Robotic Process Automation soll den Menschen von wiederholenden, mäßig komplexen Klick-Tätigkeiten entlasten – damit Fachkräften mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben bleibt.

In der Geschäftswelt spielen effiziente Prozesse eine entscheidende Rolle für die Arbeitsplatz-Qualität und den Erfolg von Unternehmen. Eine Methode, die dabei unterstützt, ist Robotic Process Automation (RPA). Dabei hilft Business-Software bei der automatisierten Durchführung von repetitiven und zuvor manuellen Aufgaben – entweder von ganzen Geschäftsprozessen oder von einzelnen Prozessschritten. Der »Softwareroboter«, integriert in am Prozess beteiligten Systemen und Applikationen, kopiert dabei die Arbeit des Menschen in der Dateneingabe, Datenaufbereitung und Berichterstellung.

Automatisierungslösungen im der Arbeitsumgebung Büro sind grundsätzlich nichts Neues. Mit RPA wurde der IT und damit auch den Fachabteilungen in den Unternehmen aber ein besonders vielseitiges Werkzeug in die Hand gegeben. So setzt Wien Energie bereits seit 2018 auf den Einsatz von RPA, damals noch mit dem Tool »Process Robot« der Firma Softomotive. Als Microsoft dieses Tool in ihre Power Platform integrierte, eröffnete sich für den Energieversorger eine neue Perspektive.

Nach einer gründlichen Evaluierung entschied sich das Unternehmen dafür, »Power Automate« als zukünftiges Automatisierungs-Tool auszuwählen, nicht nur für Wien Energie, sondern in weiterer Folge auch für die gesamten Wiener Stadtwerke. Dank der Unterstützung eines externen Beraters war es dem Projektteam möglich, in kürzester Zeit mehr als 100 bestehende produktive Automatisierungslösungen in die neue Plattform zu migrieren – innerhalb weniger Monate. Dabei hat Wien Energie auch auf den Microsoft Unified for Enterprise Support zurückgegriffen und dadurch kompetente Unterstützung und Beratung von Microsoft Expert*innen erhalten.

Auch Wien Energie setzt auf automatisierte Prozesse bei Business-Software. »Mit RPA dringen wir in die Fachbereiche vor, um bessere Prozesseffizienz zu erreichen sowie der oft herausfordernden demographischen Entwicklung besser entgegenwirken zu können«, sagt Ingomar Fellner, Lead des RPA Competence Centers der Wiener Stadtwerke. (Foto: Wien Energie/ Christian Hofer)

»Zum Zeitpunkt des Setups war Power Automate Desktop ein sehr neues Tool und es gab dementsprechend wenig Know-how in Bezug auf die Power Platform und weiteren Komponenten. Daher haben wir intern selbst einen Blueprint für einen Best-Practice Setup entwickelt. Einige Monate später veröffentlichte Microsoft ein Whitepaper, welches das gewählte Setup bekräftigte«, erzählt RPA-Experte Markus Ivan, zuständiger Projektleiter für den Aufbau von Power Automate bei Wien Energie. Das Fazit: RPA ist eine Technologie, die für Personen in Fachbereichen konzipiert worden ist. Die Power Plattform erlaubt die rasche Befähigung von »Citizen Developers«, bietet aber auch die Möglichkeit einer zentralen Verwaltung und Kontrolle respektive ein umfangreiches Monitoring, um Mindeststandards und Richtlinien sicherstellen zu können.

Plattform

Mit Microsoft Power Automate können sich wiederholende Aufgaben und Geschäftsprozesse optimiert und automatisiert werden – mithilfe von Drag-and-Drop-Werkzeugen und wenig Coding. Der Hersteller bietet hunderte vorkonfigurierte Connectors und tausende Vorlagen. Die Automatisierungsprozesse können zudem mit generativen KI-Funktionen (Sprachmodelle) erstellt und angepasst werden.

Vorstoß bei der Post

»RPA-Lösungen lassen sich relativ einfach implementieren, da sie mit bestehenden Schnittstellen arbeiten und keine neuen Zugänge erfordern. Darüber hinaus muss die IT-Infrastruktur des jeweiligen Unternehmens nicht verändert werden, daher sind RPA-Lösungen relativ kostengünstig«, ist auch George Wallner, Geschäftsfeldleiter Business Solutions der Post, überzeugt. Der Dienstleister bietet die Umsetzung von Prozessautomatisierung an, zum Beispiel in der Verarbeitung von einlangender Post und Dokumenten.

Je nach Anforderung und Unternehmen kann die RPA von Post Business Solutions einfache bis komplexe Aufgaben übernehmen. Das reicht von der Dublettenprüfung in Datenbanken und der Zuordnung von Kreditkartenpositionen in Reisekostenabrechnungen über die Verarbeitung von E-Mails mit Anhängen und Einträgen in CRM-Systemen bis hin zur Automatisierung von Genehmigungsprozessen. Ein häufiges Anwendungsbeispiel ist die automatische Rechnungsverbuchung: Rechnungen können verarbeitet, geprüft und die Forderungen nach der Freigabe automatisch an die Lieferant*innen gebucht werden. Auch die Rechnungserstellung, der Versand und die Archivierung können automatisiert werden. Das Potenzial ist nahezu grenzenlos.

George Wallner, Österreichische Post: »Das Elegante an RPA-Lösungen ist, sie sind leicht und relativ kostengünstig implementierbar.« (Foto: Österreichische Post)

Neues Geschäftsfeld

Post Business Solutions nutzt RPA nicht nur selbst, sondern stellt Unternehmen nun Software-Bots für spezifische Automatisierungsaufgaben zur Verfügung – es gibt bereits erste Anwender aus dem Medienbereich und aus weiteren Branchen. Mit »Rob, the Bot« erschließt sich Österreichs größter Logistiker ein neues Geschäftsfeld mit hohem Wachstumspotenzial.

»Mithilfe von RPA und KI können Software-Bots auch komplexe Arbeiten völlig eigenständig erledigen, Lösungen für Ausnahmefälle finden und Handlungsempfehlungen erstellen«, beschreibt Wallner weiter. Technologien wie Predictive Analytics, ein RPA-Trend, können dazu beitragen, dass Mitarbeiter*innen zukunftsorientierte Berichterstattung erhalten. »Man muss sich das wirklich vor Augen halten: RPA ist der Treiber von Digitalisierung schlechthin, man benötigt aber weder teure Systeme noch neue Schnittstellen. Stattdessen automatisiert man Prozesse, die es bereits gibt«, so der Experte.

Welche Branchen oder Abteilungen können am meisten davon profitieren? »Hier sollte man wirklich nichts ausschließen«, rät Wallner. Er plädiert dafür, die Frage umdrehen: Wo profitiert man nicht von RPA? Allein bei der Österreichischen Post gäbe es eine Vielzahl an Anwendungsbereichen. »So setzen etwa die Kolleg*innen aus dem Rechnungswesen und Controlling, dem Kundenservice, dem Personalmanagement oder dem Vertrieb darauf. RPA ist ein Stück Zukunft, das auch unseren Kund*innen schon heute zur Verfügung steht.«