In sieben Jahren hat sich das Studentenprojekt ToolSense als Dienstleister für die internationale Bau- und FM-Branche etabliert. Ursprünglich als Diebstahlsicherung für Elektro­werkzeuge angetreten, ermöglicht ToolSense heute das digitale Management aller Prozesse rund um ein Gerät auf einer einzigen Plattform. Namhafte Unternehmen wie ISS oder Wisag vertrauen auf die Lösung.

Im Jahr 2017 gründeten Alexander Manafi, Benjamin Petterle und Rostyslav Yavorskyi die Firma ToolSense. Ihr ehrgeiziges Ziel war es, Teams in Instandhaltung, Service und Operations zu unterstützen, indem Asset-Prozesse digitalisiert, Workflows automatisiert und kaufmännische Entscheidungen unterstützt werden. Heute ermöglicht ToolSense das digitale Management aller Prozesse rund um ein Gerät auf einer einzigen Plattform, von Großgeräten und Fahrzeugen in den Maschinen- und Fuhrparks bis zum kleinen Akkuschrauber. Das reicht von Prüfungen über das gesamte Servicemanagement und die Logistik bis hin zur Kostenkontrolle und einem kompletten Lebenszyklusmanagement. Damit können Abläufe optimiert und Stillstandszeiten verhindert werden.

Bild: »Durch die Verbindung von Assets, Mitarbeitern und Prozessen unterstützt ToolSense operative Mitarbeiter im Feld und hilft asset-intensiven Industrien wie der Bau- oder der FM-Branche dabei, effizienter zu arbeiten«, erklärt Manafi.

Sieben Jahre nach der Gründung zählen internationale Bau-Unternehmen wie die deutsche Berger Bau oder die italienische Rizzani de Eccher zum Kundenstock von ToolSense. Im FM-Bereich vertrauen Branchengrößen wie Wisag oder ISS auf die Lösungen des Start-ups.

Best Practices
Die Zusammenarbeit zwischen ToolSense und ISS hat Ende 2021 begonnen. Damals noch auf Österreich bezogen, wurde daraus Ende 2023 eine globale Partnerschaft. Jeden Tag kümmern sich mehr als 300.000 ISS-Mitarbeiter*innen vor Ort in mehr als 30 Ländern weltweit um über 500.000 bewegliche Maschinen wie Staubsauger, Küchengeräte und Geräte für das Gesundheitswesen. Die Verfolgung, Wartung und Nutzung dieser Anlagen wird nun durch den Einsatz der Asset Operations Plattform von ToolSense, Internet-of-Things-Lösungen und QR-Codes optimiert. »Dadurch verbessern wir das gesamte Lebenszyklusmanagement unserer beweglichen Vermögenswerte und steigern unsere betriebliche Effizienz. So erhalten wir beispielsweise einen umfassenden Überblick über alle unsere Werkzeuge und Maschinen vor Ort, einschließlich ihrer Nutzung, ihres Wartungsbedarfs und möglicher Upgrades«, so Markus Sontheimer, CIDO von ISS.

Ein entscheidender Aspekt der Integration der ToolSense-Lösungen ist die Digitalisierung von Arbeitsprozessen,die normalerweise von den ISS-Mitarbeiter*innen vor Ort manuell durchgeführt werden. »Die ISS-Mitarbeiter haben nun Zugang zu allen relevanten Informationen und können die Anlagen über eine einzige digitale Plattform verwalten. Diese Plattform bietet eine Maschine-zu-Service-Verbindung für die Echtzeitkommunikation, den Zugriff auf Maschinenstandorte und eine automatische Laufzeitdokumentation«, so Alexander Manafi, CEO von ToolSense.

Mit Wisag arbeitet ToolSense in Deutschland seit Mai 2022 zusammen. Ähnlich wie bei ISS stattet ToolSense die Geräte der Wisag mit GPS-Verbindung und QR-Codes aus. Mitarbeitende können diese dann per Anwendungssoftware digital erfassen und auslesen. »Anhand dieser Daten werden Parameter wie Auslastung analysiert und der Einsatz der Geräte wird wirtschaftlicher und kosteneffizienter geplant und gesteuert«, erklärt Manafi. So wird der Aufwand für die Organisation der Betriebsmittel reduziert und gleichzeitig die Basis für einen transparenteren Austausch mit den Kunden geschaffen.

»Wichtig war uns eine herstellerunabhängige Lösung mit besonderem Augenmerk auf Datensicherheit«, erläutert Steven Mollenhauer, Projektleiter Prozesse & Systeme bei der WISAG Gebäudereinigung Holding GmbH & Co. KG. »ToolSense hat uns überzeugt, weil das Verfahren einfach und nutzerfreundlich ist und wir die Lösung mit wenig Aufwand in unsere Prozesse implementieren konnten.« 

Neue Richtlinie für planungs- und baubegleitendes FM

FM-Verbände aus Deutschland, Österreich und der Schweiz haben gemeinsam eine neue Richtlinie entwickelt, die einen klaren Rahmen für planungs- und baubegleitendes Facility Management definiert.

1. Die Richtlinie
Der erfolgreiche Betrieb einer Immobilie entscheidet sich in der Planungs- und Bauphase. Die neue Richtlinie GEFMA 116 »Planungs- und baubegleitendes Facility Management« unterstützt mit zehn Themenbereichen und 77 Fokusthemen Bauherren, Planer und Facility Manager dabei, einen ganzheitlichen Prozess für Planung, Bau und Betrieb zu entwickeln. Dieser bildet in jeder Phase des Bauprojekts die wichtigsten Schlüsselthemen für einen erfolgreichen Lebenszyklus ab.

2. Hintergrund
Die Richtlinie GEFMA 116 wurde in einem länder- und verbandsübergreifenden Arbeitskreis zwischen gefma, Facility Management Austria (FMA) sowie IFMA Schweiz entwickelt und wird von allen drei Verbänden veröffentlicht. »Durch die neue Richtlinie wird das planungs- und baubegleitende Facility Management in der DACH-Region erstmals genau definiert und strukturiert. Die Publikation soll vor allem als Praxisleitfaden für die an einem Bauprojekt beteiligten Akteure dienen«, beschreibt Andreas Seibold, Leiter des gefma-Arbeitskreises Planen und Bauen im FM, den Anspruch des jetzt erschienenen Regelwerks. Durch die systematische Integration des planungs- und baubegleitenden FMs in ein Immobilienprojekt entsteht ein wertvoller Beitrag für ökologische, ökonomische und soziale Nachhaltigkeit von Gebäuden. 

3. Bezugsquelle
Die neue Richtlinie GEFMA 116 »Planungs- und baubegleitendes Facility Management« ist ab sofort für Mitglieder der Facility Management Austria (FMA) kostenfrei in der Geschäftsstelle der FMA erhältlich. Nicht-Mitglieder können sie dort zum Preis von € 98,00 zzgl. USt. erwerben. Im Rahmen der Kooperation zwischen FMA und gefma stehen allen Mitgliedern der FMA die Richtlinien zum Vorzugspreis zur Verfügung.

www.fma.or.at