Durchschnittlich über 1.000 Blatt Papier druckt ein einzelner Büromitarbeiter in der Logistikbranche pro Monat aus. Eine Vielzahl dieser Dokumente müssen anschließend bearbeitet, abgelegt, archiviert und im Optimalfall möglicherweise auch einmal wiedergefunden werden. "Die Branche steht vor großen Herausforderungen aber auch großen Chancen", liefert Kyocera Argumente für die Anwendung von Dokumentenmanagement-Lösungen.

Logistik ist weit mehr als nur der Transport von A nach B, gerade in den vergangenen Jahren hat sich hier viel verändert. Der digitale Wandel beflügelt diese Branche: Das Kaufverhalten der Konsumenten hat sich verändert, der Trend geht immer stärker zum Onlinekauf. Waren, die online gekauft werden, müssen dann wiederum möglichst rasch zum Käufer transportiert werden. Gleichzeitig erwarten Kunden eine höhere Warenverfügbarkeit, schnelle Zustellung und natürlich Information darüber, wo sich die Sendung gerade befindet – letzteres stets in Echtzeit.

Drei Gründe, warum sich Logistiker mit Dokumentenmanagement (DMS) beschäftigen sollten:
Von Transport-, Verkehrs- und Logistikunternehmen wird ein Höchstmaß an Flexibilität, Genauigkeit und Geschwindigkeit erwartet. Digitalisierung bietet der Branche ein großes Einsparpotential, welches ausgenützt werden muss, um langfristig wettbewerbsfähig und erfolgreich zu bleiben.

1. Das Ende des Papierkrieges
Papierdokumente erweisen sich hier als wirkliche Kostentreiber und Zeitkiller. Weltweit werden in der Logistikbranche täglich 200 Millionen Blatt Papier archiviert. 85 % davon werden niemals wieder benötigt, 50 % davon sind Duplikate. Auch in umwelttechnischer Hinsicht sind diese Zahlen erschreckend – im Hinblick auf verantwortungsvolle Nachhaltigkeit bieten sich hier große Einsparungsmöglichkeiten.

2. DMS-Lösungen schaffen Transparenz
Durch digitale Dokumente entfällt das Hin- und Herschicken von Papier. Alle Transportdokumente sind stets online ohne Zeitverzögerung verfügbar. Die gesamte Abwicklung ist somit transparent und auch schneller.

3. Revisionssichere Archivierung mit DMS
Die physische Lagerung der besagten Papiere kann zu einem echten Ressourcen- und Platzproblem werden. Das elektronische Archiv ist effizient und platzsparend. Die Suche dauert nur noch Sekunden und impliziert kein stundenlanges Suchen mehr im staubigen Archiv.

Trotz Digitalisierung ist das vollkommen papierlose Büro auch in der Logistikbranche (derzeit) noch undenkbar. Viele Unternehmen schrecken davor zurück, dieses Thema anzupacken: man fürchtet sich vor hohen Anschaffungs- und Implementierungskosten sowie monatelangen Besprechungen und Analysen. Kyocera wirbt mit seinem "Workflow Manager", der eine einfache Möglichkeit bietet, papierbasierte Abläufe zu digitalisieren. Unterlagen können zentral abgelegt werden, sodass jeder stets darauf Zugriff hat. Die Software ist intuitiv bedienbar und binnen weniger Tagen im Unternehmen installiert, heißt es.