Mein Arbeitsplatz ist dort, wo ich bin. Das ist heute vielfach die Devise im Business. Die neue Arbeitswelt bietet mehr Freiheit, fördert die Kreativität und die Motivation, erfordert aber auch mehr Eigenverantwortung und Planung.

Der klassische Arbeitsplatz ist heute vielerorts Geschichte. Tätigkeiten wie Projektarbeit, Außendienst, IT-Adminis­tration und Training finden nicht mehr ausschließlich am festen Arbeitsplatz im Firmenbüro statt, sondern auch in Besprechungsräumen, bei Kunden und in den eigenen vier Wänden. Notebooks, Smartphones und Tablets in Verbindung mit IP-basierenden Kommunikationssys­temen ermöglichen unabhängiges Arbeiten frei von fest vorgegebenen Arbeitszeiten und Arbeitsplätzen.

Arbeitsplatz Handtasche

Richten wir unseren Blick auf das Microsoft-Büro in Wien. Arbeit findet hier nicht mehr explizit im Büro statt, Mitarbeiter wählen Arbeitsort und -zeit frei. Das Büro dient primär als Treffpunkt für Mitarbeiter, Kunden, Partner und Lieferanten. Meine Ansprechpartnerin ist Alexandra Moser, Leiterin der Geschäftsgruppe Information Worker. Auf meine Frage, wie ihr Arbeitsplatz aussieht, lacht sie. »Mein Office befindet sich in meiner Handtasche. Notebook, SmartPhone, Headset und ein Netzteil begleiten mich immer. Über Lync kann ich chatten, telefonieren und Videokonferenzen abhalten.« Auch Martin Resel, Director Business Development bei NextiraOne, möchte Mobile Computing nicht mehr missen. »Vergangene Woche hatte ich ein Meeting bei einem Kunden. Die Rückreise in die Firma habe ich mir erspart und aus der Gastronomie der Event Location weitergearbeitet. Das hat der Qualität keinen Abbruch getan.«

Mobiler Mehrwert

Flexible Arbeitsstile bieten durch ihre intelligente Infrastruktur geschäftliche Mehrwerte – nicht nur für den Arbeitnehmer, auch für den Arbeitgeber. »Der Return of Investment wird schon im ers­ten Jahr auf der Kostenseite sehr deutlich. Fixe Arbeitsplätze werden zurückgefahren, kollaborative Flächen vergrößert, Reise- und Facilitykosten reduziert«, berichtet Professor Michael Bartz von der IMC FH Krems, der bei Microsoft die Auswirkungen der neuen Arbeitsformen auf die Menschen und das Unternehmen seit zwei Jahren misst und bewertet. »Erfahrungen aus einer Reihe von Unternehmen zeigen, dass sich durch die Einführung neuer Arbeitsformen beispielsweise 30 % Reisekosten einsparen lassen.« Für viele MitarbeiterInnen ist die gewonnene Freiheit motivierend. Michael Bartz zeigt in seinen Untersuchungen, dass von einem Anstieg der Produktivität in Unternehmen um 5 bis 10 % ausgegangen werden kann. »Manche Mitarbeiter brauchen aber einfach Führung und Motivation«, zeigt Martin Resel auf. Hier ist der persönliche Kontakt wichtig. »Wir empfehlen unseren Kunden ein Zeitmodell von ein bis zwei Tage Arbeit im Office, drei bis vier Tage mobil.« Wenn der Output nicht stimmt, müssen die Rahmenbedingungen verschärft und die Ziele enger gesteckt werden.

Shared Desk

Völlig mobil läuft die Arbeit nicht ab. Die zwischenmenschliche Kommunikation bleibt sehr wichtig – für den regelmäßigen Informationsaustausch, aber auch für die Eigenmotivation. »Vor der Ära des Mobile Computing hat man sich beim Vorbeigehen am gegenseitigen Arbeitsplatz regelmäßig getroffen. Heute muss man Kontakte planen«, betont Alexandra Moser. Das bringt mehr Eigenverantwortung. Shared Desk bietet laut Microsoft aber auch viele neue Vorteile. »Durch das Herumwandern knüpfe ich Kontakte, die sich mit dem fixen Arbeitsplatz früher nicht ergeben hätten. Dadurch entstehen neue Ideen und Gedanken.« 15 % der MitarbeiterInnen haben bei Microsoft noch einen fixen Arbeitsplatz, vor allem HR und Finance. Alle anderen können sich den Arbeitsplatz der gestellten Aufgabe entsprechend aussuchen. »Die Arbeitsplätze bei uns sind unterschiedlich ausgestattet, manche mit einem großen Bildschirm, manche mit zwei. Andere sind höhenverstellbar.«

Enterprise Social Network

Instant Messaging steigt, Telefonieren nimmt ab, Mails sind ebenso rückläufig. »Studien sprechen von 294 Milliarden Mails am Tag. 89 % davon zählen als Spam. Große IT-Firmen streben daher den radikalen Ausstieg aus Mails an und propagieren Social Media, Chat und Diskussionsforen. Das ist auch bei uns so. Durch Salesforce Chatter, Sharepoint und Facetime sind die Mails um 20 bis 30 % zurückgegangen«, berichtet Resel. Stark im Kommen ist Enterprise Social Network. »Das heißt aber nicht, dass wir tagelang in Facebook unterwegs sind«, lacht er. »Wir sprechen von Enterprise Social Network, u.a. Microsoft Sharepoint, Cisco Webex Social oder IBM Sametime Connect.« Über diese Plattformen wird telefoniert, Videokonferenzen werden geführt, Document Sharing und CM-Integration abgewickelt. Social Networking lässt sich auch gut in Apps integrieren. Bei Office 2013 kann etwa ein Kommentar in Word eingegeben werden. Wenn sich jemand mit dieser Textpassage nicht auskennt, drückt er einfach auf den Kommentar, erfährt über eine Kontaktkarte den Status des Autors und kann ihn anchatten. Für Alexandra Moser ist die Hashtag-Lösung wesentlich. »Durch das Setzen eines Hashtags zu einem bestimmten Thema erhalte ich auf meinen Newsfeeds alle Diskussionen dazu. Wenn ich zu einem Punkt eine Frage habe, poste ich sie einfach an die entsprechende Community. Ich bin nicht mehr darauf angewiesen, ob ein Kollege da ist, der sich mit diesem Thema auskennt.« Die neue Welt des Arbeitens funktioniert laut Moser gut, denn »hinter jedem Pos­ting steht der persönliche Ruf. Dieser wird nicht durch unqualifizierte Inhalte aufs Spiel gesetzt.« Als entscheidend für die neue Arbeitswelt sehen Microsoft und NextiraOne den Bereich IT-Sicherheit, denn der Zugriff auf Informationen ist von allen Geräten, von überall und zu jeder Zeit möglich. Das öffnet Hackern Tür und Tor. Unternehmen müssen sich eine Strategie für die interne Kommunikation überlegen. Microsoft und Next­iraOne bieten hier Lösungen, die an die Sicherheitsrichtlinien der Unternehmen angepasst sind, den Datenfluss mobiler Geräte und Infrastrukturen schützen und ein effizientes Managementsystem implementieren.

Umlegen des Schalters

»Das Arbeitsmodell lässt sich nicht von heute auf morgen ändern«, betont Professor Bartz. »Unternehmen müssen fünf bis sieben Jahre dafür einplanen. Die Infrastruktur muss ebenso geändert werden wie die Kultur im Betrieb. Derzeit ist die Kontrollkultur vorherrschend. Künftig muss aber nach Leistung gemessen werden«, betont er und warnt, dass die große Freiheit auch kontraproduktiv sein kann. Es braucht ein vielstufiges und feingliedriges Transformationsprogramm. Das muss rasch umgesetzt werden, denn die nächste Revolution wartet schon: Der Nanotechnologie gehört die Zukunft. »Wir werden mit wesentlich kleineren Chips mit mehr Speichervolumen arbeiten, die Bandbreiten werden ausgedehnt. Das Internet wird überall Einzug halten. Damit ändert sich erneut die Arbeitskommunikation, mit allem Für und Wider«, betont Martin Resel und bezieht sich dabei auf die Work-Life-Balance der Mitarbeiter. Unternehmen müssen darauf achten, nicht zu sehr in deren Privatsphäre einzudringen. Denn sonst sitzen die Mitarbeiter nur mehr zu Hause und arbeiten, statt mit ihren Familien zu sprechen. Das ist generell das Problem des technischen Fortschritts.