Software zum Verwalten technischer Daten und Dokumente , Dokumentenmanagement für wachsendes Rechnungsvolumen und eine Cloudlösung für das Management und die Archivierung – beste Umsetzungen für den effizienten Dokumentenlauf in Unternehmen.

Konica Minolta: Digitalisierung des Rechnungswesens

Der Haushaltswarenhersteller Tupperware plante eine Digitalisierung seines Rechnungswesens, da unter anderem das Rechnungsarchiv des Unternehmens wertvollen Stellplatz blockierte und sich nicht für die schnelle Suche nach abgelegten Informationen eignete. Das Unternehmen entschied sich für ein elektronisches System zur Rechnungsbearbeitung in Kombination mit einem rechtssicheren digitalen Archiv. Bei der Auswahl eines geeigneten Anbieters fiel die Wahl auf Konica Minolta, die bereits Multifunktionssysteme (MFPs) an Tupperware lieferten.

(Bild: Tupperware)

Gestartet wurde mit einer umfassenden Vorbereitungsphase, die Einrichtung und individuelle Anpassungen der Lösung erfolgten überwiegend direkt zwischen den zuständigen Sachbearbeiter*innen und dem ECM-Projektteam von Konica Minolta. Implementiert wurde die schnell umsetzbare Lösung eines Dokumentenmanagementsystems mit einfacher Benutzeroberfläche, die jederzeit skalierbar ist, um auch zunehmendes Rechnungsvolumen problemlos bearbeiten zu können.

Entgegen kam Tupperware auch das Lizenzmodell, das nur gleichzeitig zugreifende Nutzer*innen zählt und keine Namenslizenzen vorsieht. Eine ortsunabhängige Prozessarbeit, das schnellere Auffinden von Informationen, beschleunigte Bearbeitungszeiten und die Reduktion von Papier waren weitere Vorteile der Digitalisierung. 
 
Kunde: Tupperware Österreich
Lösung: Einrichtung eines skalierbaren Dokumentenmanagementsystems mit einfacher Benutzeroberfläche, um auch zunehmendes Rechnungsvolumen bearbeiten zu können.
Vorteile: Lieferanten können Rechnungen in elektronischer Form per E-Mail schicken, ein gewöhnliches PDF-Dokument genügt. Rechnungen, die per Post ankommen, werden gescannt und digital weiterverarbeitet.

Fabasoft Approve: effiziente Auftragserledigung in der Lieferkette

Die Schwarzmüller Gruppe ist einer der größten europäischen Anbieter für gezogene Nutzfahrzeuge. In die Produktion von Tieflade-Sattel­anhängern sind eine Vielzahl von Zulieferern und Partnern involviert, die für jeden Auftrag eine Reihe von Bestellunterlagen und technischen Informationen austauschen. Um diesen Vorgang nachvollziehbar und fristgerecht abzuwickeln, setzt das Unternehmen auf »Fabasoft Approve« als prozessunterstützende Software zum Verwalten technischer Daten und Dokumente.

(Bild: Schwarzmüller)

Die Herausforderung bestand darin, die Kommunikation mit den mehr als hundert europaweit verteilten Lieferanten zu optimieren. Es galt, die per E-Mail oder bei zu großen Datenmengen auch per Post versandten Bestellungen durch eine digitale Lösung samt elektronischer Datenverbindung zu den Zulieferern abzulösen. Das Ergebnis ist ein moderner und resilienter Supply-Chain-Management-Prozess. Bei reduziertem manuellem Aufwand ist es gelungen, Fehlerquellen wie veraltete Dokumentenversionen oder Versäumnisse in der Datenübermittlung zu eliminieren. Mit Fabasoft Approve steht für jeden Lieferanten ein eigenes Portal bereit, sodass der effizienten Auftragserledigung nichts im Wege steht.

Kunde: Schwarzmüller Gruppe
Lösung: Einsatz von »Fabasoft Approve« als prozessunterstützende Software zum Verwalten technischer Daten und Dokumente.
Vorteile: Einbindung von Lieferanten und Partnern in automatisierte Übermittlungs-, Prüf- und Freigabeprozesse, um den manuellen Aufwand zu reduzieren und die Transparenz zu erhöhen.

DocuWare: Leichtigkeit digitaler Prozesse

Das Portfolio der deutschen Digital-Agentur Kemweb ist breit gefächert: Mit hybriden Events, Videos, Imagefilmen, Sendungsbeiträgen fürs Fernsehen, Online-Games, Website-Erstellungen, Social-Media-Kampagnen und Podcasts werden Unternehmen ganzheitlich betreut. Um die vielfältigen Projekte administrativ zu unterstützen, setzt die Agentur auf »DocuWare Cloud«. Damit können Mitarbeiter*innen in den Bereichen Projektmanagement, Kamera, Cut, Design, Entwicklung, SEO und Texten von unterwegs auf Dokumente zugreifen und beispielsweise Rechnungen per Handy prüfen und freigeben. Buchhaltung und Verwaltung funktionieren ebenso vom Homeoffice aus reibungslos.

Judith Kemman, Kemweb. (Bild: Kemweb)

Die bessere Kontrolle – mehr noch als der Zeitgewinn – ist für Judith Kemmann, zuständig für Finanzen und Administration, der entscheidende Pluspunkt. Eine Schnittstelle zur Gehaltsabrechnung sorgt dafür, dass alle Mitarbeiter*innen digitalen Zugriff auf ihren monatlichen Gehaltszettel haben und auch sonst ihre digitale Personalakte einsehen können. Und im Vertragsarchiv werden alle Verträge, sei es für Sachgegenstände oder Versicherungen, mit ihren jeweiligen Kündigungsfristen sicher und transparent verwaltet.

Kunde: Kemweb GmbH & Co KG in Mainz
Lösung: »DocuWare Cloud« für die Digitalisierung, das Management und die Archivierung von Angeboten, Auftragsdokumenten, Bestellungen, Rechnungen, Gehaltsabrechnungen, Personalakten und Verträgen.
Vorteile: Struktur, Transparenz und Kontrolle für administrative Prozesse, reduzierte Suchzeiten, Workflows für Rechnungseingangsprüfung, Vertragsverwaltung und Personalmanagement, sowie die Integration in Finanzsoftware.

(Titelbild: Kemweb) 

Zusammenarbeit mit Radkappenhersteller

Zanini erzeugt rund 90 Millionen Radkappen jährlich und beliefert Automobilhersteller weltweit. Um diese logistische Meisterleistung zu bewältigen, setzt der Familienkonzern an seinem Produktions­standort in der tschechischen Stadt Kaaden auf einen Spezialisten für elektronischen Datenaustausch (EDI), Editel. Michal Drozdík, IT-Manager Zanini: »Wir verarbeiten täglich extrem viele Informationen und müssen daher jede unnötige Dateneingabe vermeiden. Jeder manuelle Eingriff stellt schließlich immer auch eine potenzielle Fehlerquelle dar.«

Die Anforderungen sind unterschiedlich: Einige Geschäftspartner nutzen Web-EDI-Lösungen, andere kommunizieren über VAN-Verbindungen oder haben EDI-Lösungen direkt in ihr ERP-System integriert. Insgesamt tauscht Zanini mit rund 20 Partnern EDI-Nachrichten aus und nutzt dabei 60 verschiedene EDI-Nachrichtentypen, wie etwa elektronische Lieferprognosen, Lieferabrufe oder Rechnungen. Um Logistikprozesse auch mit den Vorlieferanten effizienter abzuwickeln, wollen die Tschechen nun die Zusammenarbeit mit Editel weiter intensivieren.