Welche unterschiedlichen Ansätze den Dokumentenlauf in Unternehmen effizient halten und verwalten. Vier Success-Stories von Printlösungsanbietern, die Einsparungen und Prozessverbesserungen zeigen.

Der Report hat vier Anbieter von Outputmanagement- und Druckerlösungen eingeladen, Beispiele aus der Praxis zu kostensparenden und effizienten Kundenlösungen zu zeigen. Die Projekte einer Stadtgemeinde in Oberösterreich, einer deutschen Universitätsklinik, eines Maschinenherstellers und eines Sportwettenanbieters zeigen, wie Gerätelandschaften einfach konsolidiert und an die Anforderungen angepasst betrieben werden können.

OKI

Für wen wurde die Lösung umgesetzt?

Rund 300 Mitarbeiter arbeiten für die ober­österreichische Stadtgemeinde Leonding, teils in der Verwaltung, teils in Einrichtungen wie Kinderbetreu­ungsstellen und Bauhof.

Was war die Herausforderung?

Verteilt auf die unterschiedlichen Standorte war die Infrastruktur auf beachtliche 164 Geräte herangewachsen. Der Aufwand und die überhöhten Kosten, verursacht durch Verbrauchsmaterial, Reparaturen, Druck- und Personalkosten, sollten eingedämmt werden. Bei der Erneuerung der Infrastruktur war es wichtig, die Anwenderfunktionalitäten an den Standorten zu verbessern und darüber hinaus auch dem Umweltschutzgedanken gerecht zu werden. Der Kunde wollte möglichst wenig Aufwand mit der Infrastruktur haben und wünschte sich einen einfachen Prozess für Tonerbe­stellungen und Service.

Wie sieht die Lösung aus?

Für das neue Set-up der »OKI Smart Managed Print Services« führte OKI gemeinsam mit der Stadt Leonding eine Bedarfs- und Druckkostenanalyse durch. Besonders wichtig war es, auf die unter­schiedlichen Arbeitssituationen einzugehen. In der Verwaltung brauchte es leistungsstarke Geräte, andernorts stand der Inhouse-Druck für Plakate im Vordergrund und in den Kindergärten waren Fax- und Scan-Funktionen gefragt. Durch gezielte Zuordnung von passgenauen Drucksyste­men konnte OKI die Infrastruktur von 164 auf 93 Geräte reduzieren. An zentralen Schnittstellen wurden Multifunktionsgeräte eingesetzt, die meisten davon mit der Möglichkeit, auch in Farbe zu drucken. Die weitgehend einheitliche Gerätestruktur reduzierte das Lager an Verbrauchsmaterial drastisch. Um Service und Reparaturen, die während der Vertragslaufzeit im Monats­preis inkludiert sind, kümmert sich jetzt dediziert ein externer Ansprechpartner.

Was macht das Projekt so besonders?

Im Vergleich zum alten On-Demand-Anschaffungsmodell kommt das Konzept mit fast 45 % weniger Geräten aus. Trotz reduzierter Infrastruktur konnten durch gezielten Einsatz von Multifunktionsprintern die Arbeitsabläufe optimiert werden. Der Lagerbestand, der einst Kosten in Höhe von 6.000 Euro verursachte, wurde mithilfe systemgleicher OKI-Plattformmodelle dras­tisch reduziert.

ROI in Monaten/Jahren?

Projektlaufzeit: fünf Jahre. Einsparung über die Gesamtlaufzeit: 30.000 Euro.

BROTHER

Für wen wurde die Lösung umgesetzt?

Für das Universitätsklinikum Magdeburg.

Was war die Herausforderung?

Die Küche des Universitätsklinikums Magdeburg pro­duziert täglich eine vierstellige Zahl an Mahlzeiten für die eigene, aber auch für andere Kliniken. Um eine Zuordnung der Mahlzeiten zu den Patienten gewährleisten zu können, werden die zu kommissionierenden Menütabletts mit Speiseinformationen belegt. Diese werden im DIN-A4-Format gedruckt und anschließend maschinell in drei Teile geschnitten. Bei der Beschaffung eines Gerätes für den Druck der Speiseinformationen müssen verschiedene As­pekte einbezogen werden. Zum einen ist das Klinikum und die integrierte Küche ein sensibler Hygienebereich. Daher darf der Drucker nur einen möglichst geringen Emissionsausstoß erzeugen. Zum anderen muss der Drucker robust und zuverlässig arbeiten, um das anfallende monatliche Druckvolumen von ca. 45.000 Seiten zuverlässig in einer guten Qualität bewältigen zu können. Darüber hinaus sind die Kosten ein wichtiger Faktor bei der Geräteneubeschaffung.

Wie sieht die Lösung aus?

Um alle Anforderungen an den zu beschaf­fenden Drucker optimal erfüllen zu können, wird der Brother Hochleistungsdrucker HL-S7000DN eingesetzt.

Was macht das Projekt so besonders?

Aufgrund der kalten Tintenstrahltechnologie verwendet der HL-S7000DN keinen Tonerstaub und verursacht nur äußerst geringe Staubemissi­onen. Daher passt er perfekt in den sensiblen Hy­gienebereich der Uniklinik. Mit bis zu 100 Seiten/ Minute übertrifft der Tintenstrahler Laserdrucker bezüglich der Druckgeschwindigkeit erheblich. Zudem wird das Papier nicht gewellt und kann daher unproblematischer geschnitten werden. Diese beiden Vorteile führen zu einer Zeitersparnis von ca. 45 Minuten pro Tag, die ein Mitarbeiter nun für andere Tätigkeiten eingesetzt werden kann. Ein weiteres Plus gegenüber Laserdruckern ist der um bis zu 85 % geringere Energieverbrauch.

ROI in Monaten/Jahren?

Legt man den durchschnittlichen Stundenlohn (inkl. Lohnnebenkosten) eines Küchenmitarbeiters sowie die Unverbindliche Preisempfehlung des HL-S7000DN zugrunde, so amortisiert sich das Projekt aufgrund der höheren Druckgeschwindig­ keit bereits nach einem Jahr und acht Monaten. Rechnet man auch die Stromersparnis gegenüber dem zuvor eingesetzten Lasergerät mit ein, so verkürzt sich dieser Zeitraum nochmals.

CANON

Für wen wurde die Lösung umgesetzt?

Für Engel Austria.

Was war die Herausforderung?

Gefordert wurde eine Infrastruktur für Druck- und Outputmanagement, die aufgrund der eingesetzten Lösungen einen möglichst minimalen administrativen Aufwand ermöglicht. Die Leistungen sollten ursprünglich die Geräteausstattung (Hard­ware), die komplette Dienstleistung, das Vor-Ort-Service für alle laserbasierenden Dru­cker und Multifunktionsgeräte (MFD), unter Berücksichtigung einer einheitlichen Printing Policy, zu einem einheitlichen Seitenpreis umfassen. Die bestehende Flotte von über 400 Stück Druckern und MFD-Population verschiedener Hersteller sollte in das Konzept mit einbezogen werden. Darüber hinaus waren die automatische Abrechnung, Störungsmeldung und Tonerbestellung, das Monitoring aktiver und inaktiver Geräte so­ wie die gezielte Dokumentation der erfolgten Nutzung entsprechend den vorgegebenen »KPI«s an drei verschiedenen Standorten ein wichtiges Thema. Der Aufwand für die Drucker und MFD-Administration sollte sich dabei gegen Null bewegen, da die Ressour­cen im IT-Bereich auf ein Minimum reduziert wurden.

Wie sieht die Lösung aus?

Nach Beobachtung der Druckgewohn­heiten, einer »Walk the Floor« Vor-Ort-Analyse und einem mehrwöchigen Monito­ring konnte der optimale Gerätemix festgelegt werden, der bereits im ersten Step eine Einsparung von rund 50 Laserdruckern und 70 MFDs bedeutete. Aufgrund umfassender Kalkulationen wurde entschieden, den Gerätepark selbst auf Kaufbasis anzuschaffen und ins eigene Anlagevermögen zu übernehmen.

Was macht das Projekt so besonders?

Engel verfügt nun über ein optimiertes Outputkonzept, in dem modernste und hochwertige MFDs nach den tatsächlichen Anforderungen zum Einsatz gebracht werden. Finanzielle Investitionen, erzielte Qualität und Betriebskosten stehen damit in einem idealen betriebswirtschaftlichen Ver­hältnis. Das Flottenmanagement inklusive kompletter Konsolidierung der Maschinen wurde Teil eines um­ fassenden und genau auf den Kunden maß­geschneiderten Dienstleistungsabkommens. Canon war in der Lage, sämtliche Geräte in das Abrechnungssystem »uniFLOW OM« einzubinden, ein kundengerechtes monat­liches Reporting bereitzustellen, und eine automatische Überleitung der Reports in das unternehmenseigene SAP umzusetzen.

ROI in Monaten/Jahren?

Zeitraum der Dienstleistung: fünf Jahre. Keine Angabe zu ROI.

KONICA MINOLTA

Für wen wurde die Lösung umgesetzt?

Für Admiral Sportwetten.

Was war die Herausforderung?

Der Marktführer Admiral Sportwetten bietet mit 200 Wettcafés in Österreich Wett­angebote auf Basis modernster Technik im Kaffeehausambiente. Zentrale Informations­quelle für die Kunden in den Filialen sind die Quotenblätter: Sie enthalten das Wettpro­gramm, die von den Admiral-Buchmachern festgelegten Wettquoten. In der Vergangen­heit wurden die Quotenblätter zweimal pro Woche in einer zentralen Hausdruckereigedruckt und dann in ganz Österreich ausgeliefert. Vorkalkulierte Überproduktionen sollten spätere logistisch-bedingte Mehrkosten für Nachdruck verhin­dern. Die weitere Problematik: Die Quotenblätter mussten bei diesem Prozess das Wettprogramm von mindestens drei Tagen beinhalten, dadurch enthielten sie gegen Ende ihrer Gültigkeit bereits viele veraltete Spiele. Außerdem waren die Quoteninfor­mationen, die sich ähnlich wie Börsenkurse sehr rasch verändern, nicht aktuell.

Wie sieht die Lösung aus?

Mit der neuen Lösung von Konica Mi­nolta werden die Quotenblätter tagesaktuell direkt in den Filialen ausgedruckt. Insgesamt wurden alle 200 Filialen, speziell nach deren einzelnen Bedürfnissen, mit moderns­ten Monochrom-Multifunktionssystemen ausgestattet. Die Bandbreite reichte von Schwarzweiß-Allroundern für niedrigere Druckvolumina bis hin zur leistungsstarken bizhub-Modellen mit besonders hoher Druckgeschwindigkeit. Die tagesaktuellen Quotenblätter werden von den Buchma­chern auf einem zentralen Server abgelegt. Der Druck erfolgt dann automatisiert und ohne weiteres Zutun der Mitarbeiter.

Was macht das Projekt so besonders?

Durch die Dezentralisierung des Quo­tenblattdrucks kann Admiral ein optimales Kundenservice bieten. Denn Wettprogramm- und Quoteninformation sind nun tagesaktu­ell. Gleichzeitig wurden die Kosten um ein Viertel gesenkt und der ökologische Fußabdruck dank umweltfreundlicher Maschinen von Konica Minolta verkleinert.

ROI in Monaten/Jahren?

Mit der neuen Lösung beim Druck der Quotenblätter konnten Einsparungen in der Höhe von 24 % der Kosten für den gesam­ten Druck- und Logistikprozess verbucht werden.