Wie der Dokumentenlauf effizient gehalten werden kann. Beispiele für Einsparungen und Prozessverbesserungen. Welche Lösungen das Business optimieren.

OKI & WOGEM

Wer ist der Kunde?
Die gemeinnützige Bauträgergesellschaft WOGEM errichtet und verwaltet Mietshäuser für Gemeindebedienstete – rund 5.000 Verwaltungseinheiten. 15 Mitarbeiter bearbeiten Bau- bzw. Modernisierungsprojekte, sind für Vergabe, Instandhaltung, Verwaltung und Abrechnung zuständig.

Was war die Herausforderung?
In einer Hausverwaltung laufen viele Agenden zusammen, es gibt unzählige Prozesse, unterschiedliche Projektabwicklungen und entsprechend hohen Dokumentationsbedarf. Drucktechnisch sind je nach Aufgabe Hochleistungssysteme, etwa für den Ausdruck der Vorschreibungen, Druck-, Scan und Kopier-Anwendungen für das tägliche Office-Management oder auch großformatige Produktionen wie das Drucken von Projektmappen gefragt. »Einige Geräte waren veraltet, andere zu langsam, oder fehleranfällig. Wegen der vielen verschiedenen Modelle und Hersteller war nie der richtige Toner zur Hand, egal wie gut das Lager bestückt war. Da stellte sich dann rasch die Frage nach der Kosteneffizienz«, berichtet WOGEM-Geschäftsführer Philipp Seifert. Die Anschaffung von Multifunktionsdruckern stand bereits auf dem Plan, so war es naheliegend, über Workflow und Dokumentenmanagement nachzudenken.



Foto: Prozessoptimierung: Der Bauträger WOGEM stellt den Rechnungslauf auf neue, schnelle Beine. Die OKI-Geräte lösen nach und nach die heterogene Hardware-Landschaft ab.

Was war die Lösung?
Bei einem Beratungsgespräch identifizierten die OKI-Experten Homogenisierungsbedarf und Einsparungspotenzial, aber auch den Wunsch, die Abläufe insgesamt zur optimieren. Zielsetzung war es, den Posteingang effizienter zu gestalten. Im Mittelpunkt der neuen Lösung stehen OKI-Multifunktionsdrucker mit Smart Extendable Plattform (sXP) und Sendys Explorer. Diese Systeme ermöglichen im Zusammenspiel einen »Barcode Split«. Die zuständige Mitarbeiterin versieht die Rechnung mit einem Barcode-Aufkleber. Anschließend werden alle Rechnungen zusammen in den Einzugsschacht gelegt und in einem Durchgang gescannt.
Der Clou: Das Multifunktionsgerät erkennt anhand des Barcodes, wo die eingelesenen Seiten zu unterteilen sind. Pro Barcode wird eine separate Datei erstellt, die alle zugehörigen Seiten in einem Dokument erfasst. Die Weitergabe, der Skonto-Vermerk und die Archivierung erfolgen elektronisch.

Was sind die Vorteile?
»Wir haben ausgerechnet, dass allein die manuelle Berechnung der Skonti unsere Mitarbeiterin drei Wochen pro Jahr gekostet hat«, veranschaulicht der Geschäftsführer die Dimension der Workflow-Optimierung. Neben der Zeitersparnis profitiert WOGEM durch transparente Druckkosten, bessere Logistik für Verbrauchsmaterial und einheitliche Bedienbarkeit der Geräte. Schrittweise können alte Drucksysteme nun gegen neue OKI-Modelle ausgetauscht werden, bedarfsorientiert erweitert und das Dokumentenmanagement ausgebaut werden.

Brother & DER Reisebüros

Wer ist der Kunde?
Mit ihren 500 Reisebüros und rund 2.000 Mitarbeitern gehören die »DER Reisebüros« zur Unternehmensgruppe »DER Touristik« der REWE Group.

Was war die Aufgabenstellung?
In der Zentrale und den Filialen sollte die Druckerinfrastruktur mit leistungsstarken Geräten optimiert und mit einer einheitlichen Administration ausgestattet werden, um einen Überblick der Druckaktivitäten zu erhalten. Bisher hatte die IT keine Software zur zentralen Verwaltung des Printmanagements. »Vor Einführung der Fleet- und Servicemanagement-Software befanden wir uns im Blindflug, was unser Druckverhalten angeht«, erläutert Sascha Karbginski, Head of IT der DER Reisebüros.



Foto: Ende des Blindflugs. Das neue Servicemanagement bei DER Reisebüros stellt das Druckaufkommen in den Filialen transparent und nachvollziehbar dar. Interne Prozessoptimierung durch Brother und docuFORM.

Welche Partner waren beteiligt?
Die Installation der HL-L6400DW Drucker sowie deren Einbindung in die docuFORM Fleet- und Servicemanagement-Software wurden in Zusammenarbeit mit dem Systemhaus Bechtle und dem Servicepartner Migrasys durchgeführt, wobei zwischen Auftrag und Rollout nur knapp vier Wochen lagen.

Wie sieht das Ergebnis aus? Was wurde verbessert?
Alle Drucker sind seither in das Brother-MPS-Konzept eingebunden und werden über docuFORM erfasst und verwaltet. Die Software liefert Daten zum Druckverhalten sowie umfangreiche Statistiken und Berichte. »Dadurch haben wir nun einen genauen Überblick, wie viel in den Filialen gedruckt wird und können darauf aufbauend dem Management eine belastbare Beratungsgrundlage zur weiteren Prozessoptimierung vorlegen. Dank Brother MPS und der damit verbundenen automatischen Verbrauchsmateriallieferung reduziert sich der Arbeitsaufwand in unseren Reisebüros und der Zentrale in Frankfurt erheblich«, sagt Sascha Karbginski.

Die im Reisesektor verbreitete Branchensoftware Amadeus ist auch bei DER im Einsatz und hilft dem Unternehmen, sein Angebot gezielt auf die Kundenanforderungen auszurichten. Um ein reibungsloses Zusammenspiel der neuen Hardware mit der bestehenden Software zu gewährleisten, wurde der Druckertreiber angepasst. Das erspart beim Rollout einen hohen Zeitaufwand. »Mit dem neuen Druckkonzept haben wir es nicht nur geschafft, unsere Mitarbeiter bestmöglich im Alltag zu unterstützen, sondern auch die Druckaktivitäten im Unternehmen transparenter und günstiger zu gestalten.«

Österreichische Post AG und CEMEX

Für welchen Kunden wurde das Projekt durchgeführt?
Die CEMEX Deutschland AG ist eines der größten Baustoffunternehmen Deutschlands mit Hauptsitz in Rüdersdorf bei Berlin. Sie betreibt mit ihren Partnern bundesweit über 100 Standorte. Ihre Hauptproduktgruppen sind Zement, mineralische Rohstoffe (Kies, Sand, Splitt, Spezialprodukte), Transportbeton und Bauchemie.

Was war die Aufgabenstellung, die Ausgangssituation?
Die Verwaltung von jährlich rund 450.000 Lieferscheinen, die das Baustoffunternehmen erstellt, sollte im Unternehmen neu organisiert werden.



Foto: Vom Briefkasten in die Wolke. Mit der Lösung der Post wird der Dokumentenlauf vollständig digitalisiert.

Was wurde umgesetzt, implementiert, durchgeführt?
Die Lieferscheine werden von der Post-Tochter Scanpoint eingescannt, klassifiziert, digital ausgelesen und künftig in der Business-Lösung Post Cloud Enterprise revisionssicher archiviert. Zudem wurden sämtliche Daten aus dem bestehenden Archiv in die neue Dokumentenverwaltung eingepflegt. »Mit CEMEX konnten wir nun einen internationalen Großkunden von den Vorzügen des durchgängigen digitalen Dokumentenmanagements via Cloud überzeugen. Schnittstellen und Medienbrüche in der Dokumentenbearbeitung gehören dank unserer Komplettlösung der Vergangenheit an«, freut sich Roland Spitzhirn, Geschäftsführer der Scanpoint GmbH. CEMEX-Mitarbeiter im Innen- sowie im Außendienst haben nun mit der Volltext- und Metadatensuche zeit- und ortsunabhängig Zugriff auf alle geschäftsrelevanten Informationen. »Höchste europäische Datenschutzstandards garantieren, dass nur autorisierte Teammitglieder zusammenarbeiten – aber das künftig noch leichter und effizienter«, erklärt Spitzhirn.

Wie sehen die Prozesse im Detail aus?
Die digitale Dokumentenverwaltung passiert in vier Schritten: Zunächst wird ein Dokument mit der Lösung Post Cloud Input gescannt. Falls eine eigene Scanner-Infrastruktur im Unternehmen vorhanden ist, können über »Scan to Web« Dokumente selber gescannt und zur Weiterverarbeitung an die Post geschickt werden. Dann gelangen die gescannten Dokumente in die Post Cloud Enterprise – in einem zentralen Eingangskorb erscheinen die klassifizierten Dokumente, wie etwa Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen usw. samt Metadaten. Mitarbeiter mit den entsprechenden Berechtigungen können nun orts- und zeitunabhängig auf die geschäftsrelevanten Dokumente zugreifen. Schließlich werden über das Dokumentenmanagementsystem die Dokumente bearbeitet, verwaltet und gespeichert. Die DMS-Software wird in einem externen, sicheren Rechenzentrum in Österreich, in Deutschland oder in der Schweiz betrieben und über die Cloud zur Verfügung gestellt.