Die Veränderung des »Workplace« auf Basis von IT- und Kommunikationswerkzeugen: Der Report hat anhand von zwei Produktbeispielen nachfragt, welche Möglichkeiten die richtigen Konzepte und Lösungen für die Zusammenarbeit in Organisationen bringen – und was die Menschen davon haben.

Eine gelungene Zusammenarbeit der Mitarbeiter untereinander oder mit externen Partnern – das ist der wichtigste Erfolgsfaktor in Zeiten der Digitalisierung, heißt es bei IT-Herstellern wie Cisco. Versuchen die Werkzeugproduzenten des Arbeitsplatzes der Zukunft seit Jahren schon unsere Arbeitsumgebungen zu verbessern, wird sich jüngsten Zahlen zufolge der Markt für Collaboration bis 2020 nahezu verdoppeln. Das Marktforschungsunternehmen Gartner erwartet, dass 2018 die Hälfte der Gruppenarbeit im Unternehmen über Collaboration-Apps laufen wird. Collaboration heute bedeutet: Kommunikation auf dem effizientesten Weg: persönlich, von jedem Endgerät aus und möglichst nicht per E-Mail.

Der Funke fürs Team

Als reinen Cloud-Service positioniert Cisco sein Collaboration-Werkzeug »Cisco Spark«. Die Plattform integriert Chat-, Konferenz-, Video- und Telefoniefunktionen, um Meetings effizienter zu gestalten. Besonders praktisch: Alle Inhalte werden automatisch an einem Ort gespeichert – egal ob diese am Smartphone, Notebook, Tablet oder Whiteboard bearbeitet werden. Apropos: Das »Cisco Spark Board« ist mit 55- oder 70-Zoll-Bildschirmdiagonale, 4k-Kameras sowie umgebungssensitiven Mikrofonen und Lautsprechern derzeit der Eye-Catcher der Lösung von Cisco. Das digitale Board besitzt Funktionen für Videokonferenzen, Teilen von Inhalten und Präsentationen und es ist tatsächlich medienbruchfrei in die Cisco Spark-Wolke integriert.

Skizzen etwa bei einem Meeting werden augenblicklich in einen »Space«, wie die Teamräume in der Cloud bei Cisco tituliert werden, abgelegt und stehen somit in Echtzeit allen Teilnehmern interaktiv zur Verfügung. Die guten alten Zeiten des Datenfriedhofs Flipchart sind damit endgültig vorbei.

Peter Schuller ist Collaboration Sales Specialist bei Cisco. Er sieht das Feature »Team Messaging« vielerorts als Einstiegsargument für den Einsatz von Cisco Spark in Organisationen. »Messaging ist zu einem sehr wichtigen Kommunikationskanal in projektbezogener Arbeit geworden«, berichtet er. Tauschte man früher über einen Messenger bestenfalls »Hallo«, »Bist du da?« und »Gehen wir auf einen Kaffee?« aus, ist die Funktion heute für die interne Kommunikation fast wichtiger als E-Mail geworden. Voraussetzung für eine Nutzung im Business ist freilich die Nachvollziehbarkeit der Kommunikation, indem die Kurznachrichten gespeichert werden und auch im Nachhinhein abrufbar sind.

Das Killerargument für die Nutzung der Collaboration-Plattform liefern allerdings Meeting-Situationen – egal ob persönlich, mit zugeschalteten Teilnehmern oder komplett virtuell. »Meetings wird es immer geben. Je effizienter und flotter diese in vernünftiger Qualität gestaltet werden, desto besser«, sieht Schuller dies als zentrales Thema auf dem Weg in den Arbeitsplatz der Zukunft. Oft würden Meetings heute durch Medienbrüche ineffizent ablaufen, besonders im Durchlaufen der Phasen Terminvereinbarung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung (siehe Grafik). Meetings lassen sich bei Cisco Spark nun in einem virtuellen Space-Arbeitsraum planen und innerhalb der App durch einen einfachen Klick starten. Während des Meetings werden bald Namen der Teilnehmer automatisch angezeigt, es stehen verschiedene Funktionen wie Stumm- oder Lautschalten zur Verfügung. Auch WebEx-Konferenzen können darin aufgesetzt, gestartet und abgehalten werden. Noch schneller geht dies mit einem persönlichen virtuellen Raum, der unter einer einfachen, festen Web-Adresse immer verfügbar ist.

Umfassende Plattform

Cisco Spark nützt alle Vorteile einer modernen Cloud-Lösung. Dazu können kritische Funktionen im Einklang mit den Cloud-Bestandteilen auch auf eigener IT-Infrastruktur umgesetzt werden. In dieser Variante sind Verschlüsselungen bis zu 2048 Bit möglich, die Schlüssel liegen dabei im eigenen Unternehmen, und nicht bei Cisco.
Mit dem »Hybrid Media Service« können auch Videokonferenzen im eigenen Rechenzentrum zur Verfügung gestellt werden. Dabei steht eine vollautomatische Umschaltung auf die Cloud-Infrastruktur bereit, wenn kurzfristig die eigenen IT-Resourcen nicht ausreichen. Der Hersteller betont stark die Offenheit des Servicemodells bei gleichzeitig höchstmöglicher Sicherheit.

Vorteile der Profi-Lösung sind die durchgehende Verschlüsselung über alle Kanäle, die Verwaltung von Datensicherungen, die Integration von SIP-Telefonie und API fürs die Anbindung weiterer Prozesse und Datenquellen. So erwartet Schuller, dass in Zukunft die Teilnehmer eines Meetings nicht ausschließlich menschlicher Natur sein müssen. Dies könnten beispielsweise Chatbots sein, die zu Maschinen oder Datenbanken Auskunft geben oder in weiterer Folge auch der Einsatz künstlicher Intelligenz. Letztlich, so Schuller, geht es bei Collaboration-Werkzeugen stets um das eine: die Unterstützung, schneller zu Entscheidungen zu kommen.

Neue Ordnung im Intranet

Social Collaboration für Unternehmen – dieser Aufgabe hat sich auch das Softwarehaus COYO aus Hamburg angenommen. Mit der gleichnamigen Plattform werden Unternehmenskunden ab einem Einsatz bei 200 Mitarbeitern aktiv angesprochen. »Bei einem unserer Kunden skaliert das sogar über 300.000 Teilnehmer hoch«, erklärt Achim Zwick, Vice President Finance, HR & Marketing. Die Intranetplattform deckt die Kommunikation in Teams über alle Hierachien ab, inklusive Kommentarmöglichkeiten, sofern dies erwünscht ist. Der Einsatz kann bereits an einem einzigen Standort sinnvoll sein, um alle Kolleginnen und Kollegen im Informationsfluss zu halten. Mit der Plattform könnten auch Meinungen von Mitarbeitern sichtbar gemacht werden, die nicht unmittelbar in ein Projekt eingebunden sind. »Viele Unternehmen setzten solche Instrumente strategisch ein, um die Digitalisierung im eigenen Haus voranzutreiben«, berichtet Zwick.

Die webbasierte Intranet- und Knowledge-Management-Software unterstützt die gemeinsame Arbeit an Dokumenten, Umfragen und die Planung von Veranstaltungen. Der Vorteil gegenüber der asynchronen E-Mail-Kommunikation: Nachrichten-Historie und Gruppenteilnehmer sind übersichtlich erkennbar. »Wenn ich eine Nachricht in meinen Workspace erhalte, sehe ich auch gleich die Kommentare und Ergänzungen anderer dazu – auch Dokumente, die in der stets neuesten Version hier zentral abgelegt sind«, spricht der Experte von einer »neuen Ordnung in der Kommunikation«. In Projekten wie einem Event kann auch ein Wiki mit Kontakten, To-do-Listen und anderem gepflegt werden. Alle Informationen auf einem Platz – lediglich ein Webbrowser muss dazu geöffnet werden.

Wo aber liegen die Daten bei COYO tatsächlich gespeichert? Das Unternehmen bietet dazu drei Modelle. In einer Enterprise-Variante werden diese auf einem Server von der eigenen Unternehmens-IT verwaltet. Zwick zufolge geht der Trend aber – zumindest in Deutschland – in Richtung Private Cloud mit einem von COYO gemanagtem Server. In der dritten Variante ist die Platform gar kein IT-Projekt mehr, sondern wird als Service flexibel zugeschaltet und vom Hersteller am neuesten Stand gehalten. Wenn die Standardfunktionen der Plattform nicht ausreichen und Anpassungen gefordert sind, steht ein Software Development Kit zu Verfügung.

Die Hamburger legen bei COYO Wert auf zwei Dinge: »mobile first« und einfache Benutzerführung. »Egal wo ich gerade bin, ob an einer Maschine oder am Angelteich, ich kann jederzeit auf die Plattform zugreifen«, betont Zwick. Kann jemand mit einem Handy und Facebook umgehen, dann könne er auch ohne Schulung die Plattform bedienen. Man habe gelernt, dass die Einführung eines sozialen Intra­nets am erfolgreichsten ist, wenn neue Funktionen nach und nach aktiviert werden. Also wird auch die Freischaltung bestimmter Funktionen für Benutzergruppen unterstützt – Collaboration à la carte.