Ob Umsatzbonus, Provision, Rabatt oder Kickback-Zahlung – diese und ähnliche Spielformen der nachträglichen Umsatzvergütung kennt man aus der täglichen Beschaffungspraxis. SAP hat dafür ein Modul entwickelt, das sich im produktiven Einsatz als tauglich erweist. Ein Gastbeitrag von Wolfgang Keferböck, CNT Management Consulting AG

Das neue SAP-Modul firmiert unter der Bezeichnung CCS (Condition Contract Settlement oder Konditionskontraktabrechnung) und ist so komplex wie die Vereinbarungen selbst, die Außendienst und Kunden zu mehr Geschäft motivieren sollen. Die Bandbreite umfasst Varianten wie ‘Bonus‘, Provision mit debitorischer oder kreditorischer Abrechnung sowie Varianten von extern übernommenen Umsätzen. Hinzu kommen Optionen wie ‘Rückvergütung Richtung Lieferant‘ und ‘Durchrechnung von Kundenrabatten‘, die vom Lieferanten zurückgefordert werden.

All das ist mit dem Modul Abrechnungsmanagement (Settlement Management) und im Detail mit dem Konditionskontraktmanagement im SAP S/4HANA möglich. Besser noch: Mit dem von SAP gelieferten Best Practice-Prozess kann man sehr schnell Erfolge erzielen. Dazu folgendes Geschäftsszenario als Beispiel: Mit einem Kunden wird vereinbart, dass er für seinen aufgelaufenen Umsatz mit dem Lieferanten 5% Rabatt erhält. Wenn er im Jahr 1 Mio. Euro erreicht, dann erhält er 7% anstatt der 5% auf den Gesamtumsatz des Jahres. Zusätzlich wird ihm pro Quartal eine Zwischenabrechnung und Vorauszahlung gewährt.

Konditionskontrakt richtig anlegen
Man legt dazu eine Bonusvereinbarung im SAP an (Konditionskontrakt), natürlich die richtige Kontraktart passend zum Geschäftsfall. Im Kontrakt wird der Kunde als Abrechnungspartner hinterlegt – und es wird definiert, welche Rechnungen des Kunden wie gefunden werden, um die Umsatzbasis für den Bonus zu definieren. Wenn der Kunde auf die Messeangebote im Mai keinen Bonus erhält, so sind diese auszuschließen.

Als nächsten Schritt hinterlegt man die Abrechnungszyklen; hier quartalsweise Teilabrechnung und eine Jahresendabrechnung. Neben einigen anderen möglichen Steuerungsparametern ist zuletzt noch der Bonus von 5% mit der Staffel einzutragen. Kontrakt freigeben und los geht’s.

Natürlich wäre es optimal, zuerst den Kontrakt anzulegen und dann die Verkäufe zu buchen. Aber da der Konditionskontrakt die Daten per CDS-View direkt aus der HANA Datenbank liest, kann man auch später angelegte Kontrakte vollumfänglich abrechnen. Einzige Einschränkung: Man kann die Rückstellung nur im Nachhinein (und nicht in jeder Rechnungslegung automatisch je Belegposition) buchen.

Laufende Berücksichtigung von Rückstellungskonten
In der Buchhaltung können nun die Rückstellungsbuchungen zu jedem Monatswechsel berücksichtigt werden. Nach jedem Quartal startet ein neuer Abrechnungslauf zum Kontrakt. Hier werden Umsatz bzw. Rechnungen gesucht und kumuliert (z.B. je Material) an einen Abrechnungsbeleg (Gutschrift) übergeben. In die Gutschrift wird nun die Kondition aus dem Kontrakt kopiert – so erfolgt die Ermittlung des Auszahlungsbetrags über die klassische Konditionsberechnung. (Angemerkt sei, dass hier auch den steuerlichen Notwendigkeiten Rechnung getragen wird.)

Dass man diese Rechnungen drucken kann, versteht sich von selbst. Neben der Simulation vor der Abrechnung gibt es auch eine Umsatzauswertung der Abrechnung, die man als Beilage verwenden kann. Man kann auch mehrere Abrechnungen zur Übermittlung in einer Abrechnungsliste konsolidieren und als Workflow dem Vorgesetzten zur Freigabe übermitteln.

Jahresabrechnung ohne Überraschungen
Am Jahresende folgt die Endabrechnung; da sollten natürlich alle Vereinbarungen berücksichtigt sein. Der automatisierte Abrechnungslauf rollt den Umsatz des ganzen Jahres auf, inkludiert die schon bezahlten Abrechnungsbelege und ermittelt den Gesamtjahresbonus sowie den noch auszuschüttenden Bonus für den Kunden.

Tipp als Fazit: Grundsätzlich sollte man komplexe Bonus-Vereinbarungen wie oben geschildert so gut wie möglich vermeiden, denn sie machen – trotz aller Automatisierung – mehr Arbeit als gleich endgültige Preise zu vereinbaren. Sollten sie sich dennoch nicht vermeiden lassen, so ist man mit dem SAP-Abrechnungsmanagement gut bedient.

Mehr zum CCS-Modul im CNT-Praxisvideo: https://www.youtube.com/watch?v=SpfxQBZiq-w

 SAP: Darstellung des Prozesses (v.l.n.r.) und Einflussnahme darauf (v.o.n.u.).