Der Wandel ist nicht nur im privaten Gebrauch zu spüren. Mobile, vernetzte Werkzeuge - Smartphones, Tablets und Community-Plattformen – werden von einer neuen Generation von Arbeitskräften in die Unternehmen gebracht.

"Heute 15-jährige wissen nicht einmal, was E-Mail ist. Sie sind mit Facebook und Applikationen am Mobiltelefon groß geworden", beschreibt der Technologieexperte Martin Bergant. Sein Arbeitgeber, der IT-Dienstleister Atos, hat festgestellt, dass sich über 70 % der Mitarbeiter in Unternehmen über die unaufhörliche E-Mail-Flut beklagen. Jeder Zweite benötigt alleine drei Stunden täglich, um elektronische Nachrichten zu beantworten. Bergant nennt dies schlichtweg den „E-Mail-Overload“. Wie aber werden wir die Geister, die wir riefen, nun wieder los? Atos hat dazu vergangenes Jahr das Projekt „Zero E-Mail Company“ ins Leben gerufen: Bis Ende 2013 soll im internen Kommunikationsverkehr auf E-Mail weitgehend verzichtet werden.

Bergant beschreibt im Gespräch mit dem Report einen „spannenden Weg, den zuvor noch niemand beschritten hat“. Seine Aufgabe ist, die neue Strategie im Konzern in Zentral- und Osteuropa umzusetzen. „Für E-Mail-freie Zonen benötigt es einen Kulturwandel im Unternehmen. Die richtigen Werkzeuge zu finden, darunter auch Social-Media-Plattformen, sind ein Teil dieser Veränderung. Dennoch ist das kein reines IT-Projekt“, betont der Österreicher. In Schulungen werden die Mitarbeiter für das Thema mittels E-Mail-Etikette sensibilisiert. Für die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten wird der richtige Umgang mit der Microsoft-Plattform Sharepoint erläutert. Zur effizienteren Kommunikation per Telefon und Chat hat Atos nun die Unified-Communications-Anwendung Lync firmenweit im Einsatz. Unternehmensprozesse wurden analysiert und möglichst E-Mail-frei gestaltet – etwa ein Traveller-Tool zur Genehmigung und Buchung von Geschäftsreisen. Für Bergant ist dies ein typischer Bereich, in dem früher unnötig starker Nachrichtenverkehr produziert wurde.

Die Businessvariante einer Social Software wie Facebook heißt bei Atos wiederum „blueKiwi ZEN“. Die Collaboration-Plattform wird bei Atos mittlerweile als größter Hebel gesehen, um Zusammenarbeit und Kommunikation nachhaltig zu verändern. Da können in virtuellen Arbeitsräumen die Mitarbeiter Wissen und Informationen austauschen, Expertenhilfe finden und selbstständig Gruppen aufbauen. Bei blueKiwi sind Dokumente und Fragestellungen jederzeit für Teammitglieder verfügbar. Größere Daten wie Bilder oder Powerpoint-Präsentation werden ebenfalls zentral abgespeichert. Bergant sammelt nun die nötigen Erfahrungen, um diese Maßnahmen in einem weiteren Schritt auf alle 75.000 Mitarbeiter bei Atos auszurollen. „Wir sind zuversichtlich dieses Ziel bis Ende 2013 zu erreichen“.

Dass dabei auch der Spaß nicht zu kurz kommt, ist für Bergant selbstverständlich. So wurden von den Kollegen bereits „Arbeitsgruppen“ für den fachlichen Austausch zu lokalen Fußballklubs gegründet. „Wir befinden uns im 21. Jahrhundert. Jeder von uns ist auch Arbeitsplatz Privatmensch und auch im Privaten gedanklich mit seiner Arbeit verbunden. Das zu trennen ist in der modernen Welt nicht mehr zeitgemäß.“