Im Fuhrpark schlummern versteckte Kosten. Durch günstigere Konditionen bei der Beschaffung der Fahrzeuge sowie Auslagerung der aufwändigen Administration sind Einsparungen von 15 Prozent und mehr möglich. Es lohnt sich aber auch, ein Auge auf die laufenden Wartungs- und Spritkosten zu werfen.

Österreich ist das Schlaraffenland für Leasinggesellschaften, besonders wenn es um die »heilige Kuh«, das Auto, geht. Vier von zehn Kraftfahrzeugen sind über Leasing finanziert – und der Plafond ist trotz kräftiger jährlicher Zuwächse noch nicht erreicht. 2008 konnte das Kfz-Leasing beim Neugeschäft gegenüber dem Vorjahr um 4,2 Prozent zulegen und erreichte damit ein Gesamtvolumen von 7,6 Milliarden Euro.
Während die Banken unter der Finanzkrise stöhnen, trotzt die Leasingbranche allen Turbulenzen. »Leasing wird gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten von Unternehmen als alternativer Weg zur Finanzierung dringend notwendiger Investitionen gesehen«, kommentiert Rudolf Fric, Präsident des österreichischen Leasing-Verbandes, die aktuellen Zahlen. Denn Leasingraten scheinen nicht in der Bilanz auf, belasten also nicht das Rating gegenüber der Bank.  So gehen die neuerlichen Zuwächse klar auf das Konto von Firmenkunden. Bei den Neuanschaffungen entschieden sich deutlich mehr Unternehmer (plus 7,5 Prozent) für geleaste Fahrzeuge. Das schlägt sich auch im Fuhrparkmanagement nieder. In diesem Bereich verzeichneten die österreichischen Leasinggesellschaften ein besonders erfolgreiches Jahr: Das Neugeschäft stieg um fast 20 Prozent auf 548,4 Millionen Euro, die Anzahl der Verträge erhöhte sich um 14,7 Prozent auf 30.641.

Satte Rabatte
Im Bestreben, die laufenden Kosten zu minimieren, findet das Thema Fuhrparkmanagement zunehmend auch bei kleineren und mittleren Unternehmen Beachtung. Galten früher fünf Fahrzeuge als unterste Grenze, ab der sich die Auslagerung zu amortisieren beginnt, relativieren Experten inzwischen diese strikte Zahl. Immerhin bindet die interne Abwicklung und Verbuchung der Belege teure Arbeitszeit, die sinnvoller für das Kerngeschäft genutzt werden kann. Spezielle Software rentiert sich zudem erst bei großen Firmenflotten von rund 300 Fahrzeugen. Ohne professionelle Analyse der Reparaturfälle, Kilometerabrechnungen und Verbrauchszahlen bleiben aber viele Auffälligkeiten und Abweichungen unentdeckt.
Für gutes Fuhrparkmanagement müssen etwa 15 Euro pro Fahrzeug und Monat veranschlagt werden. Gleichzeitig sind aber Einsparungen bis zu 20 Prozent möglich. »Zehn bis 15 Prozent sind fast immer drin, allein durch die Auswahl der richtigen Fahrzeuge und der richtigen Laufzeit«, sagt Henning Heise, Geschäftsführer der unabhängigen Beratungsagentur best4fleet.
Für Michael Schmied, Geschäftsführer der Bawag Fuhrparkleasing, steht professionelles Fuhrparkmanagement auf den vier Hauptsäulen Einkauf/Verwertung, Wartung/Service/Reifen, Schadensabwicklung/Versicherung sowie Tankkartenmanagement. »Alle vier Bereiche versuchen wir optimal auf den Kunden abzustimmen.« Leasinggesellschaften können durch ihre starke Marktposition schon bei der Anschaffung deutlich günstigere Preise erzielen als ein kleines Einzelunternehmen. Auch bei den Wartungskosten, Reifen, Service, Tankkarten etc. sind die Leasinggesellschaften im Vorteil; bei Reparaturen werfen zudem Fachleute ein wachsames Auge darauf, ob manche Fahrzeuge auffallend häufig in der Werkstatt stehen – Stichwort: Montagsautos – bzw. welche Arbeiten gerechtfertigt sind. »Manche Außendienstmitarbeiter lassen sich ihr Auto gerne in der Werkstatt ›vergolden‹. Zierkappen, besondere Felgen, breitere Reifen usw. sind Geschmackssache, dienen aber nicht unbedingt der Fahrsicherheit und verursachen nur höhere Kosten«, meint Schmied.

Sparsame Flotte
Bei der Auswahl der Fahrzeuge steht die Art der Nutzung im Vordergrund: Fährt der Mitarbeiter vorwiegend in der Stadt oder weite Überlandstrecken, müssen häufig sperrige Teile transportiert werden, fahren öfters mehrere Kollegen mit oder wird das Auto auf Fahrten in unwegsamem Gelände oder zu Baustellen eingesetzt? Best4fleet-Chef Heise empfiehlt außerdem, nicht den Anschaffungswert des Fahrzeugs als einziges Entscheidungskriterium heranzuziehen: »Viel wichtiger sind die Gesamtkosten, denn höhere Servicekosten und Verbrauch schlagen sich über die ganze Laufzeit zu Buche.« Für einen Großkunden erstellte er das »Modell Referenzauto«, in dem gängige Marken für jede Fahrzeugklasse durchkalkuliert sind. »Einige Fahrzeuge, die einen um durchschnittlich 15 Prozent höheren Anschaffungswert haben, sind insgesamt trotzdem günstiger«, sagt Heise. Besonders überraschend das Abschneiden von BMW: Eine Firmenflotte mit bayrischen Schlitten würde wohl Neid bei den Mitbewerbern auslösen und vermuten lassen, hier sei plötzlich der große Reichtum ausgebrochen. Weit gefehlt – beim Verbrauch liegt BMW 15 Prozent unter den Vergleichswerten, auch die gesamten Nutzungskosten sind geringer als bei anderen Marken. Dazu kommt der stark reduzierte CO2-Ausstoß durch die serienmäßig installierte EfficientDynamics-Technologie. Von diesen Vorteilen ließ sich erst kürzlich auch die Bundesbeschaffungsgesellschaft überzeugen. In der Ausschreibung für 150 Fahrzeuge der Oberklasse und oberen Mittelklasse, die vor allem für die Mitglieder der Bundesregierung und der Landesregierungen vorgesehen sind, bekam die BMW Group Austria im Februar den Zuschlag für die neue Regierungsflotte.

Rechnerisch vergoldet
Grundsätzlich unterscheidet man beim Leasing zwei Varianten: Beim Finance Leasing ist zu Beginn eine Depotzahlung möglich, die monatliche Rate ist dann geringer. Am Ende der Laufzeit, meist vier Jahre, kann das Fahrzeug zum vereinbarten Restwert gekauft werden. Wird die Höhe der Raten so bemessen, dass der Kaufpreis samt Nebenkosten im Rahmen der Vertragsdauer voll amortisiert ist, spricht man von Full-Pay-out-Leasing.
Beim Operating Leasing bleibt der Restwert dagegen unbestimmt, die Servicekosten sind in der Rate inbegriffen. Nach Ablauf des Vertrages least der Kunde ein neues Fahrzeug, um die Verwertung des alten kümmert sich die Leasinggesellschaft. »Meist kommt dann das dicke Ende«, warnt Fuhrparkexperte Heise. »Ist die Abnutzung des Fahrzeugs stärker als es die ÖNORM vorschreibt, was nach vier Jahren dienstlicher Verwendung leicht der Fall ist, verlangt die Leasinggesellschaft meist kostspielige Reparaturen – das Auto wird rechnerisch vergoldet.« Der angebliche Steuervorteil existiere nicht, so Heise, der Aufwand verschiebe sich nur. Er rät, den Restwert schon vor Vertragsabschluss genau kalkulieren zu lassen, damit es kein böses Erwachen gibt. Noch vorteilhafter wäre es aber, eine Gewinnteilung auszuhandeln. Kann das Fahrzeug nach Ende der Laufzeit zu einem höheren Preis als dem veranschlagten Restwert weiterver­kauft werden, wird der Gewinn zwischen Leasingnehmer und Leasinggesellschaft geteilt. Mitarbeiter könnten auf diese Weise auch leichter motiviert werden, sorgsam mit dem Firmenwagen umzugehen. Bei Bawag P.S.K-Leasing wird, so Geschäftsführer Schmied,  für jedes Fahrzeug ein neutrales Gutachten eingeholt, schon um etwaige Differenzen zu vermeiden. Bei übermäßiger Beanspruchung oder Sonderwünschen sollte auf jeden Fall schon vorab der Restwert entsprechend angepasst werden. Änderungen sind auch noch während der Laufzeit möglich, wenn beispielsweise ein Mitarbeiter in den Außendienst wechselt und das Fahrzeug häufiger für lange Strecken genutzt wird. »Ein Leasingvertrag ist nicht in Stein gemeißelt«, sagt best4fleet-Chef Heise.
Prinzipiell ist der Kunde König; auch rote Ledersitze sind möglich, wenn gewünscht. Aber letztlich sollte man  immer die Wirtschaftlichkeit im Auge behalten. Das gilt auch für die Farbwahl – was bei Unternehmen, wo eine starke auffällige Farbe Teil der Corporate Identity ist, schon zum Problem werden kann. In diesem Fall empfiehlt Bawag-Fuhrparkleasing-Chef Schmied eine spezielle Folierung, die das Fahrzeug gleichzeitig vor Kratzern schützt: »Das kostet weniger als eine Lackierung in einer RAL-Farbe. Nach dem Abziehen der Folie hat man praktisch einen Neuwagen, was sich wieder positiv auf die Wiederverwertung auswirkt.« Hatte man vor einigen Jahren noch Mühe, die Vielzahl an weißen Firmenwagen später unters Volk zu bringen, wirkt heute die Masse an silberfarbenen Fahrzeugen schon fast eintönig. »Schwarz und Silber geht zwar immer«, meint Schmied, »aber jetzt haben wir bald nur noch silberne Fahrzeuge.«