Wie die digitale Personalakte dazu beiträgt, dem Wandel in der Arbeitswelt erfolgreich zu begegnen, erklärt Robin Schmeisser, Geschäftsführer der Fabasoft Talents GmbH, im Interview.

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In Zeiten des Fachkräftemangels sind Talente gefragter denn je. Dieses geflügelte Wort steckt schon im Produktnamen: Was ist Talents on Fabasoft PROCECO?

Robin Schmeisser: Fabasoft Talents, unsere digitale Personalakte, ist eine Software zum hochsicheren und raschen Managen von HR-Prozessen. Als »Single Source of Truth« bietet sie die Möglichkeit, alle Personalverantwortlichen und Mitarbeitenden in die digitalen Workflows einzubinden. Unsere Solution unterstützt über den gesamten »Personallebenszyklus« hinweg: Vom Recruiting und Onboarding über die Personalentwicklung bis zur Bewilligung von Abwesenheiten und Homeoffice. Sie deckt auch die Bereitstellung und den Austausch von Dokumenten inklusive der Archivierung ab. Dabei sind höchste Effizienz, Transparenz und Nachvollziehbarkeit unter Einhaltung der DSGVO sichergestellt. Genau das, was es angesichts der geänderten Bedingungen am Arbeitsmarkt und des Fachkräftemangels braucht.

Wie helfen digitalisierte HR-Prozesse im Hinblick auf den Fachkräftemangel?

Schmeisser: Heute wählen Fachkräfte das für sie passende Unternehmen aus. Dabei spielen Nachhaltigkeit, Familienfreundlichkeit und Work-Life-Balance eine Rolle, ebenso wie Aufgaben mit Sinn und Authentizität. Im Wettbewerb um Talente ist demnach – neben kurzen Reaktionszeiten – ein individuelles Bewerbungs- und Skillsmanagement entscheidend, das die Kandidat*innen und Mitarbeiter*innen in den Fokus rückt und langfristig motiviert. Hinzu kommen immer mehr und vielschichtigere Tätigkeiten, die zu bewältigen sind. Diese Trends in der Arbeitswelt erfordern ein Um- bzw. Neudenken – an digitalisierten HR-Prozessen mit hohem Automatisierungsgrad und Selfservice-Funktionen, wie sie unsere digitale Personalakte bietet, führt daher kein Weg vorbei.

HR-Tools gibt es bereits am Markt. ­Wodurch unterscheidet sich Talents vom Mitbewerb?

Schmeisser: Im Personalwesen sind Inklusion, Barrierefreiheit und die Sicherheit der streng vertraulichen, personenbezogenen Daten unerlässlich. Unsere digitale Personalakte läuft im Fabasoft ­PROCECO Ökosystem auf Basis der Fabasoft Cloud und erfüllt diese Anforderungen. Das belegen zahlreiche international anerkannte Zertifizierungen. Insbesondere der EU Cloud Code of Conduct nach Level 3 weist den höchsten europäischen Datenschutzstandard unter Einhaltung der DSGVO nach. Darüber hinaus sorgen ein klares Rollen- und Berechtigungskonzept und eine Zwei-Faktor-Authentifizierung beim Log-in dafür, dass ausschließlich berechtigte Personen auf die Daten Zugriff haben.

In puncto Accessibility entspricht die Fabasoft Cloud den Richtlinien für barrierefreie Webinhalte (WCAG, Web Content Accessibility Guidelines) und ist mit dem WACA-Zertifikat (Web Accessibility Certificate) in Silber ausgezeichnet. Durch das Maximum an Datenschutz, IT-Sicherheit und Barrierefreiheit hebt sich Fabasoft Talents klar von anderen Softwareprodukten dieser Art ab. Hervorzuheben sind auch die effizienten, in einer Solution ablaufenden Prozesse entlang des gesamten Personallebenszyklus.

Welcher konkrete Nutzen ergibt sich durch die Software im Personallebenszyklus, ­speziell bei Routinetätigkeiten?

Schmeisser: Mit Fabasoft Talents gelangen Online- oder Initiativbewerbungen über die Website sofort in eine vom System erstellte Bewerberakte und in wenigen Minuten von der HR-Abteilung zur zuständigen Führungskraft. Geeignete Kandidat*innen erhalten schnell eine Einladung zum Vorstellungsgespräch. Bei einer Zusage leitet die Software die Unterlagen aus der Bewerberakte direkt in die Personalakte über. Dort finden dann der Austausch und die Ablage von Dokumenten wie Gehaltsabrechnungen statt und auch die Beantragung sowie Freigabe von Homeoffice- bzw. Abwesenheitsanträgen.

Bei der Personalentwicklung unterstützt das integrierte Skillsmanagement, das für die Erfassung, Validierung und Auswertung der Fähigkeiten der einzelnen Teammitglieder sorgt. Gleichzeitig vereinfacht es Stellenausschreibungen und zeigt Fortbildungsbedarf auf. Damit lassen sich offene Positionen rasch intern besetzen und Veränderungswünsche von Mitarbeitenden berücksichtigen. Scheiden Beschäftige aus, ist eine revisionssichere Archivierung der Unterlagen unter Berücksichtigung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sichergestellt. Insgesamt trägt die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben zu einer signifikanten Minimierung des Verwaltungsaufwands im HR-Bereich und gleichzeitig zur Qualitätssteigerung und Entlastung der Beteiligten bei.

Welche Features beinhaltet Talents?

Schmeisser: Fabasoft Talents beschleunigt alle HR-Prozesse, die von der Bewerberakte über die Personalakte bis ins Archiv ablaufen, und schließt unbefugten Zugriff durch gezielte Berechtigungsvergabe aus. Die Daten zu jedem Mitarbeitenden sind in der digitalen Personalakte abgelegt und alle Änderungen über die Zeitreise stets nachvollziehbar. Die Möglichkeit, geprüfte Vorlagen für verschiedene Dokumententypen, beispielsweise Dienstverträge, zu generieren und zu verwenden sowie die automatisierte Zuordnung in vordefinierte Kategorien machen Unterlagen über die semantische Volltextsuche rasch auffindbar. Die Software verfügt auch über umfangreiche Sortier-, Filter- und Auswertungsfunktionen zur Erstellung von Berichten auf Knopfdruck.

Sämtliche Informationen und To-dos sind übersichtlich in individualisierbaren Listen dargestellt. Führungskräfte und Mitarbeitende erhalten Erinnerungen an offene Aufgaben und können diese jederzeit und überall erledigen, selbst über mobile Endgeräte. Das vereinfacht die standardisierten Selfservice-Workflows zusätzlich. Und last, but not least: Die systemeigene digitale Signatur vervollständigt die Prozesse und trägt ebenfalls zur Erfüllung der gesetzlichen Nachweispflichten bei.

Welche Voraussetzungen braucht es für die Einführung und wie lange dauert es?

Schmeisser: Für den Start reicht ein aktueller Webbrowser. Das Standardprodukt lässt sich in kurzer Zeit in die bestehende IT-Landschaft integrieren und einfach an vorhandene HR-Systeme anbinden. Die Bedienung ist intuitiv und an die Kundenbedürfnisse anpassbar. Die effizienten, sicheren Prozesse in der digitalen Personalakte von Fabasoft schaffen Freiraum für aktives, individuelles Bewerbungs- und Skillsmanagement – und mehr Qualität und Zeit für Talente.

Talents on Fabasoft PROCECO

Mit Fabasoft Talents profitieren sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeitende von schnellen und transparenten Personalprozessen. Die revisionssichere digitale Personalakte läuft im Fabasoft PROCECO Ökosystem auf Basis der hochsicheren Fabasoft Cloud. Digitalisierte HR-Prozesse, insbesondere die Automatisierung von Routineaufgaben, reduzieren den Verwaltungsaufwand und verbessern die Interaktion zwischen der Belegschaft und der Personalabteilung. Zudem sorgt ein integriertes Skillsmanagement für die Erfassung, Validierung und Auswertung der Kompetenzen von Mitarbeitenden.

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