Für Backup und Recovery ihrer Daten sind SaaS-Anwenderunternehmen selbst verantwortlich. Dabei besteht immer die Gefahr, dass Lücken auftauchen - deren Folgen im Nachhinein nur schwer zu beheben sind. Dell Technologies erläutert, wo die größten Gefahren lauern und wie sich Unternehmen absichern.

Titelbild: Stefan Trondl, General Manager bei Dell Technologies Österreich, hält die Cloud fürs zuverlässigstes Mittel gegen unvorhergesehene Backup-Pannen. (Credit: Dell Technologies/ Marko's Photography)

Bei der Nutzung von Software-as-a-Service-Anwendungen unterliegen Unternehmen immer wieder einem fatalen Irrtum: Sie gehen davon aus, dass die Anbieter umfassende Vorkehrungen zur Sicherung der Daten treffen. Für Backup und Recovery sind die Anwenderunternehmen aber grundsätzlich selbst verantwortlich - entsprechende Klauseln finden sich in jedem Nutzungsvertrag. Die meisten SaaS-Anwendungen bringen darum auch nur rudimentäre Möglichkeiten für Aufbewahrung und Wiederherstellung von Daten mit. Daraus folgen riskante Backup-Lücken - mit üblen Auswirkungen.

1. Versehentliches Löschen. Gelöschte Daten landen häufig im Papierkorb, der nach einer gewissen Zeit automatisch geleert wird. Löscht ein Mitarbeiter also beispielsweise ein abgebrochenes Vertriebsprojekt in Salesforce und möchte es später wieder aufnehmen, kann es für die Wiederherstellung der Daten jedoch bereits zu spät sein.

2. Böswilliges Löschen. Verlässt eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter das Unternehmen, wird in der Regel ihr bzw. sein Konto, zum Beispiel in Microsoft 365, gesperrt. Hat sie oder er vor dem Weggang böswillig Informationen gelöscht, kann die IT-Abteilung nicht ohne Weiteres auf die Daten zugreifen, um Schäden zu bewerten und rückgängig zu machen. In der Kontenarchivierung ausscheidender MitarbeiterInnen sind zuvor gelöschte Daten nämlich nicht enthalten.

3. Ransomware-Attacken. Die Zeitfenster für die Aufbewahrung von Daten sind bei SaaS-Anwendungen meist knapp bemessen. Wird ein Unternehmen Opfer einer Ransomware-Attacke, die außerhalb dieses Fensters begann, hat es keine Chance, die betroffenen Daten auf einen unverschlüsselten Zustand zurückzusetzen. Außerdem existiert keine Isolierung der aufbewahrten Daten von der Primärumgebung, um das Übergreifen der Ransomware auf diese Daten zu verhindern.

4. Einhaltung von Richtlinien. Die kurzen Aufbewahrungszeiträume machen es Unternehmen schwer bis unmöglich, interne und rechtliche Vorgaben zur Datenarchivierung zu erfüllen. Sie riskieren somit Compliance-Verstöße, die zu empfindlichen Geldbußen führen oder ihre Reputation nachhaltig beschädigen können.

5. Legal Hold und eDiscovery. Funktionen für die Aufbewahrung, Identifizierung und Bereitstellung von Daten als Beweismittel in einem Rechtsstreit sind in SaaS-Anwendungen oft nur sehr eingeschränkt oder gar nicht vorhanden. Es gibt auch keine Integrationen in spezielle eDiscovery-Tools von Drittanbietern. Drosselungsgrenzen 
bei Datenübertragungen, Tageslimits für Datenexporte oder Mengenlimits beim Herunterladen von Übersichten erschweren eDiscovery-Prozesse zusätzlich.

Dedizierte Backup-Lösung erforderlich

Wollen Unternehmen ihre SaaS-Daten umfassend absichern und Compliance-Anforderungen zuverlässig erfüllen, führt daher kein Weg an einer eigenen Backup-Lösung vorbei. Der klassische Ansatz dafür ist, so eine individuelle Lösung selbst aufzubauen und zu betreiben. Der Nachteil: Bei On-Premises-Installationen fallen beträchtliche Kosten und Aufwände für Hardware, Software und Wartung an. Eine attraktive Alternative könnten daher Backup-Plattformen in der Cloud bieten. 

Auch Stefan Trondl, General Manager bei Dell Österreich, plädiert dafür: „Um ihre SaaS-Daten direkt von einer Cloud in eine andere zu sichern, sollten Unternehmen auf ein Backup in der Cloud setzen. Sie ersparen sich dadurch zudem Ausgaben für Infrastruktur, vermeiden sogenannte Egress-Kosten für die Übertragung der Daten in ihr eigenes Data Center und profitieren von weiteren Cloud-üblichen Vorteilen wie etwa einer großen Flexibilität.“