Die Universität Wien hat in aufeinanderfolgenden Schritten das Matrix42 Asset Management, den Service Catalog sowie das Lizenz- und Vertragsmanagement eingeführt. Damit verfügen die IT-Verantwortlichen jetzt über eine einheitliche Arbeitsplatzverwaltung, die die verschiedenen Arten an Geräten sowie die komplexe Struktur berücksichtigt, automatisierte und standardisierte Softwareverteilung ermöglicht und einen klaren Überblick über Assets, Lizenzen und Kosten gibt.

Mit rund 9.700 Mitarbeitern, 93.000 Studierenden, 19 Fakultäten und Zentren und über 180 Studien ist die Universität Wien die größte Forschungs- und Bildungsinstitution in Österreich. Der Zentrale Informatikdienst (ZID) sowie mehr als 200 EDV-Beauftragte in den Fakultäten und Zentren der Universität Wien verwalten rund 12.000 Arbeitsplätze.

Darunter fallen nicht nur die Arbeitsplätze von wissenschaftlichem und administrativem Personal, sondern auch Seminarräume für Studierende, also für wechselnde Anwender. In der Vergangenheit wurden hierfür zwei unterschiedliche Deployment-Systeme eingesetzt.

„Wir hatten unter anderem eine eigene Lösung im Einsatz, deren Weiterentwicklung nicht gesichert war und haben daher nach einer kommerziellen Lösung gesucht, die eine vereinheitlichte Verwaltung aller Arbeitsplätze ermöglicht, und zwar nicht nur organisatorisch und technisch, sondern auch lizenzrechtlich korrekt. Die Wahl fiel nach einer Ausschreibung auf Matrix42, weil diese Gesamtlösung zum Workspace Management alle unsere Anforderungen umfassend abdecken konnte und das Angebot auch preislich innerhalb unserer Möglichkeiten lag“, erklärt Eva Birnbacher, verantwortlich für Licensing & Training der Abteilung Managed Services am Zentralen Informatikdienst der Universität Wien.

2012 wurde mit der Einführung des Client Managements gestartet. 2013 wurde dies mit dem Service Catalog, über den die Anwender wie in einem Webshop lizenzpflichtige Software beziehen können, ergänzt. In der Folge kamen das Lizenz- und Vertragsmanagement dazu.

4.500 der zu verwaltenden Arbeitsplätze sind betreute, also „fully managed“, Instanzen. Darunter fallen PCs und Laptops der Universität Wien, die in einer einheitlichen Domäne organisiert und weitestgehend standardisiert sind. Die anderen rund 7.500 Geräte sind „unmanaged“ Instanzen. Darunter sind von der Universität Wien zur Verfügung gestellte, aber vom Benutzer selbst verwaltete Endgeräte verschiedenster Hersteller mit unterschiedlichen Betriebssystemen zu verstehen.

Den Projektverlauf kommentiert Eva Birnbacher trotz dieser Ausgangssituation positiv: „Es war eine besondere Leistung, diese heterogene Gerätelandschaft in die Matrix42-Lösung zu integrieren. Gemeinsam mit Matrix42 haben wir dafür im managed-Bereich etwa einen ubuntu Linux-Client entwickelt, um auch Linux-Geräte abdecken zu können. Gemeinsam mit den Experten der TAP.DE haben wir darüber hinaus für unmanaged Windows-Geräte ein Tool entwickelt, das eine Inventarisierung im Selfservice ermöglicht, um auch diese Geräte einfach und schnell ins System zu bringen. In Eigenentwicklung, weil wir intern über das notwendige Know-how verfügen, haben wir auch für alle Apple-Geräte der Anwender eine entsprechende Lösung entwickelt. Damit werden jetzt auch alle „unmanaged“ Geräte über verschiedene Mechanismen inventarisiert.“

Komplexe Organisations- und Berechtigungsstruktur

Die Größe und organisatorische Komplexität der Universität Wien stellte das Projekt vor große Herausforderungen. Neben dem Zentralen Informatikdienst sind rund 200 EDV-Beauftragte in den Fakultäten und Zentren für die IT verantwortlich. Diese müssen ihre Daten pflegen, Zugriff auf die richtigen Daten haben und über die richtigen Berechtigungen verfügen, um ihre Aufgaben erledigen zu können. Um das zu ermöglichen, mussten die umfangreichen Stammdaten – Kostenstellenstruktur, Personen, Organisationseinheiten -, auf denen die gesamte Logik des Systems – Bereitstellungen, Entscheidungen, Berechtigungen – basiert, berücksichtigt werden.

Diese mussten sauber in einer granularen Hierarchiestufe importiert und verarbeitet werden, und zwar unter der Berücksichtigung, dass die Stammdaten sehr dynamisch sind und sich innerhalb kürzester Zeit ändern können.
Jetzt haben die Verantwortlichen im ZID als auch die EDV-Beauftragten einen klaren Überblick über die eingesetzten Geräte – sowohl „managed“ als auch „unmanaged“.

Hohe Effizienz mit dem Matrix42 Service Catalog

Über den Matrix42 Service Catalog, mit dem ein selbst programmiertes System abgelöst wurde, bietet der ZID den Anwendern der Universität Wien lizenzpflichtige Software an. Zuvor war Software der nutzenden Person, nicht jedoch dem Gerät zugeordnet. Um lizenzrechtlich korrekt zu arbeiten, muss aber klar sein, welche Software auf welchem Gerät installiert ist. Für „managed“-Geräte kann daher Software im Service Catalog per Klick bestellt werden. Nach der Genehmigung wird sie automatisch installiert.

Bei „unmanaged“-Geräten erhält der Anwender eine Berechtigung, die gewünschte Anwendung vom Software-Verteilungsserver herunterzuladen. Dafür wurde eine eigene direkte Schnittstelle zu diesem Server erstellt. Die Anwender profitieren somit im managed Bereich von den Self-Service-Funktionalitäten, ohne sich um Updates, etc. kümmern zu müssen. Und zwar auch im Bereich der lizenzfreien Software, die direkt über Empirum zur Verfügung gestellt wird. Birnbacher: „TAP.DE hat ein sehr gutes Konzept für uns ausgearbeitet und für jedes Problem, das im Zuge des Projekts aufgetaucht ist, zeitnah eine Lösung gefunden. Diese Flexibilität und Kompetenz war ausschlaggebend für den Erfolg.“

Mehr Übersicht im Lizenz- und Vertragsmanagement

Der genaue Überblick über Assets- und Softwarebestellungen ermöglicht den Verantwortlichen nun auch eine bessere Übersicht und Steuerungsmöglichkeiten im Lizenzmanagement. In Folge können die vielfältigen Lizenzverträge der Universität Wien auf den tatsächlichen Bedarf angepasst werden. Auch die Transparenz im Hinblick auf die Nutzung und die damit in Zusammenhang stehenden Kosten hat sich deutlich verbessert.