Viele Mitarbeiter setzen private Tools für geschäftliche Korrespondenz ein – und das regelmäßig, oft in vollem Bewusstsein um die Sicherheitsrisiken. Dies zeigt eine Studie des Marktforschungsinstituts Dimensional Research, die kürzlich im Auftrag von Alfresco in Europa und den USA durchgeführt wurde. Was bedeuten diese Ergebnisse für Unternehmen und wie können sie darauf reagieren? Alfresco-CEO Doug Dennerline dazu im Gespräch.

Report: Anfang 2015 gab es einen öffentlichen Aufschrei in den USA, als bekannt wurde, dass Hillary Clinton ihren privaten E-Mail-Account auch für – teils sehr vertrauliche – berufliche Mails genutzt hatte. Ist sie ein Einzelfall?

Doug Dennerline: Nicht im Geringsten. Was sie getan hat, ist eher die Regel als die Ausnahme. Dies zeigte erst vor kurzem eine Studie, die ein unabhängiges Marktforschungsunternehmens unter Angestellten in England und den USA durchgeführt hat. Beachtliche 51 Prozent der Befragten sagten, dass sie ihren privaten E-Mail-Account für geschäftliche Kommunikation nutzen. Viel beunruhigender: Jeder zweite gab außerdem zu, geschäftliche Dokumente mit Kollegen oder Zulieferern über öffentliche Filesharing-Plattformen in der Cloud – wie beispielsweise Dropbox – zu teilen. Das kann massive Sicherheitsprobleme verursachen, weil vertrauliche Inhalte damit den Kontrollbereich des Unternehmens verlassen.

Report: Sind sich die Mitarbeiter, die berufliche Dokumente über öffentliche Plattformen teilen, des Sicherheitsrisikos bewusst?

Dennerline: Bedauerlicherweise, ja. Je jünger die Mitarbeiter sind, umso weniger „belasten" sie sich mit möglichen Sicherheitsbedenken. Das Problem zieht sich aber durch alle Altersgruppen. 11 Prozent aller befragten Mitarbeiter haben bei der Zusammenarbeit mit Externen das Thema Sicherheit nie auf dem Schirm. Das ist einer von zehn! Tatsächlich gaben 16 Prozent sogar zu, dass sie bewusst gegen die Vorgaben ihres Unternehmens verstoßen, wenn sie private Filesharing-Dienste nutzen.

Report: Warum setzen sich so viele über Unternehmensvorgaben hinweg und riskieren dafür ihren Job oder zumindest eine Abmahnung?

Dennerline: Die meisten Mitarbeiter wollen ihrem Arbeitgeber nicht bewusst schaden. Im Gegenteil, ihre Beweggründe sind eher positiv: Sie wollen ihre Arbeit gut und effizient erledigen – und suchen nach Wegen noch produktiver zu werden, während das Arbeitspensum weiter steigt. Die Werkzeuge, die ihre Arbeitergeber für den Austausch von Informationen und die sogenannte „Collaboration“ bereitstellen, empfinden sie als viel zu umständlich. Unter den „Millennials“, also der Generation der nach 1980 Geborenen, kommen über 70 Prozent nicht gut mit den Tools ihres Arbeitgebers zurecht. Etwas ältere Mitarbeiter sind hier weniger anspruchsvoll. Unter den sogenannten Babyboomern beklagten sich nur 45 Prozent. Das zeigt aber: Es gibt durch die Bank ein enormes Verbesserungspotenzial und viel Handlungsbedarf.

Report: Was muss ein geeignetes Tool heute bieten?

Dennerline: Es muss einfach zu bedienen sein – und gleichzeitig braucht es smarte Funktionalität für einen sicheren Informationsaustausch. Damit meine ich neben einem intuitiven Dokumentenmanagement auch die Unterstützung von Prozessen, wie zum Beispiel die Freigabe von Texten. Dies alles muss auch über mobile Geräte möglich sein. Idealerweise integriert sich ein solches Tool in eine Oberfläche, mit der die Mitarbeiter ohnehin den ganzen Tag arbeiten, beispielsweise Microsoft Outlook. Das Entscheidende ist aber: Es darf keine extra Arbeit machen. Wenn mir dann meine Firma noch eine Suchfunktion bietet, wie ich sie aus dem Internet von Google kenne – warum sollte ich dann meinen Job riskieren und weiter mit Dropbox oder WhatsApp hantieren?

Report: Was raten Sie Unternehmen, die etwas gegen das Sicherheitsrisiko „public sharing tools“ tun wollen?

Dennerline: An erster und allerwichtigster Stelle steht: Sie müssen ihre Mitarbeiter motivieren, wieder die Firmentools zu nutzen. Dazu müssen sie die Benutzerakzeptanz bestehender Collaboration-Software zunächst einer ernsthaften Evaluierung unterziehen: Erfüllt unser Tool noch aktuelle Anforderungen, etwa in punkto mobile Nutzung? Können unsere Mitarbeiter nahtlos und sicher mit externen Partnern über die Cloud zusammenarbeiten? Wenn dies alles nicht im Standardumfang enthalten ist, ist es höchste Zeit über eine neue Lösung nachzudenken.