz, Handel und Energie, sowie für den öffentlicher Sektor. Das Portfolio des führenden Spezialisten für Archivdigitalisierung umfasst die Digitalisierung von klassischen Geschäftsdokumenten sowie die Mikroverfilmung von Altarchiven und historischen Dokumenten.

Fotos, Abdruck honorarfrei:

Foto 1: George Wallner, Geschäftsführer EMD © Stefanie J. Steindl

Foto 2: Alois Hörl, Projektmanager bei Scheuch © Scheuch

Foto 3: Die Archivdigitalisierung reduziert das Papieraufkommen und optimiert interne Geschäftsprozesse © Österreichische Post AG