Das Schlagwort »Künstliche Intelligenz« zieht künftig in Konferenz- und Collaboration-Lösungen ein. Die Technologie soll selbstständig technische und organisatorische Schwierigkeiten lösen können.

Die Technologie soll in den Hintergrund rücken. Die User sollen sich nicht mit den Dingen, die dahinter ablaufen, auseinandersetzen müssen«, sagt Peter Schuller, Collaboration Sales Specialist bei Cisco. Für Schuller lösen neue Organisationsmodelle wie die »Agile Enterprise« derzeit die alten Hierarchien in Unternehmen ab. Teams werden damit zur wichtigsten Arbeitseinheit, flachere Unternehmensstrukturen stechen hinsichtlich Entscheidungsgeschwindigkeit die linearen Befehlsketten aus. »Es geht darum, mit den richtigen Leuten an einem Tisch zu sitzen – die alle Entscheidungsbereiche von der Entwicklung einer Idee bis zum Vertrieb verkörpern.« Dabei sei E-Mail bislang ein »fantastisches Instrument« hierarchisch geformter Struktur gewesen. Messaging- und Video-Konferenz-Tools würden Schuller zufolge aber »weit mehr bieten«. Doch diese Plattformlösungen werden noch zu wenig genutzt – zu Unrecht, wie Schuller meint. »Wir wollen auch nicht nur ein weiteres Instrument für den Arbeitsplatz liefern, das integriert werden muss, sondern die Menschen dort abholen, wo sie sich gerade befinden.«

Mit Webex Teams, Webex Meetings und Webex Calling bietet Cisco nun drei Versionen seiner cloudbasierten Web-Konferenzen an. Der Markename »Spark« ist nach gut eineinhalb Jahren wieder aufgegeben worden, die Features der Collaboration-Lösung werden als Bestandteile der bekannteren Webex-Serie vertrieben. Die wesentlichen Argumente für die Nutzung des Werkzeugs rund um Teamrooms, Messaging und Conferencing aber bleiben bestehen: Sämtliche Prozesse laufen verschlüsselt ab. Selbst Malereien am Whiteboard werden verschlüsselt übertragen und abgespeichert. Und die »nahtlose« – ein Adjektiv, das Technologiefirmen im englischen Sprachraum gerne strapazieren – Übertragung und das Umschalten zwischen PC, Laptop, Whiteboard, Tablet und Smartphone sind tatsächlich einzigartig. Die Teilnahme an Videokonferenzen wird so auch am Handy praktikabel, Dokumente werden wahlweise in der Wolke oft auf dem Firmenserver abgelegt.

Bei Cisco spricht man bereits von »künstlicher Intelligenz«: Auf Basis der im Vorjahr übernommenen Technologie des Technologieunternehmens MindMeld soll in den nächsten Monaten ein »intelligenter« Webex-Assistent in allen mit der Cloud verbundenen Hard- und Softwareprodukten erscheinen. Er wird anfangs nur einfache Aufgaben wie den Start von Meetings erledigen, im Laufe der Zeit aber komplexere Aufgaben übernehmen, wie etwa das Erinnern an mündlich besprochene Termine und Fristen.

KI im Konferenzraum

Die Effizienz in der Zusammenarbeit zu verbessern, das haben sich einige zur Aufgabe gemacht. Laut einer Studie des Technologieunternehmens Barco zum Thema »Digital Divide« werden über 50 % der Meetings aufgrund von technischen Problemen abgesagt oder verschoben. Rund die Hälfte der Befragten sind überzeugt, dass sich dies negativ auf Geschäftszahlen und ihre Reputation auswirkt. George Stromeyer, General Manager Enterprise bei Barco, sieht dazu eine »smarte« Ausstattung von Konferenzlösungen künftig als Wettbewerbsvorteil.
Mit KI-Technologien wird schon vor dem Beginn eines Meetings ein produktives Arbeitsumfeld geschaffen werden können: Dank synchronisierter Terminkalender werden Meetings nicht nur automatisch vereinbart, sondern durch den Abgleich mit aktuellen Verkehrsdaten auch live angepasst, sodass Wartezeiten aufgrund von Verspätungen vermieden werden. »Die Anwendungen und Geräte kommunizieren zukünftig untereinander und denken mit: Klappt ein Mitarbeiter beispielsweise sein Notebook auf, wird automatisch der Präsentationsmodus vorgeschlagen. Der Vortragende kann mit einem Knopfdruck und ohne anderweitige Installationen seinen Bildschirm teilen – egal, ob es sich um ein firmeninternes oder externes Gerät handelt«, prognostiziert Stromeyer.

Auch die Ideenentwicklung profitiert von smarten Lösungen, ist der Experte überzeugt. Durch interaktive Whiteboards mit Voice-Tracking und Screen-Sharing für Videokonferenzen können Brainstormings digitalisiert werden. Intelligente Spracherkennung wird in Zukunft für die Erstellung eines Protokolls der Diskussion und den automatischen Versand an die Teilnehmer sorgen. Die Technik müsse aber intuitiv anwendbar sein. Stichwort Zero-Learning-Technology: Mitarbeiterschulungen und separate Installationen entfallen dann.