Damit die Implementation eines ERP-Systems rund läuft, braucht es Erfahrung im Umgang mit komplexen Projekten und eine gute Vorbereitung. Was es dabei zu beachten gilt, erklärt Mario Lehner von insideAx.

1. Zieldefinition: Definieren Sie ein Ziel für die ERP-Einführung, idealerweise eines, das messbar ist. Nur so kann beurteilt werden, ob das Projekt erfolgreich war oder nicht.

2. Geschäftsführung: Das Top-Management muss klar hinter dem Projekt stehen und auch Veränderungen im Unternehmen zulassen.

3. Prozesse: Vor dem Projektstart gilt es, die bestehenden Prozesse zu erfassen, zu analysieren und zu dokumentieren. Auf Basis dieser Analyse ist dann zu definieren, welche Prozesse für das ERP-System beziehungsweise für andere Business-Applikationen – zum Beispiel Dokumentenmanagement – relevant sind.

4. Big Picture: Bevor man sich für eine ERP-Lösung entscheidet, sollte man ein »Big Picture« anfertigen, das alle Systeme und Abläufe abbildet, die aktuell oder zukünftig relevant sind. So lassen sich Zusammenhänge und Anforderungen an die ERP-Software besser erkennen.

5. Key-User: ERP-Projekte brauchen unbedingt Key-User, die das System fachlich betreuen und auch Entscheidungen treffen können. Ein Key-User sollte die bestehenden Prozesse kritisch hinterfragen und offen für Veränderungen sein. Idealerweise stehen Key-User dem Projekt für die gesamte Dauer vollzeitlich zur Verfügung.

6. Projektmanagement: Es ist wichtig, dass ein kompetenter, erfahrener Projektleiter die Themen koordiniert, aufbereitet und entsprechend einfordert. Er soll aber auch kritisch beurteilen, Probleme aufzeigen und Lösungen erarbeiten.

7. Projektteam: Viel wichtiger als die ERP-Software selbst ist die Wahl des Projektteams, denn dieses ist verantwortlich, ob die Einführung erfolgreich ist oder scheitert.

8. Stammdatenqualität: Ein großes Problem bei der Migration der Daten vom Altsystem in die neue Plattform ist die Datenqualität. Oft sind die Informationen nicht aktuell, nicht vollständig, fehlerhaft oder doppelt vorhanden. Pflegen Sie Ihre Daten bereits vorab, damit es dann im Projekt nicht zu Verzögerungen kommt.

9. Internes Marketing: Wenn man große Projekte wie eine ERP-Einführung startet, dann sollte man das interne Marketing verstärken und die Mitarbeiter in regelmäßigen Abständen über den aktuellen Status informieren. Das schafft Klarheit und steigert die Akzeptanz des Projekts.

10. Schulungen: Bei ERP-Projekten wird erfahrungsgemäß an Schulungen gespart, stattdessen aber die eine oder andere Funktion zusätzlich programmiert. Für die Akzeptanz des Systems und die Zufriedenheit der User ist es unerlässlich, dass sie mit der Software vertraut sind.