Das Bedienen und Warten von Geräten und Maschinen erfordert gewisse Fähigkeiten und Zertifizierungen. Nicht nur auf Baustellen stellt sich die Frage, wer eigentlich was darf und kann. Eine digitale Personalakte in Verbindung mit einer digitalen Werkzeugverwaltung verknüpft das Inventar mit den Fähigkeiten der Mitarbeiter*innen.

Den Überblick über die Vielzahl an Werkzeugen, Maschinen und Fahrzeugen zu bewahren ist nicht leicht. Mit einer digitalen Werkzeugverwaltung ist sie jedoch sehr praktisch zu handhaben.

Per QR-Code werden Geräte ganz unkompliziert erfasst und die nötigen Informationen hinterlegt. An anstehende Prüftermine erinnert ein Wartungsplaner. So wird kein Wartungstermin mehr vergessen und jedes Werkzeug ist garantiert funktionstüchtig, wenn es benötigt wird. Dokumente wie Prüfzertifikate werden in der digitalen Inventarverwaltung hinterlegt, sodass ein Zugriff auch jederzeit mobil vom Smartphone oder Tablet aus möglich ist. Hat ein Werkzeug einmal einen Defekt, ist dieser schnell mit einem Klick gemeldet. Dadurch werden defekte Geräte nicht einfach beiseitegelegt und womöglich vergessen. Durch die »check-in/check-out«-Funktion, also die Zuweisung auf Mitarbeiter*innen, ergibt sich zudem ein ganz neues Verantwortungsbewusstsein für die genutzten Geräte.

Die digitale Personalakte

Zertifizierungen und Befähigungen können auslaufen. Hier kommt die sogenannte elektronische Personalakte mit ins Spiel. Die Mitarbeiter*innen werden mit ihrem Know-how und ihren Befähigungen in der Software angelegt. Sämtliche Dokumente, wie etwa Zertifikate, werden der Personalakte in digitaler Form hinzugefügt. Dadurch sind auch die einzelnen Geräte und Anlagen mit genau den Mitarbeiter*innen verknüpft, die diese bedienen oder warten dürfen. Das Inventar kann auf Mitarbeiter*innen, Standorte und auch auf externe Prüfer*innen zugewiesen werden. In der Desktop-Anwendung kann der oder die Verantwortliche der Verwaltung ganz bequem per Suchfunktion herausfinden, wer aktuell den Kran fahren darf. Oder besser noch: alle Mitarbeiter*innen werden rechtzeitig daran erinnert, die notwendige Zertifizierung durchzuführen – und das voll automatisiert. In der digitalen Personalakte lassen sich alle Aspekte rund um die Thematik der Fähigkeiten und Zertifizierungen der Mitarbeiter*innen eines Unternehmens in digitaler Form einfach verwalten. 

Mit der Verbindung von digitaler Personalakte und Werkzeugverwaltung immer wissen, wer welches Gerät bedienen kann und darf. (Bild: Timly Software AG)

Datenschutz & Anbindung

Elektronische Personalakten enthalten natürlich persönliche Informationen und Dokumente. Eine digitale Akte muss daher die eingespeisten sensiblen Daten ausreichend schützen. Bei der Wahl einer geeigneten Software zur Werkzeugverwaltung mit digitaler Personalakte sollte man daher darauf achten, dass diese DSGVO-konform gesichert ist. Für viele Firmen ist vor der Einführung einer digitalen Personalakte auch wichtig, dass eine Anbindung an bestehende Systeme, wie eine HR-Software, möglich ist. So können die verschiedenen Datenbanken Hand in Hand gehen und einander ergänzen.

Digital verwaltet in der Praxis

Digitale Personalakten und elektronische Inventarverwaltung werden bereits in vielen Unternehmen verwendet. Das große deutsche Bauunternehmen Diringer & Scheidel nutzt die Software der  Timly Software AG für die Verwaltung seiner Mitarbeiter*innenzertifizierungen und -fähigkeiten. Damit können die jeweiligen Verantwortlichen jederzeit schnell einsehen, wer welche Geräte bedienen darf, welche Schulungen demnächst anstehen und welches Inventar wann gewartet werden muss. Durch das ausgereifte Nutzer*innenrollen-Konzept wird nur berechtigten Personen Zugriff auf die Daten in der DSGVO-konform gesicherten Cloud gewährt. Dokumente und Zertifikate stehen dann in elektronischer Form zur Verfügung und können bequem abgerufen werden. Somit behält Diringer & Scheidel alle Geräte, Wartungstermine und die Fähigkeiten der Mitarbeiter*innen im Blick.

Unabhängig von Branche & Größe

Doch nicht nur für Firmen aus der Baubranche hat eine Inventarverwaltung mit digitaler Personalakte viele Vorteile. IT-Geräte, Büro- oder Schulinventar, Smart City Assets und noch vieles mehr kann damit verwaltet werden. Auch Größen wie Siemens, Cornelsen oder das Nachrichtenmagazin Der Spiegel optimieren ihre Verwaltung mit der Timly-Software. In Österreich haben beispielsweise die Firmen Hauser und ELIN sowie der Elektrotechnikanbieter Fleck erkannt, dass sie mit einer Software zur Inventarverwaltung mit der Zeit gehen und den Überblick behalten. Die elektronische Personalakte unterstützt sie im Alltag effektiv und sorgt zudem für Arbeitssicherheit.

(Titelbild: iStock)