Vor allem bei KMUs sind Belege in Papierform oft noch gängige Praxis. In Zeiten von Home-Office ist das eine enorme Herausforderung, zumal die Schriftstücke auch noch an die Firmenadresse geschickt werden.

„Derzeit setzt bei etlichen Unternehmen ein Umdenken im Bereich der jahrelangen Zettelwirtschaft ein. Gefragt sind vor allem einfache Lösungen zur Digitalisierung von Rechnungen“, erklärt Gerd Marlovits, Geschäftsführer von Österreichs führendem EDI-Dienstleister EDITEL. Automatisch generierte PDF-Rechnungen und Online-Rechnungsportale dienen oft als Einstieg in die Welt des Elektronischen Datenaustausches (EDI).

Wenn zwei große Unternehmen miteinander Geschäfte machen, ist die Rechnungslegung in der Praxis sehr einfach, denn sie betreiben Elektronischen Datenaustausch (EDI) über die internationale Datendrehscheibe eXite. „Die digitalen Belege werden dabei beispielsweise automatisch ins Buchhaltungssystem übernommen und können von Mitarbeitern weiterbearbeitet werden.

Meist kann das ortsunabhängig, also vermehrt auch im Home-Office, passieren, denn viele Unternehmen verfügen über sichere VPN-Zugänge zu ihren Systemen“, erklärt Gerd Marlovits, Geschäftsführer des EDI-Dienstleisters EDITEL. Anders läuft es hingegen bei Unternehmen, die Abläufe noch papierbasiert abwickeln. „Physische Geschäftsdokumente erfordern logischerweise auch physische Präsenz bei der Bearbeitung“, so Marlovits.

Automatisch die Rechnung per PDF

Gerade in den letzten Wochen, den Umständen der Corona-Krise geschuldet, wird das Thema Digitalisierung als Voraussetzung für Home-Office wieder präsenter. Die vielfache Abwesenheit vom Büro kann dazu führen, dass Geschäftsprozesse ins Stocken geraten, Aufträge nicht bearbeitet oder Fakturen nicht gelegt werden können.

„So überrascht es dann auch nicht, wenn derzeit viele Unternehmen versuchen, aus der Not eine Tugend zu machen – sprich, möglichst rasch und unkompliziert papierbasierte Abläufe zu digitalisieren, um Belege von überall zugänglich zu machen. Rechnungsempfänger setzen beispielsweise nun verstärkt auf PDF-Rechnungen, anstelle von Papier“, weiß Marlovits. Alternativ kommen auch Online-Portale (sogenannte Web-EDI-Portale) zum Einsatz, um speziell KMU-Lieferanten die Möglichkeit zu geben, Aufträge abzurufen, Rechnungen zu erfassen und direkt dem Kunden zu übermitteln. Dadurch werden Zahlungsverzögerungen vermieden, die Liquidität auf Lieferantenseite erhöht und letztendlich eine funktionierende Versorgungskette sichergestellt.

EDI-Integration ermöglicht strukturierten Datenaustausch

„PDF-Rechnungen per E-Mail anstelle von Papier sind sicherlich ein adäquates Mittel, um den ersten Schritt in Richtung Digitalisierung des Rechnungsprozesses zu machen. Da gibt es durchaus vernünftige Lösungen, die unter anderem auch den Übermittlungsstatus nachvollziehbar machen“, ergänzt Marlovits. Dennoch empfiehlt es sich in einem weiteren Schritt, die Daten strukturiert – also in EDI-Formaten – auszutauschen, um durch eine vollständige Integration in den Genuss weiterer Vorteile zu kommen.

„Vereinfacht gesprochen beinhaltet das den Empfang, die Übernahme beziehungsweise Freigabe sowie die gesetzliche Archivierung der Rechnungsbelege. Wir können hier auf bestehende Schnittstellen aufsetzen und kundenspezifisch den jeweiligen digitalen Rechnungskanal bedienen“, so Marlovits weiter.

Auf die Mischung kommt es an

Ob nun Rechnungsportal, PDF per E-Mail oder vollständig integrierte EDI-Lösung hängt von den jeweiligen Gegebenheiten und Bedürfnissen der Unternehmen ab. „Eines scheint klar: Um möglichst alle Geschäftspartner digital an Bord zu haben, wird es wohl einer Kombination der unterschiedlichen Ansätze bedürfen“, sagt Marlovits.

Die Lieferantenstruktur eines Handelskonzerns birgt in sich bereits ein breites Spektrum. Ähnlich verhält es sich bei großen Herstellern, die eine Vielzahl an Kunden aus unterschiedlichen Branchen beliefern. „Ein Friseur benötigt etwas Anderes als eine Drogeriekette. Es kommt also auf die richtige Mischung an. Letztendlich ergänzen sich die Ansätze zu einem Gesamtkonzept“, fasst Marlovits zusammen.

Ob nun verstärkt durch die jüngsten Erfahrungen aus der Krise oder dem allgemeinen Trend zur Digitalisierung folgend: Das - zugegebenermaßen niemals vollständig -  papierlose Büro rückt Stück für Stück näher und EDI als „Enabling Technology“ wird dabei weiter an Bedeutung gewinnen – und das nicht nur in Zeiten von Home-Office.